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22. Juli 2014
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Rechnungen: Was so alles geht…

Unter dem Menüpunkt “Rechnungen” im Kundenmenü sind alle Rechnungen zu finden, die wir je zu der eingeloggten Kundennummer erstellt haben. (mehr …)

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18. November 2013
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Immer wieder schade…

Wer selbst mit Kunden zu tun hat, kennt sicher das Problem der „Nichtzahler”.

Natürlich, dass eine Rechnung zurückgeht, das kann jedem mal passieren. Da ändert man die Bankverbindung, vergisst, ein Unternehmen zu informieren, und schon hat man die Mahnung im Postfach. Oder eine unerwartet hohe Rechnung hat das Konto für diesen Monat etwas arg belastet, sodass die Bank eine Lastschrift zurückgehen lässt. Aus welchem Grund auch immer, das kann passieren und wir verstehen das schon.

Im Falle einer Rücklastschrift informieren wir unsere Kunden über mindestens 30 Tage einmal pro Woche über die offenen Posten und bitten um Überweisung. Die 30 Tage reichen nicht? Auch kein Problem – kann ja mal vorkommen, dass man den Rechnungsbetrag innerhalb dieses Zeitraums nicht aufbringen oder überweisen kann. Wenn wir das wissen, (ja, zumindest eine kurze Information per Telefon oder Mail bräuchten wir dann schon ;) ) verlängern wir auch gerne mal das Zahlungsziel. Es ist ja nicht in unserem Interesse, den eigentlich zahlungswilligen Kunden Probleme zu bereiten.

Wobei wir auch gerne schon vor der Abbuchung Bescheid wüssten, wenn es zu einer Rücklastschrift käme und wir somit die Abbuchung gar nicht erst veranlassen, sondern um Überweisung bitten würden.

Nun, ärgerlich ist es natürlich, wenn keine Zahlung oder Reaktion erfolgt, so dass wir den Account nach Ablauf der 30 Tage sperren müssen.

(Und falls nun die Frage aufkommt – müssen wir? Klare Antwort: Ja.  Werden die Dienstleitungen nicht bezahlt, können wir diese nicht weiter unbezahlt zur Verfügung stellen. Würden wir auf die Bezahlung der offenen Posten verzichten und weiterhin unsere Leistungen anbieten, müsste dieses „Verlustgeschäft“ früher oder später negative Auswirkungen auf die Tarifpreise haben. Unsere zahlenden Kunden sollen aber keinesfalls höhere Tarifpreise bezahlen, weil andere Kunden die Leistungen nicht oder erst Monate/Jahre später bezahlen.)

Die Rücklastschrift und unsere Zahlungserinnerungen wurden vom Kunden nicht bemerkt – erst jetzt, wo der Account gesperrt ist, wird das Versäumnis wahrgenommen?
Kein Thema. Auch hierfür haben wir Verständnis. Jetzt bitten wir aber dann doch dringend um die Überweisung des Rechnungsbetrags. Freischalten würden wir eigentlich dann, wenn das Geld bei uns eingegangen ist.
Es eilt und so lange darf der Account auf keinen Fall gesperrt bleiben, er wird dringend benötigt? Klar, das sehen wir ein. Da wir aber auch gerne einen baldigen Geldeingang feststellen würden, geben wir den Account zwar schon gerne vorzeitig (mit dem deutlichen Hinweis „einmalig“) frei, hätten dafür aber gerne einen Überweisungsbeleg.

Das Ganze kommt nochmal vor? Wieder ging eine Lastschrift zurück, auf unsere Mahnungen erfolgte keine Reaktion und der Account wurde daher erneut gesperrt? Dann ist es aber so dringend, dass sofort eine Freischaltung erfolgen muss? Also eigentlich ist ja vom letzten Mal bekannt, wie das läuft und wir hatten auch gesagt, wir schalten nur einmalig vorzeitig frei… Aber dennoch haben wir uns schon öfters für eine Ausnahme entschieden.

Aber irgendwann ist auch unser Verständnis diesbezüglich etwas überstrapaziert. Müssen wir der Bezahlung bei fast jeder Rechnung „hinterherlaufen“ und der Kunde hat scheinbar gar kein Interesse, pünktlich zu bezahlen, möchten wir den Aufwand, der mit der Prüfung des Überweisungsbelegs und der manuellen Freischaltung verbunden ist, nicht mehr auf uns nehmen. Geht das Geld bei uns ein, wird der Account automatisch wieder freigeben, darauf verweisen wir den Kunden dann.

Sehr, sehr bedauerlich ist es dann, wenn wir Kunden schon viele Ausnahmen eingeräumt haben, immer wieder erklärt haben, wie und wann die Sperrung erfolgt und welche Kontaktmöglichkeiten es gibt und dann doch eine erneute Sperrung aufgrund Zahlungsverzugs erfolgt. Leider kommt es sogar immer wieder vor, dass wir dann in sozialen Netzwerken lesen müssen, unsere Server seien angeblich nicht erreichbar (aber kein Wort von dem vielmaligen Zahlungsverzug und der Sperrung infolge dessen) oder wir würden „einfach so“ sperren und dann den Account nicht mehr freigeben.

Wir kommen unseren Kunden ja immer gerne entgegen und bringen viel Verständnis für die Umstände, durch die es zu dem Zahlungsverzug kam, auf. Aber irgendwann müssen wir dann doch eine Grenze ziehen. Schade, wenn wir dann so negative Reaktionen wie öffentliche Postings  über die Nichterreichbarkeit unserer Dienste ohne den Hintergrund der mehrfach nicht bezahlten Rechnungen und dem vorherigem Entgegenkommen unsererseits finden müssen.

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28. September 2011
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Digital signierte Rechnungen weiterhin sinnvoll?

Nachdem der Bundesrat inzwischen das “Steuervereinfachungsgesetz 2011″ und somit auch Erleichterungen bei elektronischen Rechnungen beschlossen hat, stellt sich die Frage nach der weiteren Vorgehensweise. Denn im Gegensatz zu bisherigen Regelung ist nun nicht länger eine “qualifizierte elektronische Signatur” (§ 14 Nr. 3 Ziff. 1 UStG) verpflichten vorgeschrieben, damit eine elektronisch erstellte und übermittelte Rechnungen den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes genügt.

Vielmehr “legt” gemäß des neuen § 14 Nr. 1 UStG nun “jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren erreicht werden”.

Also schalten wir die Funktion zu digitalen Rechnungssignatur morgen ab? Nein, ganz so schnell geht es dann doch nicht. Denn derzeit ist noch unklar, welche Anforderungen sich in der Praxis aus der neuen Formulierung konkret ergeben werden und wie Prüfer des Finanzamtes die verschiedenen Möglichkeiten der innerbetrieblichen Kontrollverfahren einschätzen werden. Hier besteht Klärungsbedarf, damit am Ende nicht die im Einzelfall getroffenen Entscheidungen bei einer Prüfung zu Schwierigkeiten führen und den Steuerabzug beim Rechnungsempfänger gefährden.  Die damit verbundenen Unsicherheiten möchten wir unseren Kunden ersparen. Daher belassen wir vorerst alles wie es ist und halten die für uns teure und technisch aufwändigere qualifizierte digitale Signatur von Rechnungen erst einmal aufrecht.

Weiterführende Links:


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20. Mai 2011
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Blick in die Zukunft: Kostenfreie Rechnungsvorschau mit Vorausbenachrichtigung

“Immer noch ein Stück besser werden”: mit diesem Ziel vor Augen arbeiten wir seit inzwischen mehr als zehn Jahren an der laufenden Weiterentwicklung unserer Hosting- und Serviceangebote. Dabei haben wir stets unsere Kunden und deren Bedürfnisse im Blick.

Dies gilt auch bei der aktuell erfolgten Einführung unserer neuen Rechnungsvorschau mit Vorausbenachrichtigung, die Ihnen einen “Blick in die Zukunft” ermöglicht. Dabei stehen mehrere neue Möglichkeit zur Verfügung, durch die sich die Verwaltung von bei uns genutzten Leistungen erleichtert und bereits vorab eine Information über anstehende Rechnungen, deren Posten und Höhe möglich ist.

Die Möglichkeiten im Einzelnen:

“Nächste Rechnung”: Je nach Einstellung erfolgt eine Vorschau der nächsten Rechnung (egal wann diese erfolgen wird) oder die Anzeige aller in einem Zeitraum von 14 Tagen bzw. einem Monat anfallenden Rechnungen. Hierbei berücksichtigen wir den aktuellen Ist-Stand (gekündigte Leistungen, Fälligkeiten, usw.).

 

Vorausbenachrichtigung: Auf Wunsch erhalten Sie über voraussichtlich innerhalb von 14 Tagen bzw. einem Monat anfallenden Rechnungsposten automatisch eine Erinnerungs-E-Mail. Dabei können Sie festlegen, ob die Mail nur versendet werden soll, wenn ein gewisser Mindesteinzel- oder Rechnungsgesamtbetrag überschritten wird. Auch dies ist einfach im Kundenmenü einstellbar:


 

Rechnungsvorschau der zu erwartenden Rechnungen: Sie haben die Möglichkeit, sich – je nach Einstellung – für die nächste Rechnung oder die nächsten Rechnungen im gewählten Zeitraum eine Rechnungspostenvorschau ausgehend vom Ist-Stand anzeigen zu lassen. Dadurch sehen Sie, welche Posten die zukünftige Rechnung voraussichtlich enthalten und welche Kosten anfallen werden.

 

Die neuen Möglichkeiten bieten dabei in der Praxis mehrere Vorteile:

  • bessere Kenntnis anstehender Rechnungen
  • Vorab-Information über fällig werdende Leistungen
  • je nach gewählter Einstellung und Zeitraum besteht die Möglichkeit zur rechtzeitigen Kündigung von nicht mehr benötigten Leistungen (Erinnerungsfunktion)
  • Keine unerfreulichen Überraschungen bei Rechnungsstellung
  • Möglichkeit der rechtzeitigen Disposition um Rücklastschriften oder Zahlungsengpässe zu vermeiden

Alle neue Funktion steht bereits im Kundenmenü unter “Rechnungen” zur Verfügung. Wird im Reiter “Einstellung” kein Zeitraum für die Vorausbenachrichtigung gewählt, erfolgt im Reiter “Nächste Rechnung” immer die Anzeige der nächsten Rechnung, egal, wann diese fällig wird. Anderenfalls erfolgt statt dessen die Anzeige der im gewählten Zeitraum voraussichtlich fällig werdenden Rechnungen. So kann jeder Kunde abhängig vom individuellen Bedarf eine für ihn bestmögliche Einstellung wählen. Für den einen Nutzer ist dabei eine reine Anzeige der nächsten Rechnung die richtige Wahl, für einen anderen Anwender hingegen die Anzeige und Vorausbenachrichtigung über alle in z.B. 14 Tagen fällig werdenden Rechnungen mit einem Betrag von mindestens 100 €.

Bitte beachten Sie, dass alle Angaben auf einer Momentaufnahme basieren und Änderungen wie Kündigungen, Bestellungen, usw. nicht berücksichtigt werden können.

Übrigens: Im Rahmen der Einführung der neuen Funktionen haben wir auch gleich noch die Rechnungsansicht überarbeitet und deutlich “verschönert”. Gerade Kunden mit vielen Rechnungen werden dies sicherlich zu schätzen wissen:

Ergänzend sei an dieser Stelle auf unser Forenposting verwiesen.

Allen Kunden nun viel “Spaß” und Erfolg beim testen der neuen, für Sie hoffentlich nützlichen und einen Mehrwert bietenden, Funktionen. :-)

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17. Mai 2011
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Wenn einmal der Wurm drin ist…

…kostet die Fehlerbehebung jede Menge Zeit und Nerven. Dies gilt vor allem in der Buchhaltung. Dabei war das Problem am Anfang eigentlich eher überschaubar: Ein Kunde mit zwei Kundennummern wollte die offenen Posten für beide Kundennummer mit einer gemeinsamen Überweisung ausgleichen. Leider hat er dabei nicht beide betroffenen Kundennummern angegeben, weshalb unser System die Zahlung den offenen Posten nur einer der beiden Kundennummer zugeordnet hat. Normalerweise erkennen wir so etwas manuell und greifen korrigierend ein, in diesem einen Fall hat das aber leider nicht geklappt.

Soweit wäre das nur eine kleine Unannehmlichkeit gewesen, die sich durch eine einfache Umbuchung hätte leicht beheben lassen. Inzwischen wurde dem Kunden jedoch das durch die vermeintliche Überzahlung entstandene Guthaben zusammen mit einem alten Guthabenbetrag zurück überwiesen. Unser Kunde hat also letztendlich auch den Teil seiner Zahlung zurück erhalten, der falsch zugeordnet worden (und auf dem zweiten Kundenkonto weiterhin offen gewesen) ist.

Was nun? Der einfachste Weg wäre es gewesen, wenn unser Kunde die bei ihm eingegangene Zahlung (für die es ja keinen Beleg geben hat) einfach an uns zurücküberwiesen hätte (“Korrektur fehlerhafter Überweisung von Ihnen”). Leider war diese Option auf Kundenseite versperrt.

Statt dessen haben wir also, nach mehrfacher manueller Berechnung dessen, was eigentlich gewollt gewesen wäre, eine Korrekturabrechnung erstellt. Bei dieser wurden sämtliche relevanten Posten und die Korrektur des fehlerhaft zugewiesenen Teilbetrages aufgenommen. Als Rechnungsbetrag verblieb somit die zu viel an den Kunden überwiesene Summe, welche nun wieder bei der entsprechenden Kundennummer offen ist und gegen Beleg überwiesen werden kann. Umgekehrt ist der bei der anderen Kundennummer bisher noch vorhandene offene Posten ausgeglichen. Unterm Strich ist also beim Kunde und bei uns alles wieder auf “Null”, sobald er den nun ausstehenden Betrag überwiesen hat.

Nachdem eine den Fehler korrigierende Zurück-Überweisung des zu viel an den Kunden ausgezahlten Betrages nicht möglich gewesen ist, war dies die einzige Lösungsmöglichkeit. Um uns für den entstandenen Mehraufwand beim Kunden zu entschuldigen, haben wir ihm zudem eine Gutschrift in Höhe von 25 € ausgestellt, um den sich der fällige Betrag direkt verringert. Damit hoffen wir nun, ein gutes Ende in diesen für uns intern etwas aufreibenden Fall gefunden zu haben. Zum Glück (toi, toi, toi) passiert so etwas alle Jubeljahre nur einmal. Ansonsten wären wir hier bald urlaubsreif ;-).

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4. April 2011
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99,36% Nachlass

Mehr Besucher heißt auch: mehr Traffic. Das musste nun ein Kunde schmerzlich am eigenen Leib erfahren, der in Folge eines enormen (aber beabsichtigten) Datenabrufs eine Rechnung in Höhe von 7.848,75 € erhalten hat. Dabei hätte er auch einfach eine Traffic-Flatrate buchen und somit die entstandenen Kosten vermeiden können.

Genau das haben wir dem Kunden nun auch geraten und die angefallenen Gebühren auf pauschal 50,00 € reduziert. Das ist immer noch mehr, als die Traffic-Flatrate kostet, beinhaltet aber auch den bei uns bereits entstandenen und noch entstehenden manuellen Aufwand. Wir hoffen, dass er den Nachlass dennoch fair findet und nun vor allem endlich die Trafficflatrate bucht.

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15. September 2010
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PostIdent-Formular fehlerhaft ausgefüllt

Die von uns eingesetzten Signaturkarten für die digitalen Rechnungssignaturen laufen Ende des Jahres aus, weshalb wir neue Karten bei unserem Dienstleister beantragt haben. Um den Anforderungen des Signaturgesetztes zu genügen, ist eine Identifikation des Antragstellers mittels PostIdent erforderlich. Diese haben wir durch eine Postfiliale in München vornehmen lassen.

Nun hat uns die Mitteilung der für die Zertifikatausstellung zuständigen Stelle erreicht. Demnach hat der Postmitarbeiter eines der PostIdent-Formulare fehlerhaft ausgefüllt; eine Bearbeitung ist daher nicht möglich. Das Formular wurde nun direkt an die Poststelle zur Reklamation gesendet. Hoffentlich geht dort oder auf dem Postweg nichts schief und die Ausstellung zügig weiter.

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9. August 2010
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Doppelte Belastung

Heute melden sich Kunden bei uns, die sich über die doppelte Belastung einer fälligen Rechnung beschweren. Das Problem ist derzeit noch sehr mysteriös, da wir einen Fehler bei uns zumindest nach der ersten Kontrolle ausschließen können:

  • Die betroffenen Debitorenkonten sind nur mit dem richtigen Betrag und Anzahl der Buchungen belastet (= keine doppelt in unserem Buchungsfile enthaltenen Buchungen und keine doppelte Verarbeitung der Buchungsdatei in unserer Buchhaltungssoftware)
  • Auf unserem Konto wurde nach Durchführung der Sammellastschrift zumindest bisher nur eine Gutschrift in richtiger Höhe vorgenommen (= kein doppelter Einzug der DTAUS-Lastschriftdatei durch uns ersichtlich)
  • Die auf unserem Konto gutgeschriebene Summe ist richtig (= kein Fehler in der DTAUS-Datei an sich)

Derzeit stehen wir mit unserer Bank in Kontakt, die eine Überprüfung vornimmt. Eventuell wurde dort durch einen Systemfehler die Verarbeitung der durch uns online übermittelten Lastschriften doppelt vorgenommen? Wobei dann ja auch eine doppelte Gutschrift bei uns hätte erfolgen müssen, was aber eben – siehe oben – nicht der Fall ist.

Mysteriös, mysteriös. Und ärgerlich für die Kunden. :-(

(Natürlich werden wir, falls die Bank den Fehler nicht ganz zeitnah von selbst korrigieren und die doppelten Buchungen “zurückholen” kann alle betroffenen Kunden selbstständig informieren und diese auch über die weitere Vorgehensweise informieren.)

…und hier direkt noch ein
[Update]

Leider lag das Problem im Detail und doch bei uns (Übermittlungsfehler bei einigen Buchungen, weshalb die Buchhaltung davon ausgehen musste, dass die Belastung nicht erfolgt ist. Gleichzeitig ist eine sonst übliche Warnanzeige beim erneuten Einzug (“Sicher? Diese Buchung wurde bereits übermittelt”) nicht erfolgt :-(. Durch den gesonderten Vorgang hat der o.g. Erstecheck leider das Problem auch nicht gleich offenbart.

Unsere Bank führt für alle betroffenen Kunden nun eine automatische Korrekturüberweisung vor, d.h. niemand muss selbst aktiv werden. Eine entsprechende Information wird nun gleich von uns darüber hinaus an alle betroffenen Partner versendet. Sofern bereits eine Rückbuchung erfolgt ist, fallen selbstverständlich weder Bank- noch Rücklastschriftgebühren an. Sollte einem Kunden zudem ein Schaden entstanden sein (Überziehungszins, Bankgebühr, o.ä.) werden wir diesen natürlich erstatten.

Als Konsequenz haben wir unsere bereits umfangreiche und auch korrekt abgearbeitete Checkliste noch um einen weiteren Prüfpunkt erweitert, der auch den heute aufgetretenen Spezialfall abdeckt. Damit in Zukunft aus diesem Grund auf keinen Fall erneut eine Lastschrift schief laufen kann. Zudem stehen wir mit dem Softwarehersteller in Kontakt, um die nicht erfolgte Warnanzeige, die den Fehler abgefangen hätte, aufzuklären.

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13. November 2009
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Monatliche Sammelrechnung

Normalerweise stellen wir durch Kunden bezogene Leistungen zeitnah auf täglicher Basis in Rechnung. Bei Großkunden kann dies zu einer hohen Beleganzahl führen, weshalb wir in solchen Fällen eine monatliche Sammelrechnung anbieten. Bei dieser erfolgt die Abrechnung am Monatsersten für den Vormonat, d.h. wir treten in solchen Fällen für einen längeren Zeitraum in Vorleistung und müssen auch mit einem höheren Inkassorisiko leben.

Nachdem die Sammelrechnung nun für längere Zeit im Rahmen einer Testphase erprobt worden ist, führen wir diese  nun regulär ein. Da sich die bisher bereits in der Testphase geltenden Bedingungen bewährt haben, werden diese auch weiterhin als Grundlage gelten:

Voraussetzung für die Teilnahme:

  • mindestens seit 6 Monaten Kunde bei uns (individuell auch kürzer möglich, z.B. bei Großkonzernen oder öffentlichen Einrichtungen)
  • Verwaltung von mindestens und dauerhaft >= 50 ungekündigte Domainnamen in den bei uns geführten Aufträgen des Kunden
  • keine Beanstandungen des bisherigen Zahlungsverhaltens bei uns
  • einwandfreie Bonität

Bitte beachten Sie dazu auch die folgenden Informationen:

  • Eine monatliche Abrechnung führt zu einem höhren Ausfall- und Inkassorisiko, da sich Zahlungsschwierigkeiten nicht mehr laufend sondern nur noch in monatlichen Intervallen zeigen. Zudem sind die Beträge natürlich entsprechend höher, da sich die Kosten eines ganzen Monates angesammelt haben, d.h. unser Ausfallrisiko steigt.
  • Wir sind daher gezwungen, ein laufendes Zahlung- und Bonitätsmonitoring durchzuführen. Dieses ist für uns mit personellen Kosten und Gebühren für externe Dienstleister verbunden.
  • Aus diesem Grund möchten wir den Kreis der “Sammelrechnungszahler” auf diese Kunden beschränken, die auch tatsächlich deutlich davon profitieren und besonders durch die tägliche Rechnungsstellung belastet sind.
  • Weiterhin bitten wir um Verständnis, dass wir die monatliche Sammelrechnung nur Kunden anbieten möchten, deren bisheriges Zahlungsverhalten bei uns bisher unbeanstandet geblieben ist und die über eine gewisse Historie (Kunde seit min. 6 Monaten) bei uns verfügen. Ausnahme davon sind im Einzelfall – wie bei dF gewohnt – möglich.
  • Aufgrund des o.g. Ausfallrisikos müssen wir uns die Teilnahme am Sammelrechnungsverfahren und die Beendigung der Teilnahme am Sammelrechnungsverfahren vorbehalten; dies gilt insbesondere wenn die o.g. Bedingungen nicht mehr erfüllt werden, für den Falle von Zahlungsverzug oder bei sich verschlechternder Bonität.

Um die Sammelrechnung zu nutzen, reicht eine formlose Kontaktaufnahme mit unserer Buchhaltung via One.Done! Eilticket über das Kundenmenü aus. Wir kümmern uns dann um alles Weitere (Prüfung, Rücksprache, ggf. Aktivierung).

Übrigens: Bisher nutzen rund 200 Kunden die Möglichkeit zur monatlichen Abrechnung. Die Anzahl der dabei aufgetretenen Probleme liegt prozentual deutlich unter der sonst über alle Kundengruppen durchschnittlich hinweg auftretenden Zahlungsschwierigkeiten.

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9. Oktober 2009
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Ja, wir sind geizig.

Okay, wir geben es zu. Ertappt. Erwischt. Nichts mehr zu leugnen: Wir sind geizig. Außerdem kosten uns manche Fälle richtig viel Umsatz. Kein Wunder also, dass wir bei unseren Rechnungen sparen müssen und diese nur als “Demo-Version” erstellt werden. Das spart Lizenzgebühren und ist somit einfach günstiger.

Bevor es jetzt heißt: “Die spinnen doch, bei dF” hier die Aufklärung:

Kunde: “Wir bitten um eine Rechnung ohne ‘Demo-Version’ Logo auf der Rechnung.”

Support: “Leider haben wir Ihre Anfrage nicht verstanden. Deshalb bitten wir Sie, erneut uns zu schildern, welches Anliegen Sie an uns haben, damit wir Ihnen bei Ihrem Anliegen weiterhelfen können.”

Kunde: “Auf der Rechnung die ich in meinem Account sehe, gibt es einen Hinweis über eine “Demo Version www docu-track com” quer über der Rechnung (siehe Anlage).”

Support: Wir haben den Sachverhalt für Sie geprüft und können Ihnen hierbei mitteilen, dass die Demo-Version Ihres PDF-Viewers diese Darstellung veranlasst. Sie verwenden hierbei anscheinend eine Test-Version der Firma Doku-Track: Wir empfehlen Ihnen daher die Verwendung des freien PDF-Programms “Acrobat Reader” welchen Sie kostenfrei nutzen können. Seien Sie also gewiss, dass sämtliche Rechnungen Ihnen als Vollversion zur Verfügung stehen.

:-) :-D