Vielleicht kennen Sie das auch: Sie haben eine E-Mail mit Anhang versendet. Oder eben auch nicht! Denn nach dem das letzte Wort der Mail geschrieben war, wurde im Eifer des Gefechts sofort auf den Absenden-Button in Outlook geklickt und (im “Idealfall”) erst dann bemerkt, dass vergessen wurde, die Anlage der E-Mail auch tatsächlich anzuhängen. Also muss mal wieder eine zweite E-Mail (“Dieses Mal auch mit Anhang…”) versendet werden. Noch schlimmer, wenn man das Versäumnis gar nicht bemerkt und man erst vom Empfänger darauf aufmerksam gemacht wird. Das passiert natürlich vorwiegend auch immer dann, wenn es sich um ganz besonders dringende oder wichtige Angelegenheiten handelt.
Für Outlook gibt es hierfür bzw. -gegen mit dem “Forgotten Attachment Detector” ein interessantes Add-In, welches nach Klick auf “Senden” prüft, ob unter Umständen vergessen wurde, einen Anhang der E-Mail beizufügen und eine entsprechende Hinweismeldung ausgibt. Dabei wird der Inhalt einer E-Mail auf Formulierungen wie “im Anhang” oder “beiliegend” geprüft – kommen solche Keywords vor, die zu sendende E-Mail enthält jedoch keinen Anhang, so erfolgt die Nachfrage, ob der Versand tatsächlich ohne Anhang erfolgen soll. Das Add-In kann auch mit eigenen Formulierungen gefüttert werden, um es dem individuellen Sprachgebrauch anzupassen.
Der Forgotten Attachment Detector ist selbstverständlich auch mit der Version von Microsoft Outlook 2007 kompatibel, die Sie bei domainFACTORY in Verbindung mit unseren ManagedExchange-Postfächern nutzen können.
Beachten Sie bitte, dass es sich bei dem Add-In um ein Tool des “Office Labs Team” von Microsoft handelt und daher als “experimentell” bezeichnet wird – persönlich konnte ich bisher jedoch keine Fehlfunktion feststellen.
