Einen noch ausstehenden Restbetrag in Höhe von 0,10 € hat ein Kunde bei unserer hübschen Tochter domain*go in Form dieses “Wertpapiers” ausgeglichen.
Unsere Buchhaltung wird den Ausgleich in dieser Form ausnahmsweise akzeptieren, hofft jedoch inständig, dass diese Zahlungsweise nicht allzu viele Nachahmer findet. Da wir im Regelfall nicht mit Barbeträgen umgehen, ist der manuelle Aufwand für einen solchen Vorgang nicht zu unterschätzen. Da die Kosten für eine Banküberweisung i.d.R. deutlich unter den Portokosten für einen Brief liegen, kann unsere Buchhaltung in dieser Hinsicht jedoch wohl ganz gelassen bleiben 
Nach Einführung unserer neuen Buchhaltungssoftware gab es leider doch noch einen kleinen, unangenehmen Fehler bei uns. Dieser hat dazu geführt, dass bei dem ersten Buchungsimport einigen Kunden quasi ein Lieferantenskonto in Höhe von 0,01 € gewährt wurde und somit der eingebuchte Betrag um einen Cent niedriger war als die zugehörige Rechnungssumme.
Das ist natürlich “unschön” und wir standen vor der Frage, was mir mit dem einen Cent tun sollen. Nach eingehender interner und steuerrechtlicher Beratung haben wir uns dazu entschlossen, den für unsere Kunden einfachsten Weg zu gehen: Die eingebuchten Beträge bleiben, wie sie sind und wir werden uns hüten, einen Cent nachzuberechnen oder gar nachträglich noch abzubuchen. Mittels Rundmail informieren wir daher im Moment alle Partner, bei denen der um ein Cent zu niedrige Betrag per Lastschrift eingezogen worden ist und bieten an, die zugehörige Rechnung manuell um einen entsprechenden Gutschriftposten zu korrigieren.
Damit sollte sich der Fall für alle Beteiligten am pragmatischsten erledigen lassen. Rechtliche Probleme sind nach Auskunft unserer Berater jedenfalls nicht zu erwarten. Trotzdem hätten wir allen Beteiligten diese “1 Cent – Unannehmlichkeit” gerne erspart und haben natürlich intern bereits nachvollzogen, wie der Fehler entstanden ist und warum wir ihn trotz Kontrollen und Stichprobenprüfungen nicht im Vorfeld erkannt haben. Kurz zusammengefasst handelte es sich um eine komplexe Fallkonstellation, die auf mehreren Einzelfaktoren basiert und sich nur bei einigen Kunden ausgewirkt hat. Die Tests (z.B. im Hinblick auf Kontrollsummen, Stichproben oder Verifizierung einer nicht zu hohen Belastung) haben bei den um einen Cent zu niedrigen Beträgen leider in der genannte Konstellation nicht gegriffen. Aber wir lernen daraus, versprochen. 
Wie in unserem Blog bereits mehrfach berichtet, haben wir unsere Buchhaltung auf eine neue Software umgestellt. Was sich leicht anhört, ist bei vielen Millionen Datensätzen und sechsstelligen Kundenzahlen eine echte Herausforderungen, zumal bei uns ein Massengeschäft mit entsprechenden Anforderungen an Ausfallzeiten usw. zu berücksichtigen war. Frühere Blogeinträge dazu hier.
Die Arbeiten in der Buchhaltung erreichen nun langsam und nach einer langen Woche den für heute von uns anvisierten Stand. Insgesamt ist das Projekt damit zwar noch nicht vollständig abgeschlossen, ermöglicht aber alle alltäglichen und nötigen Arbeiten. An weiteren bereits geplanten Terminen werden nun noch zusätzliche Verbesserungen und Neuerungen vorgenommen. Immerhin wollten wir nicht nur den Stand der alten Software in neuer Form erhalten, sondern auch von Vorteilen profitieren. Dazu wird auch die Einführung einer teilautomatischen Kontoauszugsbuchung gehören, die bei vielen Standardfällen Arbeit ersparen wird.
Die seit Montag ausstehenden Lastschriften haben wir heute bereits – auf dem neuen System – ausgeführt und, sofern Lastschriftzahlung vereinbart war, eingereicht. Dabei hat sich der Verwendungszweck auf den Kontoauszügen geändert, bitte also nicht wundern. Eine kleine unschöne Folge der Datenübernahme betrifft die automatische Verrechnung mit alten Restguthaben und nun eingezogenen neuen Rechnungen. Aus komplizierten und hier nicht in ein paar Sätzen zu erklärenden Gründen kann es vorgekommen sein, dass solche automatischen Verrechnungen ausnahmsweise nicht wie gewohnt erfolgt sind. Wir sind da von unserer Seite aus natürlich entsprechend dran und bitten ggf. um Rückmeldung an unsere Buchhaltung, falls ein hier mitlesender Kunde davon betroffen gewesen sein sollte.
Ebenfalls wieder aktiviert haben wir den Export offener Posten in das Kundenmenü. Diesen haben wir bereits einmal durchgeführt, d.h. die “Offene Posten”-Anzeige im Kundenmenü sollte wieder den aktuellen Stand wiedergeben. Durch die Umstellungsarbeiten können sich aber Verzögerungen bei der Verbuchung von Überweisungen ergeben haben, die erst im Laufe der kommenden Woche vollständig abgearbeitet sein werden.
Insgesamt liegt eine ganze Menge Arbeit hinter uns, die das (teilweise als Erschwernis auch noch kranke) Buchhaltungs- und FibuNet-Team voll gefordert hat und mit Erfolg gemeistert wurde. Ein besonderer Dank gebührt auch unserer Entwicklungsabteilung, die einige der wichtigsten Arbeiten ganz hervorragend erledigt und uns mit Kräften unterstützt hat.
Hoffen wir, dass nicht trotz aller Vorbereitungen und Tests noch irgend etwas schief geht oder gegangen ist. Immerhin handelte es sich um das größte und wichtigste Projekt in unserer Buchhaltung seit der Firmengründung vor zehn Jahren. Dementsprechend hoch waren auch die Vorlaufzeit und die Vorbereitungen, in denen neben der Buchhaltung und FibuNet auch technische Mitarbeiter, die Geschäftsleitung und externe Berater einbezogen waren. Gerade im Massengeschäft kann es aber dennoch zu speziellen Konstellationen im Einzelfall kommen, die trotz aller Bemühungen und Vorarbeiten nicht zu 100% verhindert werden können. Wir haben alles getan, um solche Fälle vorher erkennen und von vorne herein lösen zu können. Dennoch bleibt ein auf den Einzelfall bezogenes Restrisiko. Wir bitten daher um aktive Rückmeldung an buchhaltung@df.eu, wenn jemanden irgendetwas auffallen oder “komisch vorkommen” sollte.
Ach, eine Bank müsste man sein. Das Leben wäre so einfach. Da könnte man einfach mal eben vergessen, bei Rückbuchungen von Kundenkonten die Bankgebühr zu berechnen. Und diese dann später, ganz ohne Absprache oder nähere Erläuterung, per Lastschrift vom ursprünglichen Einreicher einziehen.
So geschehen bei uns: Eine Bank hat 36 € abgebucht. Absprache, Information und Rechtsgrundlage? Fehlanzeige. Der Verwendungszweck “Nachbelastung Entgelte Rücklastschriften 02.08. bis 22.11.” wird uns schon reichen, so wohl die Annahme.
Hat er aber leider nicht. Daher haben wir der Lastschrift nun widersprochen. Und warten jetzt mal ab, bis die liebe Bank sich meldet. Wenn sie dann je Einzelfall ihren Anspruch aufschlüsselt, werden wir uns mit Sicherheit nicht querstellen. Aber auf die Einstellung “einfach erst mal vom Konto abbuchen, sind doch nur 36 € das wird schon passen” reagieren wir ein klein wenig allergisch.
[Update] Allmählich werden solche Abbuchungen lästig, da sie inzwischen immer wieder vorkommen. Wir haben daher von uns aus die Sparkasse kontaktiert und wegen der unberechtigte Abbuchung gemahnt. Selbstverständlich kostenlos und mit einem vergleichsweise sehr harmlos gehaltenen Text. Sicherlich ist das vielleicht im Ergebnis nicht wirklich hilfreich. Aber es ist unschön, wie sich Banken, die doch gerade als Erste ein korrektes Verhalten in solchen Dingen an den Tag legen sollten, einfach per Lastschrift an fremden Konten bedienen zu versuchen und es sich damit unangemessen leicht machen. Wenn sich niemand dagegen wehrt, wird das auch nicht besser sondern immer nur schlimmer werden. Daher haben wir uns dazu entschlossen, sanft aber bestimmt einen Versuch zu unternehmen, das etwas einzudämmen. Damit schießen wir nicht mit Kanonen auf Spatzen, sondern verlangen einfach nur, dass sich die Banken selbst an das halten, was sie auch von ihren Kunden erwarten. Nämlich nicht einfach wissentlich von fremden Konto Geld einzuziehen, ohne dass eine Lastschriftermächtigung vorliegt. Es liegt nun an der Bank, die Sache einzugestehen und zu einem unkomplizierten Ende zu bringen. Von unserer Seite aus heißt es dann jedenfalls: Schwamm drüber.
Was wie der wenig einfallsreiche Titel einer TV-Show klingt, ist ab heute für uns Realität. Denn ab jetzt bis Ende der Woche erfolgt die endgültige Umstellung unserer Buchhaltungssoftware von Sage auf FibuNet. Wir sind gespannt, wobei jetzt erst einmal noch ein ordentliches Stück Arbeit vor uns liegt. Danach wird sich der ganze Aufwand aber absehbar gelohnt haben, denn FibuNet erfüllt unsere speziellen Anforderungen an eine Finanzbuchhaltung eben besonders gut. Mal ganz abgesehen vom tollen Service des Unternehmens und deren Chefin.
Intern bedeutet die Endphase übrigens u.a. einen absoluten Buchungsstopp seit gestern Abend, da wir erst nach der Umstellung (und dann direkt mit der neuen Software) wieder die Buchhaltungsarbeiten aufnehmen können. Wenn damit verbunden manche Lastschriften etwas später als gewohnt abgebucht werden, wird das hoffentlich auf Kundenseite zu keinen Beschwerden führen .
Heute und morgen geht es so langsam in den Endspurt – zumindest, was alle Vorarbeiten für die Einführung der neuen Buchhaltungssoftware angeht. Immerhin wollen am Ende mehrere Millionen Buchungen aus zehn Jahren konvertiert, abgestimmt und korrekt übernommen sein. Auch müssen alle anderen Dinge (wie z.B. die Debitorenverwaltung ) reibungslos laufen. Bisher sieht es sehr gut aus und wir sind guter Dinge, nächste Woche die geplante Inbetriebnahme vollziehen zu können.
Sowohl diese als auch nächste Woche ist daher u.a. wieder die – übrigens außergewöhnlich engagierte! – Chefin der Softwarefirma (FibuNet) mit vor Ort und unterstützt uns nach Kräften.
Auch der Wirtschaftsprüfer hat inzwischen Einblick bekommen und ist bei der Umstellung noch einmal mit dabei, so dass letztendlich alles seine Richtigkeit haben wird.
Sollten vereinzelt Anfragen nicht so schnell wie gewohnt beantwortet werden, bitten wir dafür bereits an dieser Stelle um Entschuldigung. Das Projekt kostet jedoch einen Großteil der Ressourcen, da es uns intensiv bindet. Dank der ausgesetzten Sperr- und Inkassoläufe ist aber schon mal einiger Druck rausgenommen.
Die Arbeiten zur Umstellung unserer Buchhaltungssoftware (von Sage zu FibuNet) schreiten langsam aber sicher voran. So finden heute und morgen intensive Vor-Ort Termine statt, um weitere Abstimmungen und Testarbeiten zu erledigen. Richtig “heiß” wird es dann bis Mitte Dezember bei der endgültigen Umstellung vom alten auf das neue System. Bis dahin werden sehr viele Arbeitsstunden bei uns und FibuNet angefallen sein, damit alles reibungslos klappt und weder intern noch für unsere Kunden keinerlei irgendwelche negativen Auswirkungen spürbar sind. Wenn das alles gut überstanden ist, heißt es aufatmen. Denn gerade bei einem solch sensiblen Bereich wie der Buchhaltung ist es eben doppelt und dreifach wichtig, dass alles passt, stimmt und funktioniert.
Schreck am Monatsende: Das Gehalt ist nicht da! Dafür hat ein anderer Mitarbeiter zwei Gehälter erhalten.
Hilfe, was ist denn da passiert? Die Ursache ist so banal wie ärgerlich: Anstatt die mitgeteilte, neue Bankverbindung von A richtig zu hinterlegen, hat das Lohnbüro unseres Steuerberaters die neuen Bankdaten aus Versehen bei Mitarbeiter B hinterlegt. Dieser daher leer aus, während Mitarbeiter A sein eigenes Gehalt und (auf das neue Konto) das Gehalt seines Kollegen erhalten hat.
Als Sofortmaßnahme haben wir das Gehalt natürlich direkt manuell überwiesen und sowohl mit dem Empfänger der Fehlzahlung als auch mit dem Lohnbüro gesprochen. Wobei man eben – bei allem berechtigten Unmut – nicht vergessen darf, dass auch beim Steuerberater “nur” Mitarbeiter arbeiten, die einmal einen schlechten Tag haben und einen Fehler machen können. Schön ist das nicht, aber – so lange es ein Einzelfall bleibt – auch kein Beinbruch.
Hier mal zwei kleine Zahlen aus der Buchhaltung:
Im Kalenderjahr 2009 hatten wir 19.442 Rücklastschriften und in 2010 bisher sogar schon 19.484 Rücklastschriften, wir werden das Vorjahr bei der Anzahl der Rückgaben also spürbar übertreffen. Leider war bisher keine zuverlässige und stabile Automatisierung möglich, wir hoffen jedoch auf neue Ansätze bei der neuen Buchhaltungssoftware. Damit wäre eine ordentliche Arbeitserleichterung verbunden.
Der primäre Rückbuchungsgrund ist übrigens “Nicht bezahlt”. Die frühere Bezeichnung “mangels Deckung” wird hingen von den Banken nicht mehr verwendet.
Vielleicht sollten wir unseren Namen ändern? Jedenfalls legt dies die Anrede eines Kunden nahe, der uns wiederholt als “Bayern Factory” bezeichnet hat. Nett scheint dies aber nicht gemeint gewesen zu sein, da diese Formulierung nur im Rahmen von Unmutsäußerungen aufgrund offener Posten genutzt wurde.
Jedenfalls arbeiten wir “schlauen Bayern” seiner Auffassung nach “dumm“, was ein “Grundsatzproblem” sei – trotz unserer “Bayern-Schläue“, von der er sich (worin auch immer) “voll bestätigt” fühle.
Worum es ihm gehe (nämlich insbesondere einer Ankündigung zukünftiger Rechnungen mindestens sechs Wochen im Voraus), müssten wir nur nachlesen – er habe ja alles in klarem Hochdeutsch geschrieben. Vielleicht liegt darin das Problem begründet? Immerhin verstehen Bayern ja bekanntlich auch nur bayerisch, oder?
