Am heutigen 1. Februar sind pünktlich die Arbeiten für den Jahresabschluss 2011 angelaufen. Die damit verbundenen Tätigkeiten erfolgen durch unseren Steuerberater und seine zuständige Mitarbeiterin direkt in unseren Büroräumen, um einen direkten und vollständigen Zugriff auf alle Unterlagen und Systeme sicherstellen zu könne. Zumindest für unsere Kunden sind damit keine spürbaren Auswirkungen z.B. bei der Bearbeitung von Anfragen verbunden und auch die Lastschriften werden – versprochen! 
– gewohnt pünktlich eingelöst werden. Unsere Kolleginnen und Kollegen hingegen haben wir gebeten, für einige Zeit ein wenig auf ihre Lautstärke achten, damit die konzentrierten Arbeiten nicht gestört werden:
Normalerweise klappt das dann auch sehr gut 
.
Offene Posten: ein Euro. Porto: drei Euro fünfzig.
Wer einen offenen Posten begleichen möchte, hat dazu mehrere Möglichkeiten. In der Praxis ist die Überweisung auf unser Konto der häufigste Fall, zumal sie für den Schuldner den normalerweise schnellsten und günstigsten Weg darstellt, um sich seiner Verbindlichkeiten zu entledigen. Als ab und zu genutzte Alternativen bieten sich ein (bitte gedeckter) Scheck und eine direkte Bareinzahlung zu unseren Gunsten an.
Zur Not 
nehmen wir auch Bares. Selbst wenn es, wie in einem aktuellen Fall, vom Postboten gebracht wird und sich “nur” um einen Euro handelt. Auch Kleinvieh macht schließlich Mist. Die Außenstände sind damit nun vollständig beglichen. Und auch die Post dürfte sich gefreut haben. Hat sie doch 3,50 € Porto kassiert. So viel kostet selbst die teuerste Inlandsüberweisung nicht. Zumal auf dem Anschreiben eine Bankverbindung angegeben und somit vorhanden gewesen wäre .
Nachdem der Bundesrat inzwischen das “Steuervereinfachungsgesetz 2011″ und somit auch Erleichterungen bei elektronischen Rechnungen beschlossen hat, stellt sich die Frage nach der weiteren Vorgehensweise. Denn im Gegensatz zu bisherigen Regelung ist nun nicht länger eine “qualifizierte elektronische Signatur” (§ 14 Nr. 3 Ziff. 1 UStG) verpflichten vorgeschrieben, damit eine elektronisch erstellte und übermittelte Rechnungen den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes genügt.
Vielmehr “legt” gemäß des neuen § 14 Nr. 1 UStG nun “jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren erreicht werden”.
Also schalten wir die Funktion zu digitalen Rechnungssignatur morgen ab? Nein, ganz so schnell geht es dann doch nicht. Denn derzeit ist noch unklar, welche Anforderungen sich in der Praxis aus der neuen Formulierung konkret ergeben werden und wie Prüfer des Finanzamtes die verschiedenen Möglichkeiten der innerbetrieblichen Kontrollverfahren einschätzen werden. Hier besteht Klärungsbedarf, damit am Ende nicht die im Einzelfall getroffenen Entscheidungen bei einer Prüfung zu Schwierigkeiten führen und den Steuerabzug beim Rechnungsempfänger gefährden. Die damit verbundenen Unsicherheiten möchten wir unseren Kunden ersparen. Daher belassen wir vorerst alles wie es ist und halten die für uns teure und technisch aufwändigere qualifizierte digitale Signatur von Rechnungen erst einmal aufrecht.
Weiterführende Links:
Normalerweise würden wir heute den regelmäßigen Sperrlauf (Mahnstufe 1 -> Mahnstufe 2 = Sperrung des Accounts) vornehmen. Wie gesagt: Normalerweise. Denn aufgrund des morgigen Feiertages verzichten wir in dieser Woche auf diesen Schritt, damit niemandem der freie Tag “verdorben” wird (die geringere Besetzung im E-Mailkundenservice hat damit natürlich rein gar nichts zu tun ).
Wer offene, überfällige Posten in Mahnstufe 1 hat, möge sich freuen und die gewonnene Zeit für den Ausgleich nutzen. Danke!
…kostet die Fehlerbehebung jede Menge Zeit und Nerven. Dies gilt vor allem in der Buchhaltung. Dabei war das Problem am Anfang eigentlich eher überschaubar: Ein Kunde mit zwei Kundennummern wollte die offenen Posten für beide Kundennummer mit einer gemeinsamen Überweisung ausgleichen. Leider hat er dabei nicht beide betroffenen Kundennummern angegeben, weshalb unser System die Zahlung den offenen Posten nur einer der beiden Kundennummer zugeordnet hat. Normalerweise erkennen wir so etwas manuell und greifen korrigierend ein, in diesem einen Fall hat das aber leider nicht geklappt.
Soweit wäre das nur eine kleine Unannehmlichkeit gewesen, die sich durch eine einfache Umbuchung hätte leicht beheben lassen. Inzwischen wurde dem Kunden jedoch das durch die vermeintliche Überzahlung entstandene Guthaben zusammen mit einem alten Guthabenbetrag zurück überwiesen. Unser Kunde hat also letztendlich auch den Teil seiner Zahlung zurück erhalten, der falsch zugeordnet worden (und auf dem zweiten Kundenkonto weiterhin offen gewesen) ist.
Was nun? Der einfachste Weg wäre es gewesen, wenn unser Kunde die bei ihm eingegangene Zahlung (für die es ja keinen Beleg geben hat) einfach an uns zurücküberwiesen hätte (“Korrektur fehlerhafter Überweisung von Ihnen”). Leider war diese Option auf Kundenseite versperrt.
Statt dessen haben wir also, nach mehrfacher manueller Berechnung dessen, was eigentlich gewollt gewesen wäre, eine Korrekturabrechnung erstellt. Bei dieser wurden sämtliche relevanten Posten und die Korrektur des fehlerhaft zugewiesenen Teilbetrages aufgenommen. Als Rechnungsbetrag verblieb somit die zu viel an den Kunden überwiesene Summe, welche nun wieder bei der entsprechenden Kundennummer offen ist und gegen Beleg überwiesen werden kann. Umgekehrt ist der bei der anderen Kundennummer bisher noch vorhandene offene Posten ausgeglichen. Unterm Strich ist also beim Kunde und bei uns alles wieder auf “Null”, sobald er den nun ausstehenden Betrag überwiesen hat.
Nachdem eine den Fehler korrigierende Zurück-Überweisung des zu viel an den Kunden ausgezahlten Betrages nicht möglich gewesen ist, war dies die einzige Lösungsmöglichkeit. Um uns für den entstandenen Mehraufwand beim Kunden zu entschuldigen, haben wir ihm zudem eine Gutschrift in Höhe von 25 € ausgestellt, um den sich der fällige Betrag direkt verringert. Damit hoffen wir nun, ein gutes Ende in diesen für uns intern etwas aufreibenden Fall gefunden zu haben. Zum Glück (toi, toi, toi) passiert so etwas alle Jubeljahre nur einmal. Ansonsten wären wir hier bald urlaubsreif .
Der März steht in der Buchhaltung immer ganz im Zeichen der Bilanz. Diese wurde inzwischen durch den Steuerberater und erstmalig mit unserer neuen Buchhaltungssoftware FibuNet erstellt. Nun sind diese (und evtl. nächste) Woche die Wirtschaftsprüfer damit beschäftigt, alles zu überprüfen, damit am Ende das Testat erteilt werden kann. Wenn es hier im Blog also etwas ruhiger ist, hängt dies mit den ganzen Arbeiten rund um den Jahresabschluss zusammen.
Regelmäßig hören wir von Kunden mit offenen Posten mehr oder weniger glaubwürdige Geschichten über angebliche Unglücksfälle und persönliche Katastrophen. In vielen Fällen sind wir durchaus bereit, diesen Schilderungen naiv zu glauben und Unterstützung (Stundung, Ratenzahlung, Teilerlass) zu bieten. Manchmal ist man aber unsicher, ob wirklich etwas passiert ist oder einfach mit etwas “Kreativität” der drohende Ärger gemildert bzw. abgewendet werden soll.
Aktuell haben wir nun einen Fall, in dem ein Kundenkonto seit vier Monaten offene Posten in Höhe von mehreren hundert Euro aufweist. Alle Mahnungen haben daran nichts geändert, erst nach einer Sperrung hat der Kunde reagiert und eine nennenswerte Teilzahlung bis spätestens Anfang März zugesagt, woraufhin wir die Sperrung aus Kulanz bereits im Voraus aufgehoben haben.
Nun, nachdem die Frist abgelaufen und die Zahlung nicht erfolgt ist, meldet sich der Schuldner angesichts der im Raum stehenden Reaktivierung der Sperre erneut und erzählt seine Geschichte. Demnach sollen ihm nach einem schweren Unfall im letzten Jahr alle Einnahmen weggebrochen sein und er könne kaum noch seine Familie ernähren. Die Zahlung des zugesagten Betrages sei daher nicht wie versprochen möglich, bis Ende der kommenden Woche würde er aber den Betrag aufbringen können.
Es ist immer wieder schwierig, mit solchen Fällen angemessen umzugehen. Denn wir sind schon einige Male arg von Kunden enttäuscht worden, denen wir gutgläubig vertraut haben und dessen Storys sich dann als unwahr herausgestellt haben. Auf der anderen Seite stehen aber viele Partner, bei denen wir mit Kulanz und Geduld weiterhelfen und am Ende den Ausgleich der offenen Beträge verbuchen konnten. Aus diesem Grund haben wir auch im vorliegenden Fall die Zahlungsfrist nochmals verlängert und werden bis dahin auf die erneute Accountabschaltung verzichten. Wie immer in der Hoffnung, damit geholfen und nicht auf den Leim gegangen zu sein.
Rücklastschriften und offene Posten sind heutzutage leider nicht mehr die seltene Ausnahme, sondern gehören zum alltäglichen Geschäft. Zwar bezahlt die große Mehrheit der Kunden ihre Rechnungen mehr oder weniger zuverlässig. Dennoch bleibt ein immer noch sehr deutlich spürbarer Anteil an längerfristigen Außenständen und Forderungsausfällen.
Daran ändern die betriebenen Inkasso- und Gerichtsmaßnahmen wenig. Die Ergebnisse sind in vielen Fällen ähnlich: Unbekannt verzogen, arbeitslos, kein pfändbares Vermögen oder Einkommen, Insolvenzverfahren. Oft wirft man dabei noch zusätzlich Geld aus dem Fenster, weil die anfallenden Gebühren in keinem Verhältnis zur häufig niedrigen Hauptforderung stehen (keine Angst, wir erhöhen trotzdem nicht die Preise! ).
Um gar nicht erst zu viele Problemfälle anzuhäufen, nehmen wir regelmäßig eine “Massenkündigung” von Kunden mit längerer Zeit offenen und fruchtlos angemahnten offenen Posten vor und buchen jährlich die nicht realisierbaren Forderungen aus den Vorjahren aus.
Alleine aus dem Kalenderjahr 2010 (!) sind derzeit noch z.B. rund 170.000 € offen, von denen wir einen Großteil erfahrungsgemäß als verloren betrachten werden können. Besonders ärgerlich ist es dann, wenn uns gegenüber mit absolutem Unverständnis reagiert wird (“was wollt ihr eigentlich, die paar Euro die bei mir offen sind”) oder gar neue Bestellungen aufgegeben werden, obwohl noch überfällige Forderungen offen sind.
Ein herzliches Dankeschön an diese Stelle an alle zuverlässigen Partner und darüber hinaus auch an solche Schuldner, die trotz schwieriger Lage zumindest redlich bemüht sind, ihre Verpflichtungen so gut es geht zu erfüllen.
PS: Wer Probleme mit offenen Posten hat, kann sich immer gerne mit unserer Buchhaltung in Verbindung setzen. Wird unsere Kulanz nicht gerade allzu deutlich ausgereizt, ist eigentlich so gut wie immer eine individuelle Lösung (Ratenzahlung, Stundung, usw.) möglich.
Einen noch ausstehenden Restbetrag in Höhe von 0,10 € hat ein Kunde bei unserer hübschen Tochter domain*go in Form dieses “Wertpapiers” ausgeglichen.
Unsere Buchhaltung wird den Ausgleich in dieser Form ausnahmsweise akzeptieren, hofft jedoch inständig, dass diese Zahlungsweise nicht allzu viele Nachahmer findet. Da wir im Regelfall nicht mit Barbeträgen umgehen, ist der manuelle Aufwand für einen solchen Vorgang nicht zu unterschätzen. Da die Kosten für eine Banküberweisung i.d.R. deutlich unter den Portokosten für einen Brief liegen, kann unsere Buchhaltung in dieser Hinsicht jedoch wohl ganz gelassen bleiben
Nach Einführung unserer neuen Buchhaltungssoftware gab es leider doch noch einen kleinen, unangenehmen Fehler bei uns. Dieser hat dazu geführt, dass bei dem ersten Buchungsimport einigen Kunden quasi ein Lieferantenskonto in Höhe von 0,01 € gewährt wurde und somit der eingebuchte Betrag um einen Cent niedriger war als die zugehörige Rechnungssumme.
Das ist natürlich “unschön” und wir standen vor der Frage, was mir mit dem einen Cent tun sollen. Nach eingehender interner und steuerrechtlicher Beratung haben wir uns dazu entschlossen, den für unsere Kunden einfachsten Weg zu gehen: Die eingebuchten Beträge bleiben, wie sie sind und wir werden uns hüten, einen Cent nachzuberechnen oder gar nachträglich noch abzubuchen. Mittels Rundmail informieren wir daher im Moment alle Partner, bei denen der um ein Cent zu niedrige Betrag per Lastschrift eingezogen worden ist und bieten an, die zugehörige Rechnung manuell um einen entsprechenden Gutschriftposten zu korrigieren.
Damit sollte sich der Fall für alle Beteiligten am pragmatischsten erledigen lassen. Rechtliche Probleme sind nach Auskunft unserer Berater jedenfalls nicht zu erwarten. Trotzdem hätten wir allen Beteiligten diese “1 Cent – Unannehmlichkeit” gerne erspart und haben natürlich intern bereits nachvollzogen, wie der Fehler entstanden ist und warum wir ihn trotz Kontrollen und Stichprobenprüfungen nicht im Vorfeld erkannt haben. Kurz zusammengefasst handelte es sich um eine komplexe Fallkonstellation, die auf mehreren Einzelfaktoren basiert und sich nur bei einigen Kunden ausgewirkt hat. Die Tests (z.B. im Hinblick auf Kontrollsummen, Stichproben oder Verifizierung einer nicht zu hohen Belastung) haben bei den um einen Cent zu niedrigen Beträgen leider in der genannte Konstellation nicht gegriffen. Aber wir lernen daraus, versprochen.
