17. Dezember 2010
buchhaltung
Einführung der neuen Buchhaltungssoftware

Wie in unserem Blog bereits mehrfach berichtet, haben wir unsere Buchhaltung auf eine neue Software umgestellt. Was sich leicht anhört, ist bei vielen Millionen Datensätzen und sechsstelligen Kundenzahlen eine echte Herausforderungen, zumal bei uns ein Massengeschäft mit entsprechenden Anforderungen an Ausfallzeiten usw. zu berücksichtigen war. Frühere Blogeinträge dazu hier.

Die Arbeiten in der Buchhaltung erreichen nun langsam und nach einer langen Woche den für heute von uns anvisierten Stand. Insgesamt ist das Projekt damit zwar noch nicht vollständig abgeschlossen, ermöglicht aber alle alltäglichen und nötigen Arbeiten. An weiteren bereits geplanten Terminen werden nun noch zusätzliche Verbesserungen und Neuerungen vorgenommen. Immerhin wollten wir nicht nur den Stand der alten Software in neuer Form erhalten, sondern auch von Vorteilen profitieren. Dazu wird auch die Einführung einer teilautomatischen Kontoauszugsbuchung gehören, die bei vielen Standardfällen Arbeit ersparen wird.

Die seit Montag ausstehenden Lastschriften haben wir heute bereits – auf dem neuen System – ausgeführt und, sofern Lastschriftzahlung vereinbart war, eingereicht. Dabei hat sich der Verwendungszweck auf den Kontoauszügen geändert, bitte also nicht wundern. Eine kleine unschöne Folge der Datenübernahme betrifft die automatische Verrechnung mit alten Restguthaben und nun eingezogenen neuen Rechnungen. Aus komplizierten und hier nicht in ein paar Sätzen zu erklärenden Gründen kann es vorgekommen sein, dass solche automatischen Verrechnungen ausnahmsweise nicht wie gewohnt erfolgt sind. Wir sind da von unserer Seite aus natürlich entsprechend dran und bitten ggf. um Rückmeldung an unsere Buchhaltung, falls ein hier mitlesender Kunde davon betroffen gewesen sein sollte.

Ebenfalls wieder aktiviert haben wir den Export offener Posten in das Kundenmenü. Diesen haben wir bereits einmal durchgeführt, d.h. die “Offene Posten”-Anzeige im Kundenmenü sollte wieder den aktuellen Stand wiedergeben. Durch die Umstellungsarbeiten können sich aber Verzögerungen bei der Verbuchung von Überweisungen ergeben haben, die erst im Laufe der kommenden Woche vollständig abgearbeitet sein werden.

Insgesamt liegt eine ganze Menge Arbeit hinter uns, die das (teilweise als Erschwernis auch noch kranke) Buchhaltungs- und FibuNet-Team voll gefordert hat und mit Erfolg gemeistert wurde. Ein besonderer Dank gebührt auch unserer Entwicklungsabteilung, die einige der wichtigsten Arbeiten ganz hervorragend erledigt und uns mit Kräften unterstützt hat.

Hoffen wir, dass nicht trotz aller Vorbereitungen und Tests noch irgend etwas schief geht oder gegangen ist. Immerhin handelte es sich um das größte und wichtigste Projekt in unserer Buchhaltung seit der Firmengründung vor zehn Jahren. Dementsprechend hoch waren auch die Vorlaufzeit und die Vorbereitungen, in denen neben der Buchhaltung und FibuNet auch technische Mitarbeiter, die Geschäftsleitung und externe Berater einbezogen waren. Gerade im Massengeschäft kann es aber dennoch zu speziellen Konstellationen im Einzelfall kommen, die trotz aller Bemühungen und Vorarbeiten nicht zu 100% verhindert werden können. Wir haben alles getan, um solche Fälle vorher erkennen und von vorne herein lösen zu können. Dennoch bleibt ein auf den Einzelfall bezogenes Restrisiko. Wir bitten daher um aktive Rückmeldung an buchhaltung@df.eu, wenn jemanden irgendetwas auffallen oder “komisch vorkommen” sollte.

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Kleiner Erfolg

Im “Kampf gegen die Windmühlen;-) haben wir einen kleinen Erfolg errungen: Heute ging bei uns die Unterlassungsverpflichtungserklärung der betroffenen Bank ein. Darin verpflichtet sie sich dazu,

es bei Meidung einer für jeden Einzelfall der Zuwiderhandlung von der Unterlassungsgläubigerin festzusetzenden und im Streitfall durch das zuständige Amts- oder Landgericht zu überprüfenden Vertragsstrafe in Höhe von jeweils bis zu 5.100,00 €, zu unterlassen, von Girokonten der Unterlassungsgläubigern Beträge im Lastschrift- oder einem ähnlichen Verfahren abzubuchen, ohne dass uns hierzu die dafür erforderliche Zustimmung der Unterlassungsgläubigerin vorliegt.

Wobei wir diese Entscheidung auch leicht gemacht haben (angemessene Wortwahl, Erledigung im Haus ohne RA und RA-Kosten, Formulierungen wie “…ohne Anerkenntnis einer rechtlichen Verpflichtung und ohne Präjudiz für die Sach- und Rechtslage, gleichwohl jedoch rechtsverbindlich…”, keine feste Vertragsstrafe, auflösende Bedingung, usw.). Man muss eben nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen, wenn man auf sanfterem und freundlicherem Wege das Ziel genauso erreichen kann. Oder sogar noch besser, weil man nicht durch überzogen scharfe Wortwahl eine “jetzt erst recht nicht”-Reaktion provoziert.

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Empfangsstörung

Über die Weihnachtsfeiertage und Neujahr ist unsere gute Seele (auch Empfangsdame und Fachfrau für jeden Bedarf genannt ;-)) im verdienten Urlaub. Da auch in den übrigen Abteilung auf der “Empfangsebene” eine unüblich geringe personelle Besetzung herrscht, werden wir mit einem kleinen Infoschild an der Büroeingangstüre vorsorgen:

Zwar ist eigentlich immer jemand auf der betroffenen Bürofläche anwesend, die Türklingel kann jedoch im Einzelfall schon mal überhört werden wenn man konzentriert arbeitet. Die Infotafel soll genau diesen Fall abfangen, damit kein Besucher oder Lieferant schulterzuckend vor der geschlossenen Tür stehen muss.