Einführung der neuen Buchhaltungssoftware
Wie in unserem Blog bereits mehrfach berichtet, haben wir unsere Buchhaltung auf eine neue Software umgestellt. Was sich leicht anhört, ist bei vielen Millionen Datensätzen und sechsstelligen Kundenzahlen eine echte Herausforderungen, zumal bei uns ein Massengeschäft mit entsprechenden Anforderungen an Ausfallzeiten usw. zu berücksichtigen war. Frühere Blogeinträge dazu hier.
Die Arbeiten in der Buchhaltung erreichen nun langsam und nach einer langen Woche den für heute von uns anvisierten Stand. Insgesamt ist das Projekt damit zwar noch nicht vollständig abgeschlossen, ermöglicht aber alle alltäglichen und nötigen Arbeiten. An weiteren bereits geplanten Terminen werden nun noch zusätzliche Verbesserungen und Neuerungen vorgenommen. Immerhin wollten wir nicht nur den Stand der alten Software in neuer Form erhalten, sondern auch von Vorteilen profitieren. Dazu wird auch die Einführung einer teilautomatischen Kontoauszugsbuchung gehören, die bei vielen Standardfällen Arbeit ersparen wird.
Die seit Montag ausstehenden Lastschriften haben wir heute bereits – auf dem neuen System – ausgeführt und, sofern Lastschriftzahlung vereinbart war, eingereicht. Dabei hat sich der Verwendungszweck auf den Kontoauszügen geändert, bitte also nicht wundern. Eine kleine unschöne Folge der Datenübernahme betrifft die automatische Verrechnung mit alten Restguthaben und nun eingezogenen neuen Rechnungen. Aus komplizierten und hier nicht in ein paar Sätzen zu erklärenden Gründen kann es vorgekommen sein, dass solche automatischen Verrechnungen ausnahmsweise nicht wie gewohnt erfolgt sind. Wir sind da von unserer Seite aus natürlich entsprechend dran und bitten ggf. um Rückmeldung an unsere Buchhaltung, falls ein hier mitlesender Kunde davon betroffen gewesen sein sollte.
Ebenfalls wieder aktiviert haben wir den Export offener Posten in das Kundenmenü. Diesen haben wir bereits einmal durchgeführt, d.h. die “Offene Posten”-Anzeige im Kundenmenü sollte wieder den aktuellen Stand wiedergeben. Durch die Umstellungsarbeiten können sich aber Verzögerungen bei der Verbuchung von Überweisungen ergeben haben, die erst im Laufe der kommenden Woche vollständig abgearbeitet sein werden.
Insgesamt liegt eine ganze Menge Arbeit hinter uns, die das (teilweise als Erschwernis auch noch kranke) Buchhaltungs- und FibuNet-Team voll gefordert hat und mit Erfolg gemeistert wurde. Ein besonderer Dank gebührt auch unserer Entwicklungsabteilung, die einige der wichtigsten Arbeiten ganz hervorragend erledigt und uns mit Kräften unterstützt hat.
Hoffen wir, dass nicht trotz aller Vorbereitungen und Tests noch irgend etwas schief geht oder gegangen ist. Immerhin handelte es sich um das größte und wichtigste Projekt in unserer Buchhaltung seit der Firmengründung vor zehn Jahren. Dementsprechend hoch waren auch die Vorlaufzeit und die Vorbereitungen, in denen neben der Buchhaltung und FibuNet auch technische Mitarbeiter, die Geschäftsleitung und externe Berater einbezogen waren. Gerade im Massengeschäft kann es aber dennoch zu speziellen Konstellationen im Einzelfall kommen, die trotz aller Bemühungen und Vorarbeiten nicht zu 100% verhindert werden können. Wir haben alles getan, um solche Fälle vorher erkennen und von vorne herein lösen zu können. Dennoch bleibt ein auf den Einzelfall bezogenes Restrisiko. Wir bitten daher um aktive Rückmeldung an buchhaltung@df.eu, wenn jemanden irgendetwas auffallen oder “komisch vorkommen” sollte.
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Veröffentlicht in Interna · Schlagworte: Buchhaltung
Auch wenn es in meinen Augen vollkommen unwichtig ist, so ist’s mir doch in eben diese gesprungen, deshalb erwähne ich es hier einmal:
avisiert -> anvisiert
Kontoauszugsbuchunggehören -> Kontoauszugsbuchung gehören
Und könnte man “offene posten” bitte endlich unterteilen, damit klar wird zu wessen Gunsten diese Posten stehen? Mir bleibt noch immer fast jedes Mal das Herz stehen wenn ich das Kundenmenü betrete und trotz aufkeimenden Lächelns braucht es dann einige Zeit… jaja, ich bin ein Hosensch… eh schon wissen.
Na ja, “avisieren” bedeutet “ankündigen”, könnte also ggf. auch passen.
Davon abgesehen ist Dein Posting auch nicht so ganz fehlerfrei…
Ups, das Posting war von mir – normalerweise werden die Formularfelder bei mir vorausgefüllt, das hat wohl nicht geklappt…
“Luat enier sidtue an eienr elgnhcsien uvrsnäiett, ist es eagl in wcheler rhnfgeeloie die bstuchbaen in eniem wrot snid. das eniizg whictgie ist, dsas der etrse und der lztete bstuchbae am rtigeichn paltz snid. der rset knan tatol deiuranchnedr sien und man knan es ienrmomch onhe porbelm lseen. das legit daarn, dsas wir nhcit jeedn bstuchbaen aeilln lseen, srednon das wrot als gzanes.
So rund scheint die neue Buchhaltungssoftware nicht zu laufen. Ich bekam heute eine Mahnung für die letzte Rechnung, obwohl schon immer eine Einzugsermächtigung vorliegt und das Konto gedeckt ist. Werden Mahn-Mails nicht noch einmal geprüft, bevor sie verschickt werden?
@Jan: Der Versand erfolgt weitgehend automatisiert aufgrund der enormen Menge. Falls ein Problem vermutet wird, bitte direkt an die Buchhaltung wenden. Dies wird dann natürlich genau überprüft.
@Jan: Danke für den Hinweis. Wir haben uns den Fall bereits angesehen. Es hätte natürlich eine Verrechnung und automatische Belastung erfolgen müssen. Die Klärung läuft für. Für das Versehen bitte ich um Entschuldigung.
@Jan: Wir haben die Ursache gefunden. Durch ein Versehen war der Lastschriftmindestbetrag auf 0,10 € eingestellt und nicht auf 0,01 €. Daher wurde der bei Ihnen einzuziehende Betrag nicht auf “eingezogen” gesetzt und bei dem Mahnlauf berücksichtigt. Der Fehler wurde nun behoben und wir gehen nach dem aktuellen Kenntnisstand davon aus, dass damit die Ursache ausgeräumt werden konnte.
@QeD: Danke für die Hinweise. Bei einem langen Tag geschuldeten (aber damit nicht entschuldigten) Fehler wurden behoben.
@QeD: Der Verbesserungsvorschlag ist intern weitergegeben und vorgemerkt worden, wobei ich nicht sagen kann, ob/bis wann sich da kurzfristig etwas machen lassen wird.