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Am 10. Juli 2014 von Anna veröffentlicht in Technik
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AW: (Autoresponder) Wie man einen Autoresponder setzt

Allmählich beginnt die Urlaubszeit: Zeit, um den grauen Arbeitsalltag einmal hinter sich zu lassen und nicht an Meetings, Termine und Unmengen von E-Mails zu denken.

Damit man sich entspannt zurücklehnen kann und sich im Urlaub keine Gedanken über eingehende E-Mails machen muss besteht bei E-Mail-Postfächern die Möglichkeit, eine automatische Antwort (Autoresponder) einzurichten. So werden die Absender eintreffender Nachrichten über die Abwesenheit informiert und wissen, dass momentan keine Antwort zu erwarten ist.

(mehr …)

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Am 7. April 2014 von Anna veröffentlicht in Allgemein
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Identitätsdiebstahl / Selbsttest

Im Blogartikel “Warnung des BSI: Mehrere Millionen E-Mail-Konten gehackt” aus Januar 2014 hatten wir über den allgemeinen Datenklau mehrerer Millionen Postfachidentitäten berichtet.

Nun ruft das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erneut zu einem Selbsttest auf. Über den Selbsttest kann geprüft werden, ob das eigene Postfach von dem Datenklau betroffen ist.

Der Test kann direkt auf der Webseite des BSI durchgeführt werden:

https://www.sicherheitstest.bsi.de/

So geht’s:

Auf der Webseite der BSI müssen die Bedingungen für den Test bestätigt und die E-Mail-Adresse eingetragen werden:

bsi

Nachdem die Eingabe mit „Überprüfung starten“ abgeschickt wurde, wird ein Prüfcode angezeigt.
Ist die eingegebene E-Mail-Adresse betroffen, sendet das BSI eine E-Mail mit dem Prüfcode im Betreff und weiteren Instruktionen zur Vorgehensweise an den E-Mail-Account.

Auch wer nicht betroffen ist sollte darauf achten, immer ein sicheres Kennwort zu verwenden und seinen Rechner gut vor Viren und Trojaner zu schützen, um künftige Angriffe zu vermeiden.
Tipps zur Absicherung des eigenen Rechners haben wir in dem Blogartikel “Sicherheit erhöhen – Computer absichern” zusammengefasst, Informationen zur Vergabe eines sicheren Passworts sind in dem Blogartikel “Sicher ist sicher” zu finden.

Für Fragen stehen wir immer gerne zur Verfügung.

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Am 7. März 2014 von Anna veröffentlicht in Allgemein
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SSL-Verschlüsselung beim E-Mail-Verkehr

Einige Provider haben sich entschlossen, die Nutzung von Postfächern mit IMAP/POP3 und SMTP ab Ende März nur noch über eine SSL-Verschlüsselung zuzulassen.

Was heißt das und wie ist das bei domainFACTORY?

Die einfach zu beantwortende Fragen einmal vorweg:

Wird das bei domainFACTORY auch geändert?

Nein.
Bei uns ist keine Änderung diesbezüglich geplant, es ist also auch keine Anpassung der Einstellungen in den Mailprogrammen erforderlich.

Und was bedeutet das überhaupt – SSL-Verschlüsselung…?

Nutzt man ein E-Mailprogramm, verbindet dieses sich zum Mailserver bei uns im Rechenzentrum.

Webmail ist ausgenommen, da es sowieso immer eine verschlüsselte Verbindung verwendet.
Gemeint sind E-Mailprogramme wie z.B. Outlook, Thunderbird, Mac Mail, Smartphone Mail-Apps usw.

Einfach gesagt, öffnet man das Mailprogramm am Rechner und ruft die Mails ab, fragt das Mailprogramm beim Server in unserem Rechenzentrum nach, ob neue E-Mails vorhanden sind. Ist das der Fall, holt das Mailprogramm die Nachrichten ab.

Dem Nutzer am Rechner werden dann die Mails im E-Mailprogramm angezeigt.

Beim Versand einer E-Mail funktioniert das ähnlich:
Man schreibt eine E-Mail und klickt auf „Senden“. Das Mailprogramm gibt die E-Mail dann zu unserem Server im Rechenzentrum, der diese dann an den Server des Empfängers weitergibt.

mailverkehr

Nun aber das große ABER:

Das E-Mailprogramm holt sich also E-Mails vom Server bei uns ab und sendet Mails zum Server. Das erfolgt bei einer „normalen“ Nutzung unverschlüsselt.

Würde jemand die Mails abfangen, wären sie für den Angreifer lesbar.

Daher empfehlen wir – erzwingen es aber nicht:

SSL-Verschlüsselung!

Wie genau das technisch funktioniert, kann z.B. hier nachgelesen werden.

Wichtig für den Nutzer jedoch ist: Werden die Mails verschlüsselt zwischen dem E-Mailprogramm und dem Server übertragen, wären sie also unbrauchbar, wenn sie unterwegs „abgefangen“ werden würden.

Wie kann das umgestellt werden?

Anleitungen zur Einrichtung der gängigsten E-Mailprogramme haben wir hier, in unseren FAQ, bereitgestellt.

Allgemein:

Das E-Mailprogramm muss natürlich wissen, dass es sich zu dem Server in unserem Rechenzentrum verbinden soll. Daher muss man in den Einstellungen des E-Mailprogramms den Namen des Servers eintragen.
Genaugenommen sind es zwei Server: Einer für den Posteingang und einer für den Postausgang.

Um SSL-Verschlüsselung zu verwenden, muss man die Servernamen unserer verschlüsselten Server eintragen.

Der Servername für den Posteingang (IMAP/POP3) lautet:

sslmailpool.ispgateway.de

Zusätzlich muss die Option „SSL verwenden“ angehakt sein (die Bezeichnung der Option kann auch etwas anders lauten, z.B. nur „SSL“ oder „SSL aktivieren“).

Wenn man die Option zur Nutzung von SSL aktiviert, ändern die meisten Mailprogramme den Port automatisch korrekt,  je nachdem, ob IMAP oder POP3 verwendet wird:

IMAP: 993
POP3: 995

Wird weiterhin als Port für den Posteingang 143 (IMAP) oder 110 (POP3) angezeigt, muss der Port von Hand wie oben beschrieben geändert werden.

Der Servername für den Postausgang (SMTP) lautet:

smtprelaypool.ispgateway.de

Wieder muss die Option für SSL angehakt werden.

Bei dem Postausgang muss man den Port dann noch selbst ändern, die meisten E-Mailprogramme passen das nicht automatisch an:

SMTP: 465

(Wurde bislang eine unverschlüsselte Verbindung genutzt, sind Port 25 oder 587 eingetragen, an dieser Stelle muss der Port auf 465 geändert werden.)

Wie oben beschrieben erzwingen wir die Änderung nicht, empfehlen sie aber, da die verschlüsselte Verbindung zum Mailserver einfach sicherer und die Umstellung recht einfach ist.
Unser Kundenservice hilft dabei natürlich auch immer gerne weiter!

Am 21. Januar 2014 von Anna veröffentlicht in Allgemein
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Warnung des BSI: Mehrere Millionen E-Mail-Konten gehackt

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat heute auf einen millionenfachen Identitätsdiebstahl durch Botnetze hingewiesen.

Laut Informationen von heise.de handelt es sich um 16 Millionen Identitäten, die von dem Diebstahl betroffen sind.

Auf der Webseite des BSI wurde ein Sicherheitstest bereitgestellt, über den geprüft werden kann, ob die eigene E-Mailadresse betroffen ist.
(Die Seite wird scheinbar aktuell recht viel benutzt, eventuell muss daher mit längeren Ladezeiten gerechent werden.)

Man erhält dabei nach Eingabe der E-Mailadresse auf der Webseite zunächst einen Code. Bekommt man anschießend eine E-Mail mit dem Code im Betreff, ist die E-Mailadresse betroffen und weitere Informationen zur Vorgehensweise werden gesendet.

Ursächlich für einen möglichen Angriff ist ein mit Viren/Trojanern/Malware verseuchter Rechner, auf dem das Postfach eingerichtet ist. Sollte das eigene Postfach betroffen sein, so reicht es also nicht aus, die Zugangsdaten dafür abzuändern, eine Prüfung des Rechners auf Schadsoftware ist unbedingt notwendig.

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Am 25. Oktober 2013 von Anna veröffentlicht in Allgemein, Technik
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Aktuelle E-Mailprobleme durch die Spamcop-Blacklist

Da aktuell Probleme im Bereich des Mailversands aufgrund Blacklistings auftreten, hat unsere Technikabteilung einen Beitrag verfasst, der die damit verbundenen Fragen beantwortet.
Vielen Dank an unsere Techniker für die ausführlichen Erklärungen zu dem Thema!

Seit einigen Tagen stellen wir fest, dass einzelne IP-Adressen unserer SMTP-Relays (Postausgangsserver) bei dem Blacklistbetreiber Spamcop negativ gelistet werden. Wenn eine von Ihnen verschickte Mail aufgrund dessen nicht zugestellt werden konnte, erhalten Sie im Regelfall eine sogenannte „Bounce-Benachrichtigung“, also eine Unzustellbarkeitsnachricht zurück, die eine Fehlermeldung wie die folgende enthält:

SMTP error from remote mail server after RCPT TO:<empfänger@domain.tld>:

host mx.domain.tld [1.2.3.4]: 550 Your server IP address is listed in the SpamCop database

Wie kommt ein Server auf eine Blacklist?

Bei Spamcop haben User die Möglichkeit, eine E-Mail, welche sie als Spam erachten, zu melden. Wenn beispielsweise mehrere User eine E-Mail gemeldet haben, die über unsere SMTP-Relays versendet wurde, kann es zu einem Listing der entsprechenden IP-Adresse des sendenden Servers kommen.
Weiterhin wird eine IP-Adresse direkt gelistet, wenn ein kompromittiertes Postfach eine E-Mail an eine Spamtrap versendet. Eine Spamtrap (Spam-Falle) ist ein E-Mail-Postfach, welches von Spamcop verwaltet wird. Wenn an diese E-Mail-Adresse eine Spam-E-Mail gesendet wird, kommt es direkt zu einer Sperrung der sendenden IP-Adresse, da die E-Mail unerlaubterweise an die Adresse gesendet wurde.

Was gibt es für Möglichkeiten, die E-Mail zu versenden, wenn diese von Spamcop abgelehnt wurde?

Die einfachste Möglichkeit, Ihre E-Mail dennoch zu versenden besteht darin, dass Sie diese einige Minuten später erneut absenden. Durch bestimmte Mechanismen von domainFACTORY werden wir regelmäßig auf eventuell geblacklistete IP-Adressen hingewiesen. Durch diesen Hinweis können wir direkt eingreifen und geblacklistete IP-Adressen deaktivieren, sodass über diese keine E-Mails mehr versendet werden.
Wenn die E-Mail im Anschluss erneut versendet wird, so wird diese automatisch über eine andere, nicht geblacklistete IP-Adresse verschickt, wodurch die E-Mail nicht mehr abgelehnt wird. Ein Versand ist somit wieder korrekt möglich.

Hat es eventuell etwas damit zu tun, dass ich von einem Exchange-Server aus versende und dF seit ein paar Wochen zwingend “smtp-auth” fordert?

Über welches System der Versand von E-Mails vorgenommen wird, ist gänzlich unerheblich – ob über einen eigenen Mail-Server oder direkt über die Server von domainFACTORY: In beiden Varianten werden die E-Mails über die SMTP-Relays von domainFACTORY versendet.

Die vor einigen Wochen eingeführte SMTP-Authentifizierung steht mit dieser Problematik nicht in Zusammenhang.

Die SMTP-Authentifizierung kann uns sogar dabei helfen, kompromittierte E-Mail-Accounts früher zu erkennen, wodurch wir schneller eingreifen und den Versand von Spam-E-Mails schnell unterbinden können.

Mit welchem Verfahren setzt Spamcop einen Server auf die Blacklist?

Wie bereits weiter oben erwähnt, haben bei Spamcop User die Möglichkeit, einzelne E-Mails zu melden, wenn sie diese als Spam erachten. Eine solche Meldung löst eine Beschwerde aus, welche Spamcop in der Regel an uns weiterleitet.

Über diesen Report haben wir die Möglichkeit, das betroffene Postfach ausfindig zu machen. Wir prüfen im Anschluss über eigene Mechanismen, ob es sich tatsächlich um einen kompromittierten Account handelt und können diesen sperren. Der Report wird durch uns bei Spamcop als erledigt markiert, wodurch Spamcop feststellen kann, dass ein Listing der betroffenen IP-Adresse nicht erforderlich ist, da wir bereits die entsprechenden Maßnahmen ergriffen haben und kein weiterer Spam mehr versendet wird.

Hat Spamcop dieses Verfahren vor Kurzem geändert?

Vor Kurzem hat Spamcop eine Erweiterung in ihr Verfahren aufgenommen. Es kommen nun geheime Spamtraps zum Einsatz, wie wir ebenfalls oben kurz angedeutet haben.

Wenn nun eine E-Mail an eine solche Spamtrap gesendet wird, ist das Verfahren nicht mehr so, dass eine Benachrichtigung an den zuständigen Provider versendet wird. Da wir somit keine Information über ein möglicherweise kompromittiertes Postfach erhalten, können wir in einem solchen Fall leider nicht einschreiten. Zudem werden die IP-Adressen der E-Mail-Server, von welchen aus die E-Mails versendet werden, direkt auf die Blacklist gesetzt, sobald eine E-Mail an eine solche Spamtrap gesendet wird.

Ist nur domainFACTORY betroffen?

Diese Frage können wir klar mit einem „Nein“ beantworten. Weltweit ist die Anzahl von kompromittierten Postfächern gestiegen, wodurch auch die Zahl der versendeten Spam-E-Mails stark angestiegen ist. Aus diesem Grund sind nicht nur wir, sondern auch unsere Mitbewerber von den Listings betroffen.

Wie bekommt domainFACTORY mit, dass ein Server bei Spamcop gelistet ist?

Bereits seit längerer Zeit sind bei domainFACTORY Mechanismen im Einsatz, welche uns direkt darauf hinweisen, wenn eine IP-Adresse eines Servers auf eine Blacklist geraten ist. Auf diese Weise können wir in einem solchen Fall direkt einschreiten und entsprechende Maßnahmen einleiten, um unsere IP-Adressen wieder von der Liste entfernen zu lassen. Hierbei prüfen wir ebenfalls, ob die betroffenen Postfächer bereits gesperrt sind, damit kein neuer Versand von Spam-E-Mails erfolgen kann. Andernfalls würden die IP-Adressen bereits nach kurzer Zeit erneut gelistet werden.

Wie lange ist ein Server gelistet?

Die Dauer des Listings ist von Betreiber zu Betreiber unterschiedlich. Bei einigen Betreibern kann eine IP-Adresse unmittelbar wieder ausgetragen werden, bei anderen wird eine IP-Adresse automatisch nach 24 Stunden wieder freigegeben.

Sollte sich der Spam-Versand jedoch wiederholen, so kann die Dauer, für welche eine IP-Adresse auf einer Blacklist aktiv ist, steigen.

Was kann domainFACTORY machen, um einen Server zu delisten oder den Versand über die gelistete IP-Adresse zu verhindern?

Meistens besteht die Möglichkeit, eine IP-Adresse, welche auf eine Blacklist geraten ist, über ein Formular bei dem entsprechenden Betreiber wieder aus der Blacklist entfernen zu lassen. Auch hier unterscheiden sich jedoch die einzelnen Betreiber voneinander.

Das Wichtigste bei einer Delistung ist jedoch, dass kein weiterer Spam über diese IP-Adresse versendet wird, da es nach einer wiederholten Blacklistung zunehmend schwieriger wird, die IP-Adresse wieder von der Blacklist zu entfernen.

Damit über eine betroffene IP-Adresse kein weiterer Versand erfolgen kann, können wir die IP-Adresse auf unseren Servern für den ausgehenden Versand deaktivieren. Durch diese Deaktivierung können wir gewährleisten, dass kein weiterer Versand erfolgt und die IP-Adresse schnellstmöglich wieder eine gute Reputation erhält.

Wie kann domainFACTORY einen Eintrag bei Spamcop zukünftig verhindern?

Wie bereits erwähnt, hat domainFACTORY bereits seit langer Zeit Mechanismen im Einsatz, wodurch wir auf einen möglichen Missbrauch eines E-Mail-Postfachs hingewiesen werden. Wir können daraufhin direkt eingreifen und den Missbrauch eines Postfachs unterbinden, damit keine weiteren Spam-E-Mails mehr versendet werden können. Auf diese Weise und durch weitere interne Optimierungen können wir unsere Chancen deutlich steigern, dass durch den Spamversand keine der Spamtraps von Spamcop angeschrieben werden, wodurch die IP-Adresse geblacklistet werden könnte.

Am 6. September 2013 von Anna veröffentlicht in Allgemein, Interna
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Deaktivierung von SMTP-after-POP

Puh, geschafft! Nach vielen Ankündigungen und Informations-E-Mails an unsere Kunden wurde die Anmeldung über SMTP-after-POP nun auf allen unseren Mailservern deaktiviert, sodass die Authentifizierung nur mehr über SMTP-Auth erfolgen kann.

Was bedeutet das und warum wurde SMTP-after-POP überhaupt deaktiviert?

Was es bedeutet:

Zur Anmeldung am Postausgangsserver (SMTP-Server) gibt es für den Versand von E-Mails zwei unterschiedliche Verfahren, “SMTP-Auth” und “SMTP-after-POP”.

Bei der modernen und inzwischen von den meisten E-Mailprogrammen standardmäßig genutzten Anmeldung via „SMTP-Auth“ erfolgt am Postausgangsserver explizit eine Anmeldung mit Benutzername (bei uns die E-Mailadresse) und dem zugehörigen Kennwort.

“SMTP-after-POP” ist als Authentifizierungsmethode inzwischen recht veraltet, es erfolgt dabei keine direkte Anmeldung am Postausgangsserver. Der Versand über SMTP-after-POP ist immer dann möglich, wenn zuvor eine Anmeldung am Posteingangsserver erfolgt ist. Das E-Mailsystem „merkt“ sich dann für einen bestimmten Zeitraum die IP-Adresse, über die die Anmeldung erfolgt ist und erlaubt den Versand über diese IP-Adresse, ohne dass eine weitere Authentifizierung am Postausgangsserver erfolgen muss.

Oder ganz kurz und einfach gesagt:

  • bei SMTP-Auth erfolgt die Anmeldung am SMTP-Server über die Authentifizierung mit Benutzername und Kennwort
  • bei SMTP-after-POP erfolgt die Anmeldung am SMTP-Server, nachdem man sich am POP-Server (Posteingangsserver) angemeldet hat.

Warum SMTP-after-POP deaktiviert wurde:

Da bei SMTP-after-POP keine eindeutige Authentifizierung am Postausgangsserver erfolgt, sondern der angemeldeten IP-Adresse der Versand über den Postausgansserver erlaubt wird, stellt diese Form der Anmeldung im täglichen Betrieb leider ein erhebliches Problem bei der Spambekämpfung dar.
Z.B. über öffentliche Netze ist es Dritten so möglich, ohne Authentifizierung über den Postausgangsserver zu senden und so Spammails zu verbreiten.

Da wir den Versand von Spammails über unsere Server ausdrücklich ablehnen und so gut wie möglich bekämpfen, haben wir beschlossen, die Anmeldungsmethode SMTP-after-POP in unserem System komplett zu deaktivieren und somit diese Möglichkeit der Spamverbreitung zu unterbinden.

 

Planungen und Vorbereitungen für die Deaktivierung von SMTP-after-POP

Die Deaktivierung einer zwar veralteten, jedoch immer noch recht weit verbreiteten Anmeldungsmethode haben wir selbstverständlich nicht ohne Vorankündigung durchgeführt.

In einem Express-Newsletter haben wir also zunächst alle Kunden (die die Zusendung unserer Newsletter wünschen) über die geplante Umstellung informiert.

Natürlich wissen wir aber, dass nicht jeder den Newsletter (aufmerksam) liest und die Kontoeinstellungen im E-Mailprogramm dann auch überprüft und gegebenenfalls berichtigt.

Wir halten es zwar für wichtig, zunächst eine allgemeine Information in dieser Form an unsere Kunden zu senden, jedoch in einem solchen Fall keinesfalls für ausreichend.

Daher haben wir geprüft, welche Postfächer via SMTP-after-POP über unser Mailsystem senden und wöchentlich eine personalisierte E-Mail an die Kunden, die die jeweiligen Postfächer verwalten, gesendet. Diese E-Mails enthielten die betroffenen E-Mailadressen, die wir als Sender ohne SMTP-Auth ausfindig machen konnten, sodass es unseren Kunden möglich war, die Einstellungen explizit für diese E-Mailadressen im E-Mailprogramm auf das SMTP-Auth-Verfahren anzupassen. Entsprechende Anleitungen dazu haben wir natürlich bereitgestellt.

Der Zeitraum betrug dabei 6 Wochen, sodass jeder Kunde, der Postfächer ohne SMTP-Auth nutzt, 6 E-Mails mit der Bitte um Änderung der Einstellungen erhalten hat.

 

Und, hat es gewirkt?

Ja, hat es! :)
Nach jedem Versand der Informationsmails hatte unser Kundenservice ordentlich zu tun, weil betroffene Kunden telefonisch und per E-Mail vermehrt um Unterstützung bei der Änderung im E-Mailprogramm baten und das freut uns!

Natürlich deshalb, weil wir unseren Kunden sowieso immer gerne helfen, aber natürlich auch, weil unseren Mails von so vielen Kunden Beachtung geschenkt und so im Laufe der 6 Wochen ein großer Teil der Postfächer korrekt eingestellt wurde.

 

Der große Tag der Deaktivierung

Am 2.9.2013 war es dann so weit, die verantwortlichen Techniker haben nach und nach die Anmeldungsmethode via SMTP-after-POP auf unseren Postausgangsservern gesperrt.

Warum nicht alle auf einmal?

Wir haben uns gegen eine Deaktivierung von SMTP-after-POP für alle Postfächer gleichzeitig entschieden, damit das Anfragevolumen nicht plötzlich zu stark ansteigt. Durch die Deaktivierung in einzelnen Etappen konnten wir sämtliche Rückfragen unserer Kunden ohne ungewöhnlich lange Wartezeiten entgegennehmen und bearbeiten.

Die Sperrung von SMTP-after-POP erfolgte alphabetisch, wobei wir für eine gleichmäßige Aufteilung zuvor ausgewertet haben, wie viel Prozent der Postfächer mit welchem Anfangsbuchstaben beginnen.

Wie hat sich die Umstellung intern ausgewirkt?

Nach 2 Tagen, also am 3.9.2013, wurde die Umstellung dann – ohne Probleme! :) – für sämtliche Postfächer erfolgreich abgeschlossen.

Ein erhöhtes Anfragevolumen haben wir natürlich trotz aller Informationsmails erwartet, umso schöner, dass der Kundenservice in dieser Zeit voll besetzt war und sich Kollegen sogar (selbstverständlich freiwillig!) bereit erklärt haben, geplante Urlaube zu verschieben um während und nach der Umstellung anwesend zu sein.

Schon während unsere Techniker die Deaktivierung vorgenommen haben, stieg die Menge an Anfragen natürlich an, auch jetzt noch erhalten wir einige Rückfragen zur Änderung der Einstellungen im E-Mailprogramm, die wir aber – wie wir denken – in sehr zufriedenstellenden Antwortzeiten bearbeiten und lösen können.

 

Abschließend…

Wir freuen uns sehr, dass so viele Kunden auf unsere E-Mails reagiert haben, sodass die Authentifizierung an den Postausgangsservern größtenteils bereits vor der Umstellung über SMTP-Auth erfolgte.

Ganz besonders schön ist es aber auch für uns, dass wir so eine Möglichkeit zum Versand von Spamnachrichten über unser System verhindern und somit wieder einen Teil zur Spambekämpfung beitragen können!

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Am 22. Juli 2013 von Anna veröffentlicht in Allgemein
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POP3, IMAP oder ManagedExchange?

Beim Einrichten eines E-Mailpostfachs hat man die Qual der Wahl:
POP3, IMAP oder ManagedExchange.

Aber was ist am besten?

Für welche Art des Abrufs man sich entscheiden sollte, hängt davon ab, wie das Postfach genutzt werden soll und welche Anforderungen man hat. Daher möchten wir die verschiedenen Arten des Abrufs in diesem Beitrag vergleichen.

 

POP3

Bei der Verwendung von POP3 werden die Nachrichten direkt durch das E-Mailprogramm abgeholt und lokal auf dem Rechner gespeichert. Das bedeutet, dass das Postfach auf dem Server nach dem Abruf wieder leer ist und somit der zugewiesene Speicherplatz wieder vollständig zur Verfügung steht.

POP3 wird inzwischen nicht mehr so häufig verwendet und gilt teils schon als etwas „veraltet“. Nicht ganz zu Unrecht, seit serverseitige Backuplösungen immer mehr erwünscht sind und fast jeder seine E-Mails über mehrere verschiedene Endgeräte abruft.

Aber es gibt nach wie vor auch gute Gründe, POP3 zu nutzen.

Sinnvoll ist der Einsatz von POP3 dann, wenn die Gesamtgröße des Postfachs relativ gering ist.
Durch den Abruf der Nachrichten in das E-Mailprogramm wird das Postfach auf dem Server immer wieder geleert, so dass der serverseitige Speicherplatz wieder frei wird und neue E-Mails entgegengenommen werden können.

Weiter bieten die meisten E-Mailprogramme die Möglichkeit, die Nachrichten noch für einen bestimmten Zeitraum auf dem Server zu lassen und erst nach Ablauf dieses Zeitraums komplett vom Server zu löschen. Dadurch kann man Nachrichten, die z.B. versehentlich im E-Mailprogramm gelöscht wurden, auf dem Server (über Webmail) nochmals abrufen.
Außerdem können die Nachrichten auf dem Server so in unserem nächtlichen Backup gesichert werden.
Hierbei muss beachtet werden, dass dies nur für den Posteingang gilt. Eigene Unterordner, gelöschte und gesendete Nachrichten, etc. sind dabei nicht enthalten, da diese bei POP3 nicht mit dem Server synchronisiert werden.

 

IMAP

Beim Abruf der E-Mails via IMAP synchronisiert sich das E-Mailprogramm mit dem Server und stellt das Postfach also genau so dar, wie es auf dem Server vorhanden ist.
IMAP wird inzwischen recht viel verwendet, da alle Endgeräte (z.B. Rechner, Smartphone, etc.) den gleichen Datenbestand, also den des Postfachs auf dem Server, wiedergeben und synchronisieren.

Einfach ausgedrückt: Eine E-Mail, die unterwegs vom Handy aus verschickt wurde, erscheint auch auf dem Rechner zu Hause im Ordner für gesendete Nachrichten.

Das hat den Vorteil, dass neben den Nachrichten des Posteingangs auch alle anderen Ordner, also z.B. der Papierkorb, der Ordner für gesendete Nachrichten sowie eigene Ordner im nächtlichen Backup erfasst werden können.

Da bei IMAP die Mails direkt auf dem Server, und nicht wie bei POP3 auf dem Rechner gespeichert werden, wird der zur Verfügung stehende Speicherplatz des Postfachs natürlich mehr belastet. Insgesamt können derzeit bis zu 4 GB Speicherplatz an ein einzelnes Postfach zugewiesen werden. Ist eine Auslastung von 70 % erreicht, schickt unser Mailsystem automatisch eine Warnung an das betroffene Postfach.
Um wieder Speicherplatz freizugeben, gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Wurden dem Postfach noch nicht die maximale Postfachgröße von 4 GB zugewiesen, kann der Mailspeicherplatz über das Kundenmenü unter dem Menüpunkt „E-Mailadressen / ManagedExchange“ erhöht werden
  • Nicht mehr benötigte Mails können gelöscht werden
  • Die E-Mailadresse kann über das Kundenmenü z.B. auf archiv@domain.tld umbenannt und dann mit dem ursprünglichen Namen neu eingerichtet werden. Die Adresse archiv@domain.tld ist dann nach wie vor erreichbar, so dass die Nachrichten abgerufen werden können, das neue Postfach mit dem ursprünglichen Namen ist leer und kann somit wieder Nachrichten empfangen
  • Die Nachrichten des Posteingangs können per POP3 komplett auf den Rechner heruntergeladen und dann auf dem Server gelöscht werden

 

ManagedExchange

ManagedExchange-Postfächer bieten im Vergleich zu POP3/IMAP-Postfächern neben dem E-Mailempfang und -versand nochmal eine Vielzahl weiterer Funktionen, die gerade im geschäftlichen Gebrauch äußerst nützlich bzw. für viele sogar unentbehrlich sind.

Insbesondere muss dabei die Synchronisation der E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Kalender vom Server zu verschiedenen Endgeräten erwähnt werden, durch die eine einfache Verwaltung der Daten möglich ist.
Fast jeder hat mittlerweile neben dem normalen Desktoparbeitsplatz ein zweites oder sogar drittes Endgerät wie einen Laptop, ein Touchpad oder natürlich ein Smartphone. Und wie praktisch ist es, wenn man unterwegs auf dem Handy einen Termin speichert, an den man später am Rechner über das Outlook erinnert wird? Auch eine Backuplösung aller dieser Daten ist selbstverständlich vorhanden.

Weiter besteht die Möglichkeit, bestimmte Bereiche des eigenen Postfachs für andere ManagedExchange-Nutzer der gleichen Domäne freizugeben, sodass diese auf das Postfach zugreifen und Daten lesen, erfassen oder ändern dürfen.

Um den Funktionsumfang und dessen Nutzen im Alltag zu verdeutlichen, haben wir ein Video über ManagedExchange bereitgestellt.

Wer also sein Postfach nicht nur für die Verwaltung von E-Mails, sondern auch für die Synchronisation von Kontakt- und Kalenderdaten und Aufgaben nutzen möchte, sollte sich für ein ManagedExchange-Postfach entscheiden.

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Am 5. März 2013 von Anna veröffentlicht in Allgemein
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Einrichtung individueller Mailfilter

Der MailfilterEASY, der für E-Mail-Postfächer bei uns genutzt werden kann, bietet Sicherheit vor Spam- und Virenmails mit den Möglichkeiten, virenverseuchte E-Mails zu verwerfen und erkannte Spammails im Betreff mit dem Zusatz [SPAM] zu markieren, zu verwerfen oder abzulehnen.

Über das Kundenmenü jedoch besteht zusätzlich die Option, eigene Mailfilter anzulegen und somit z.B. eine Whitelist zu erstellen oder bestimmte Absender immer abzulehnen. Dazu können Regelvorlagen erstellt werden, die über einen Assistenten gleichzeitig mehreren Postfächern zugewiesen werden können. Ebenso besteht die Möglichkeit, nur für ein bestimmtes Postfach eigene Filter zu erstellen.
Bitte beachten Sie, dass der MailfilterEASY, sofern dieser aktiviert ist, vor den eigenen Regelvorlagen greift.

Eine Änderung der MailfilterEASY Einstellungen ist für einzelne Postfächer über “E-Mailadressen / ManagedExchange” möglich, indem Sie das Postfach editieren und dann die Auswahl “Spamnachrichten sollen…” entsprechend anpassen. Eine Änderung der Einstellungen für mehrere Postfächer gleichzeitig kann unter dem Menüpunkt “Informationen” vorgenommen werden. Klicken Sie bitte auf die Registerkarte „MailfilterEASY” und dann auf „MailfilterEASY konfigurieren”.

Mailfilterzuweisung

Mailfilter für ein einzelnes Postfach erstellen

Um einen Mailfilter für ein einzelnes Postfach zu erstellen, muss das Postfach über den Menüpunkt “E-Mailadressen / ManagedExchange” editiert werden. Wird nun die Option “Individuell gefiltert werden” angehakt, erscheint die Option “Eigene Mailfilter zuweisen”. Über “Neue Filterregel erstellen” können nun neue Mailfilter angelegt werden, die dem Postfach direkt zugewiesen werden.

filterung-postfach

Vergessen Sie anschließend bitte nicht, die Änderungen ganz unten über „Alle Änderungen übernehmen“ zu speichern!

Regelvorlagen erstellen und Massenzuweisung

Über den Menüpunkt “Regelvorlagen” im Kundenmenü können neue Regelvorlagen angelegt werden. Sobald der Mailfilter erstellt wurde, kann die Zuweisung unter der Registerkarte “Regelvorlagen zuweisen” über “Assistent zum Zuweisen von Regelvorlagen starten” erfolgen.

Whitelist oder Blacklist

Bei einer Whitelist werden Absenderadressen festgelegt, deren E-Mails immer zugestellt werden sollen. Umgekehrt kann bei einer Blacklist definiert werden, welche Absender immer abgelehnt werden sollen. Da diese beiden Varianten sehr häufig gewünscht werden wird folgend beschrieben, wie die Filter dafür eingerichtet werden müssen.

Blacklist

Um eine Blacklist zu erstellen, also um bestimmte Absender dauerhaft zu blockieren, muss keine Änderung an den Einstellungen des MailfilterEASYs vorgenommen werden, lediglich ein neuer Filter muss zusätzlich erstellt werden, der die unerwünschten Absender blockiert.

Erstellen Sie also wie oben beschrieben einen neuen Filter oder eine neue Regelvorlage. Unter “Bedingungen” muss nun die Option “bestimmte Wörter in der Absenderadresse enthalten” angehakt werden. Nun können die unerwünschten E-Mailadressen eingefügt werden. Über “Weiter >>” kann nun in den “Aktionen” festgelegt werden, was mit den E-Mails passieren soll.

Für eine Blacklist steht die Option “verworfen werden” zur Verfügung. Soll der Absender über die Ablehnung seiner E-Mail informiert werden, kann zusätzlich die Option “eine automatische Antwort veranlassen” gewählt werden. Ausnahmen sind nicht notwendig. Nun muss noch ein Name für die Regel vergeben werden, z.B. “Blacklist”, dann kann sie direkt genutzt werden.

blacklist

Whitelist

Für eine Whitelist muss der MailfilterEASY deaktiviert werden (Spammails sollen… “normal zugestellt werden”), da dieser vor den individuellen Filtern greift und so die E-Mail gegebenenfalls filtern würden, bevor die Whitelist überhaupt zu tragen kommt. Der Virenfilter kann und sollte aktiviert bleiben. Damit dennoch ein Spamfilter aktiv ist, kann der MailfilterEASY über die individuellen Filter nachgebildet werden. Beschrieben wird nun also, wie ein eigener Spamfilter mit Ausnahmen bestimmter E-Mailadressen angelegt wird.

Es muss eine neue Regel (oder Regelvorlage) erstellt werden. Als „Bedingung“ wird ausgewählt, dass E-Mails gefiltert werden sollen, die einen Spamlevel ab dem Wert 6 haben. Vereinfacht gesagt bedeutet dies, dass mindestens 6 Spamkriterien erfüllt sein müssen, damit der Filter greift. Das entspricht dem MailfilterEASY.

Unter „Aktionen“ kann nun gewählt werden, was mit den erkannten Spammails passieren soll.
Sie könnten also z.B. in einen Unterordner verschoben, verworfen und automatisch beantwortet oder im Betreff mit einem Zusatz versehen werden.

In den „Ausnahmen“ können die E-Mailadressen definiert werden, die nie gefiltert werden sollen. Dazu wird die Option „bestimmte Wörter in der Absenderadresse enthalten“ gewählt, nun können die Absenderadressen eingetragen werden.

Geben Sie der Regel nun noch einen Namen und weisen sie an die gewünschten Postfächer zu.

whitelist

Neben der Black- und Whitelist gibt es natürlich noch unzählige andere Varianten für die individuelle Mailfilterung!

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Am 10. Mai 2012 von Sara veröffentlicht in Allgemein
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Kleine Verbesserung bei Providerwechsel

Seit gestern ist eine kleine aber oft hilfreiche Verbesserung aktiv. Diese richtet sich an Kunden, die eine oder mehrere Domainnamen von einem anderen Anbieter zu uns übertragen möchten.

Bisher war es so, dass in diesen Fällen nach der erfolgreichen Übertragung bis zu drei Stunden vergehen konnten, bevor der E-Mailverkehr für die gerade transferierte Internetadresse wieder einwandfrei funktioniert hat. Diese – wenn auch kurze – Beeinträchtigung im Rahmen des Providerwechsels hat uns gestört, weshalb wir sie nun abgestellt haben.

Dementsprechend ist ab sofort für neue wie transferierte Domainnamen die Nutzbarkeit für den E-Mailverkehr ab dem Moment der Registrierung bzw. erfolgreichen Übertragung möglich. Die bisherige Wartezeit von bis zu drei Stunden entfällt. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass bei den Domaineinstellungen unser Nameserver für die E-Mailnutzung eingestellt worden ist; standardmäßig ist das selbstverständlich der Fall.

Ein Providerwechsel zu uns ist nun ohne jede Unterbrechung des E-Mailverkehrs möglich :-). Auch die Webseiten funktionieren unverändert bereits ab diesem Zeitpunkt, wobei sich natürlich eventuell noch nicht aktualisierte Einstellungen bei Internetprovidern unserem Einfluss entziehen (“die Server von DSL-Provider X ‘denken’ noch für einige Zeit, die Domain wäre unverändert bei Hoster H registriert und ‘fragen’ daher beim inzwischen veralteten Nameserver an”).

Am 7. März 2012 von Peter veröffentlicht in Allgemein
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Kurz notiert: Mehr Speicherplatz für optionale E-Mail-Postfächer

Der DomainManager, das Paket bei domainFACTORY für die zuverlässige und professionelle Domainverwaltung, kann optional mit Postfächern für die Abwicklung des E-Mail-Verkehrs ausgestattet werden.

Standen für diese bisher abhängig von der gebuchten Erweiterung 1 GB oder 2 GB Speicherplatz zur Verfügung, bieten diese Postfächer mit 2 GB bzw. 4 GB ab sofort doppelt so viel Platz für die Speicherung von E-Mails!

Besonders freuen wir uns, diese Anpassung des E-Mail-Speicherplatzes nicht nur neuen Buchungen, sondern auch bestehenden Kunden gewähren zu können: Alle entsprechenden E-Mail-Postfächer wurden automatisch mit dem verdoppelten Speicherplatz ausgestattet!

Alle Details zu den optional hinzu buchbaren E-Mail-Postfächern finden Sie bei Bedarf in den Produktdetails und der Preisliste von DomainManager.