Süß: Ein Kunde hat mehrere Rechnungen per Überweisung beglichen. Und 50 Cent oben drauf gelegt – als “Trinkgeld” für zehn Jahre Zusammenarbeit.
Über die nette Geste haben wir uns natürlich gefreut. Wenngleich das kleine Geschenk, welches wir nun manuell auf “sonstige Erlöse” gerbucht haben, im Normalfall gar nicht aufgefallen sondern im Rahmen der automatisierten Buchungssysteme aufgrund der eindeutig erkannten Zugehörigkeit zu einem bestimmten Kunden als Guthaben auf dessen Debitorenkonto gelandet wäre.
Einen ordentlichen Schreck haben gestern Nachmittag erhalten, als sich zwei österreichische Kunden über die doppelte Belastung einer fällig gewordenen Rechnung bei uns beschwert haben. Anfangs war das für uns nicht nachvollziehbar und in der Vergangenheit haben sich solche – sehr seltenen – Meldungen als z.B. Darstellungsfehler im Onlinebanking herausgestellt.
Tatsächlich war auf einem uns zugesendeten Kontoauszug jedoch zu erkennen, dass ein und der selbe Betrag an zwei Tagen aufgeführt worden ist. Um die Fehlerursache eingrenzen zu können, haben wir daher umfangreiche interne Überprüfungen vorgenommen und auch direkten Kontakt mit dem Hersteller unserer Buchhaltungssoftware aufgenommen.
Die damit verbundene Arbeit hätten wir uns ersparen können: Nachdem alle Checks ergebnislos verlaufen sind, hat ein Anruf bei unserer Bank für Klärung gesorgt. Nach anfänglicher Verwunderung und interner Rücksprache wurde dort eingeräumt, dass es in den vergangenen Tagen und bei einigen wenigen Fällen zum doppelten Einzug eingereichter Lastschriften gekommen ist. Betroffen hiervon seien stets nur einzelne Buchungen und der Fehler würde bereits von selbst durch die Bank korrigiert werden.
Passieren sollte so etwas nicht, aber wir wissen selbst dass es eine 100%ige Fehlerfreiheit nicht geben kann. Ärgerlicher als das aufgetretene Problem an sich ist daher, dass wir nicht von vorne herein aktiv durch das Geldinstitut informiert worden sind und so unsere Kunden selbst ansprechen konnten. Hoffen wir, dass es bei den zwei Einzelfällen bleibt und sich so etwas nicht wiederholt. Zumal unsere Partner natürlich davon ausgegangen sind, dass wir die Lastschrift versehentlich mehr als einmal eingereicht hätten (was definitiv nicht der Fall war 
).
Über die Verschmelzung hatten wir hier ja bereits berichtet, zuletzt vor einer Woche. Für unsere Buchhaltung startet nun die heiße Endphase, damit wir pünktlich bis zum 1.9. alles noch ausstehenden praktischen Schritte vollziehen und die Umstellung erfolgreich abschließen können.
Aus diesem Grund führen wir am Mittwoch, den 29.08. nur einen eingeschränkten Mahnlauf durch, bei dem keine Accountsperrungen aufgrund offener Posten vorgenommen werden. Alle anderen Arbeiten laufen hingegen wie gewohnt.
Erst am Donnerstag, den 30.08. werden wir im Laufe des Nachmittages einen “Buchungsstopp” aktivieren. Bis zur Umsetzung der technischen Änderungen können dann u.a. keine neuen Geschäftsvorfälle (wie Zahlungseingänge usw.) mehr bearbeitet werden. Selbstverständlich entfällt daher auch der sonntägliche Versand von Zahlungserinnerungen.
Die eigentliche Stammdatenübernahme und buchhalterische Umstellung startet am Freitag, den 31.08. genau passend zum Monatsende; sie wird voraussichtlich den ganzen Tag in Anspruch nehmen. Währenddessen ist die Erteilung von Auskünften z.B. zu Rechnungen oder offenen Posten leider nur sehr bedingt oder gar nicht möglich.
Eine Wiederaufnahme des regulären Buchhaltungsbetriebes erfolgt am Montag, den 02.09. im Laufe des Tages, so dass unmittelbar nach Abschluss der dafür notwendigen letzten Überprüfungen der Standardbetrieb wieder aufgenommen werden kann.
Für mögliche Verzögerungen bis dahin bitten wir bereits an dieser Stelle um Entschuldigung und hoffen auf Ihr Verständnis.
Ein neuer Kunde will Unmengen an Domainnamen bestellen. Natürlich schlagen unsere Systeme an und der Leiter unserer Vertragsbearbeitung sowie unsere Buchhaltung schalten sich ein. Immerhin räumen wir jedem Neukunden nur ein begrenztes anfängliches “Echtzeit-Bestelllimit” ein, um uns vor immer wieder auftretenden Betrugsversuchen zu schützen bzw. den Schaden zu begrenzen.
Im vorliegenden Fall wurde persönlicher Kontakt mit dem Kunden aufgenommen und auch eine Ausweiskopie vorgelegt. Wir haben dann, auch im Interesse einer reibungslosen Domainregistrierung, die Bestellungen freigegeben. Was ein böser Fehler gewesen ist. Denn heute kamen schon die ersten Rücklastschriften in Höhe von insgesamt rund 5.000 Euro.
Glück im Unglück, dass wir einen weiteren, gesondert vom Kunden eröffneten Account noch nicht freigeschaltet hatten und nun natürlich auch nicht freischalten werden. Dadurch erhöht sich der Schaden zumindest nicht weiter. Enorm ärgerlich ist das dennoch, da wir natürlich die Domaingebühren für ein Jahr im Voraus an die jeweilige Vergabestelle zu entrichten haben und unklar ist, ob und in welcher Höhe sich nun die Forderung beim Kunden geltend machen lassen wird.
Vielleicht ist ja alles ein ganz dummes Missverständnis oder die Verkettung ungünstiger Umstände. Basierend auf früheren Erfahrungen dieser Art und unserem Bauchgefühl erwarte ich jedoch nichts Gutes. 
Heute ist unsere aktuelle Betriebsprüfung vorerst zu Ende gegangen. Die Unterlagen wurden bereits wieder weggeräumt und können nun archiviert werden, was Platz in den Büroschränken für neue Dokumente schafft. Insgesamt können wir festhalten, uns im Rahmen der Prüfungshandlungen fair, professionell und auf fachlich hohem Niveau behandelt gefühlt zu haben. Vor diesem Hintergrund hat auch die heutige Besprechung in einem konstruktiven und für uns nachvollziehbaren Rahmen stattgefunden.
Die dabei getroffenen sechs Feststellungen haben z.B. eine Rechnung im Jahr 2007 (wurde nicht richtig abgeschrieben durch ein Versehen) oder eine unterschiedliche Beurteilung der rechtlichen Lage (Hinzurechnung von Lizenzen zur Gewerbesteuer im Detail) betroffen. Große materielle Auswirkungen hieraus befürchten wir nicht, da sich insbesondere einfach Beträge z.B. zwischen Jahren verschieben und in diesen Fällen primär ein – überschaubarer – Zinseffekt entsteht. Die BP hat insofern nur zu unwesentlichen Feststellungen geführt und in fünf der sechs Punkte haben der Prüfer und unser Berater eine Einigung festgehalten. Nur im Hinblick auf die Hinzurechnung von Lizenzgebühren zur Gewerbesteuer haben wir darum gebeten, einen Vermerk über die nicht erfolgte Einigung aufzunehmen, was durchaus üblich und nicht schlimm ist. Zudem konnten wir im Rahmen der Außenprüfung auch einen für bisher unklaren Themenkomplex im Zusammenhang mit unserer österreichischen Tochtergesellschaft klären. Dies war uns ein wichtiges Anliegen, da wir in der Praxis für alle internationalen Kunden die Leistungen zentral aus Deutschland erbringen und bisherigen doppelten bürokratischen und praktischen Aufwand zukünftig reduzieren möchten. Alleine die Ermittlung und der Nachweis von Verrechnungspreisen zwischen den Gesellschaften ist in diesem Zusammenhang ein erwähnenswertes Stichwort 
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Letztendlich hat es sich sicherlich ausgezahlt, dass wir viel Wert auf eine ordentliche und ordnungsgemäße Buchführung legen und wann immer möglich an weiteren Verbesserungen und zusätzlichen Optimierungen arbeiten. Zusammen mit “Basics” wie ordentlich abgelegten Belegen, der sehr zeitnahen Erteilung von Auskünften und einer unmittelbare Vorlage erforderlicher Nachweise trägt dies im Falle einer Betriebsprüfung zu einer guten Ausgangsbasis bei. Die verbleibenden Punkte (weil es eine 100%ige Fehlerfreiheit nicht gibt, wo Menschen arbeiten oder unterschiedliche Auffassungen zu einem Sachverhalt bestehen) lassen sich dann – zumindest unserer aktuellen Erfahrung nach – vernünftig und für das betroffene Unternehmen nachvollziehbar klären.
Seit heute sind zwei Mitarbeiter des Finanzamtes bei uns im Haus und haben mit einer angekündigten “Außenprüfung” begonnen. Das ist für Unternehmen unserer Größenordnung ein ganz normaler Vorgang, bei dem durch die Behörde eine “Gesamtüberprüfung aller steuerlich relevanter Sachverhalte” (Wikipedia) vorgenommen wird. Eines besonderen Anlasses oder Grundes bedarf es dafür nicht.
Die Betriebsprüfung ist mit dem einen oder anderen Mehraufwand verbunden, z.B. für die Bereitstellung von Unterlagen, den Export von Buchhaltungsdaten und die Erteilung der benötigten Auskünfte. Darauf haben wir uns organisatorisch vorbereitet, so dass immer eine der beiden durch uns benannten “Auskunftspersonen” zur Verfügung steht und die regulären Arbeiten in der Buchhaltung möglichst nicht beeinträchtigt werden.
Wir sind gespannt, wie lange der vor Ort stattfindende Prüfungsteil dauern wird. Derzeit haben wir zwei Wochen eingeplant und sind guter Dinge, dass dieses Zeitfenster ausreichen wird. Falls nicht, wäre es jedoch auch kein Problem.
Nach dem “kleinen Umbau in der Buchhaltung” Anfang April hat sich inzwischen noch mehr getan. Konkret wurde der für die Buchhaltung- und Personalabteilung genutzte Bereich vollständig durch eine professionelle Trennwand-Lösung aus (zum größten Teil) Glas von den übrigen Flächen separiert. Die im Vorfeld spöttisch geäußerte Bezeichnung “Aquarium” hat sich dann zum Glück nicht bestätigt. Auch dank der sehr großen, doppelflügeligen Tür und der guten Akustik ist die Raumwirkung sogar sehr positiv. Vor allem merkt man durch die neue Aufteilung erst einmal, wie groß die Fläche insgesamt doch ist.
Durch die geänderten Bedingungen müssen wir nun nicht mehr alle wichtigen Unterlagen usw. in einem gesonderten Raum “wegsperren”, sondern können auch die neue, nun abschließbare Fläche hierfür nutzen. Das ist ein bei dem immer mehr werdenden und gerade in der Buchhaltung einfach nicht zu vermeidenden “Papierkrieg” ein großer Vorteil.
Als Vorbereitung für die neue Position in der Personalabteilung sowie aufgrund eines weiteren benötigten Arbeitsplatzes im Bereich der Buchhaltung nehmen wir derzeit einige kleinere Umbaumaßnahmen vor. Dies betrifft im ersten Schritt weniger bauliche Änderungen, sondern eher die Neustrukturierung einer bisher räumlich geteilten Bürofläche.
Nachdem die sich auf dem früher durch eine Schrankwand abgetrennten Bereich befindlichen Mitarbeiter bereits vor einiger Zeit ihren neuen Büroraum bezogen haben, wurden inzwischen die Schränke umgestellt und zusätzliche Arbeitsplätze aufgebaut. Im Vergleich zu vorher ist die Fläche insgesamt deutlich heller und freundlicher geworden, was natürlich neben den praktischen Anforderungen einen sehr schöner Nebeneffekt darstellt.
Hier ein paar aktuelle Fotos. Man sieht, dass der neue Bereich noch etwas kahl und unfertig wirkt. Das kommt aber noch . Leider haben wir ein “Vorher-Foto” vergessen, weshalb die frühere Abtrennung … sagen wir: stark vereinfacht grafisch dargestellt wird.
Bis Ende April werden alle noch ausstehenden Arbeiten fertiggestellt sein. Dazu gehört neben Dingen wie der Anbringung noch fehlender Blenden auf Schrankrückseiten oder der Beschaffung zusätzlicher Pflanzen dann auch der Einbau einer neuen räumlichen Trennung in Form zusätzlicher Glaswände, die den neu entstandenen Bereich zusammenfasst und zusätzlich gesondert absichert, um das bereits bestehende Schutzniveau zusätzlich zu erhöhen.
Wenn die Buchhaltungsabteilung anfängt, übermütig (Schul-)Gedichte wie den Zauberlehrling zu rezitieren, dann, ja dann, ist Frühlingsanfang. 
In diesem Sinne:
An den Frühling
Willkommen, schöner Jüngling!
Du Wonne der Natur!
Mit deinem Blumenkörbchen -
Willkommen auf der Flur!
Ei! Ei! Da bist ja wieder!
Und bist so lieb und schön!
Und freun wir uns so herzlich,
entgegen dir zu gehn.
Denkst auch noch an mein Mädchen?
Ei, Lieber, denke doch!
Dort liebte mich das Mädchen,
und ´s Mädchen liebt mich noch!
Für`s Mädchen manches Blümchen
erbettelt ich von dir -
Ich komm und bettle wieder,
Und Du? – Du gibst es mir?
Willkommen, schöner Jüngling!
Du Wonne der Natur!
Mit deinem Blumenkörbchen -
Willkommen auf der Flur!
Friedrich von Schiller, 1759-1805
(Quelle)
Nachdem unser Jahresabschluss inzwischen fertig gestellt wurde, geht es direkt munter weiter. Dieses Mal mit dem von uns bestellten Wirtschaftsprüfer und seinen Kollegen, die nun zu dritt insbesondere den Abschluss sowie zugehörige Unterlagen umfangreich prüfen. Am Ende steht das Testat, welches nach erfolgreicher Beendigung der materiellen Prüfung “die Übereinstimmung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes mit den geltenden Rechnungslegungsvorschriften” bestätigt (Wikipedia).
Bis dahin wird es aber noch etwas dauern und vor allem die Buchhaltung so manche zusätzliche Auskunft erteilt und gestellte Frage beantwortet haben. Das machen wir jedoch gerne, zumal wir die Arbeit der Wirtschaftsprüfer als wichtig und sinnvoll für das Unternehmen erachten. Immerhin bietet sich dadurch die Chance, das eigene Unternehmen durch einen anderen, “externen” Blickwinkel betrachten und somit wichtige zusätzliche Erkenntnisse gewinnen zu können. Die Tätigkeit der Wirtschaftsprüfer ist daher nicht eine – für manche Firmen vielleicht sogar: lästige – Pflicht, sondern eine höchst willkommene Dienstleistung.
