Ein ehemaliger Kunde hat sich bei uns beschwert: Wir hätten ihm nun schon zum wiederholten Mal einen unserer Newsletter zugesendet, ohne dass er dem zugestimmt habe oder noch Kunde bei uns sei.
Selbstverständlich wäre das absolut nicht in Ordnung (und ein Systemfehler o.ä. gewesen), weshalb wir auch sofort eine Überprüfung bei der Technik und anderen Stellen eingeleitet haben. Dabei hat sich jedoch gezeigt, dass definitiv keine E-Mail an den Kunden aufgrund des frühreren Vertragsverhältnisses gesendet worden ist. Unsere Bitte um Zusendung der unerwünscht erhaltenen Mail inkl. Header ist bisher jedoch leider nicht beantwortet worden, was eine abschließende Aufklärung schwierig macht.
Einen Verdacht haben wir jedoch:
In den Stammdaten eines anderen Kunden ist eine E-Mailadresse hinterlegt, die dem Beschwerdeführer gehört. An diese E-Mailadresse wurde der Newsletter aufgrund der Voreinstellung unseres Kunden auch tatsächlich gesendet. Vermutlich war dem Beschwerdeführer dieser Umstand gar nicht (mehr) bewusst oder der andere Kunde hat sich bei Angabe der E-Mailadresse vertippt.
Der Sachverhalt wurde zwischenzeitlich auch entsprechend dargelegt und wir sind gespannt, ob unsere Vermutung von dem ehemaligen Kunde bestätigt werden kann.
In den letzten Tagen kam es zum Versand von eBay-Phishing-Mails unter Nutzung unserer anonymisierten Reseller-Webmaildomain. Die Phishingmails wurden jedoch nicht über unsere Mailserver oder die Domain versendet, sondern durch DSL-Anschlüsse mit dynamischen IP-Adressen. Alle auf unsere Domain hinweisenden Daten (inkl. HELO-Eintrag im Header) wurden durch die Spamversender gefälscht.
Allgemeine Hintergrundinformationen für interessierte Anwender:
Neben unseren Mailfilter EASY bieten wir in den Tarifen ab “ManagedHosting” auch professionelle, serverseitige Mailfilter an. Damit können – neben der Filterung von Spam- und Virenmails – umfangreiche Regelsets (inkl. regulärer Ausdrücke (“RegExp”)) verwaltet werden.
Grundlage hierfür sind die konfigurierbaren Regelvorlagen, welche dann später beliebigen Mailpostfächern zugewiesen werden können.
Nachfolgend einige Beispiele, welche die enorme Vielseitigkeit dieser Regelvorlagen andeuten:
1. Eingehender Spam soll an eine spezielle Adresse verschoben und das Original gelöscht werden
2. E-Mails von einem Onlineshop mit Bestellungen von Kunden sollen eine SMS-Benachrichtigung auslösen und im Betreff noch einmal gesondert markiert werden (nicht jedoch, wenn die Mail zugleich als Spam markiert wurde – falls mal jemand den Shopabsender für Mailversand missbraucht)
3. Nachrichten von einem wichtigen Kunden sollen als Kopie an mehrere Team-Mitglieder weitergeleitet und die Originale in einem Unterordner meines Postfachs gespeichert werden
4. Scherzmails von Kollegen mit dem Wort “Scherzmail” im Betreff sollen gleich gelöscht werden (aber auf keinen Fall von Chef und Schatzi, selbt wenn diese eine Scherzmail senden)
5. Automatische Sortierung der E-Mails einer Mailingliste in den richtigen Unterordner des Mailpostfachs
6. Behandlung wichtiger E-Mails nach mehreren “oder”-Kriterien
Die so erstellten Vorlagen können nun einfach und unkompliziert für Postfächer zugewiesen werden, in dem das jeweilige Postfach editiert wird. Natürlich lässt sich auch die Sortierung ändern, um die Reihenfolge der Abarbeitung zu beeinflussen.
Für die meisten Anwender soll der Schutz vor Spam und Viren möglichst einfach erfolgen: Ein Mausklick und schon ist man vor – je nach Einzelfall – über 95-98% aller unerwünschten Massen- und Virenmails geschützt. Hierzu gibt es mehrere Möglichkeiten: Mailfilter EASY und die professionellen dF Mailfilter. In diesem Beitrag stellen wir die Mailfilter EASY vor. Diese sind in allen Tarifen für alle Postfächer kostenfrei enthalten.
Mailfilter EASY für schnellen Spam- und Virenschutz
direkte Konfiguration im Kundenmenü an zentraler Stelle oder bei jedem Postfach
für mehrere E-Mailpostfächer auf einmal: auf “Informationen” im Bereich “Spamschutz” der Navieliste klicken, dort dann den Reiter “Mailfilter EASY” auswählen und auf die Schaltfläche “Konfigurieren” klicken. Es können jetzt Spam- und Virenschutz für alle oder einige der eingerichteten Postfächer “auf einen Schlag” aktiviert (bzw. deaktiviert) werden
für eine einzelne E-Mail-Adresse: Rufen Sie die E-Mailübersicht durch Klick auf “E-Mailadressen / ManagedExchange” in der Navileiste auf. Editieren Sie das gewünschte Postfach. Klicken Sie nun “E-Mails an dieses Postfach sollen auf Spam und Viren überprüft werden” an. Sie können dabei festlegen, ob Sie Viren und/oder Spammails filtern möchten und was mit erkannten Spamnachrichten geschehen soll. Hierbei stehen die Optionen “ablehnen” (“sorry, einliefernder Mailserver, diese E-Mail nehmen wir nicht an”), “verwerfen” (= löschen nach Annahme) , im Betreff markieren (“[SPAM]“) und “normal zustellen” zur Verfügung. Wie empfehlen übrigens “ablehnen”, da wir hierbei Spam gar nicht erst annehmen. Das reduziert die Erfolgsquote der Versender und entlastet obendrein die Mailserver.
Für die Mehrheit unserer Kunden ist das sicherlich der beste und schnellste Weg, um sich von lästigen E-Mails zu befreien. Darüber hinaus bieten wir natürlich auch für Anwender, die individuelle und serverseitige Filter verwenden möchten, umfangreiche Möglichkeiten an. Diese stellen wir in einem gesonderten Beitrag vor.
Regelmäßig erreichen uns Anfragen, ob man für die Nutzung von ManagedExchange zu uns umziehen oder seine bisherige (Freemail-)Adresse aufgeben muss. Die Antwort lautet in beiden Fällen: nein. Denn ManagedExchange kann mit jeder E-Mailadresse genutzt werden, die zumindest das Forwarding eingehender Nachrichten erlaubt. Also auch mit z.B. GMX & Co. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, die dennoch immer wieder für positive Überraschung sorgt (weil es eben bei Marktbegleitern wohl doch häufig nicht geht).
[Edit 2010-03-19: Leider müssen wir diesen Beitrag aktualisieren: Da z.B. GMX das "SPF" nutzt, kann eine Nutzung von solchen E-Mailadressen bei uns dazu führen, dass Zielserver solche Mails mit einem höheren Spamscore einstufen oder ganz ablehnen. Grundsätzlich betrifft dies alle Anbieter, die SPF für ihre E-Mailadressen automatisch und unumgänglich nutzen. Dies entzieht sich insgesamt unserem Einfluss. Im Zweifelsfall sollte daher der Kundenservice des Mailadressenanbieters kontaktiert werden, wenn eine nicht bei uns gehostete E-Mailadresse mit einem bei uns gehosteten Exchange-Account genutzt werden soll.]
