SharePoint

Die SharePoint-Website für Ihre Organisation richten Sie im Kundenmenü über den Menüpunkt "SharePoint" ein. Bitte beachten Sie: Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn in Ihrem Auftrag mindestens ein ManagedExchange-Postfach vorhanden ist. Falls Sie den Menüpunkt nicht sehen bzw. SharePoint über den Menüpunkt nicht eingerichtet werden kann, erstellen Sie bitte zunächst ein ManagedExchange-Postfach. Direkt im Anschluss können Sie mit der Einrichtung Ihrer SharePoint-Website beginnen.

Pro Organisation können Sie lediglich eine übergeordnete SharePoint-Website einrichten. Sie können jedoch innerhalb der SharePoint-Website bis zu 50 untergeordnete Subsites einrichten und diese mit eigenen Zugriffsberechtigungen versehen, um eine Abgrenzung der Bereiche erreichen zu können.

Ein Hinzubuchen von SharePoint-Webspace ist derzeit leider nicht möglich. Der für SharePoint-Websites verfügbare Speicherplatz von 100 MB kann leider nicht erweitert werden.

Eine SharePoint-Website kann nur über eine feste Website-Adresse erreicht werden. Die Definition mehrerer URLs ist leider nicht möglich. Da wir Ihnen aufgrund der oftmals geschäftskritischen Informationen, die über Teamportale und Intranetlösungen ausgetauscht werden, eine sichere Nutzung Ihrer SharePoint-Website gewährleisten möchten, ist diese ausschließlich über eine SSL-verschlüsselte Subdomain erreichbar.

Das Anlegen neuer Benutzer in SharePoint selbst ist leider nicht möglich. Über SharePoint können nur die Zugriffsberechtigungen von Benutzern innerhalb SharePoint konfiguriert werden.

Neue Benutzer können Sie aber schnell und einfach über das Kundenmenü anlegen. Hierzu gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Loggen Sie sich in das Kundenmenü ein und klicken Sie dort in der linken Navigation auf "SharePoint".
  
  
• Wählen Sie die SharePoint-Website, für die Sie einen neuen Benutzer anlegen möchten, mit einem Klick auf "editieren" aus.
  
  
• Sie sehen dann unterhalb der Einstellungen eine Auflistung aller bestehenden Benutzer der SharePoint-Website. Mit einem Klick auf "Neuer Benutzer" können Sie den neuen Benutzer einrichten. Dabei müssen die folgenden Informationen angegeben werden:

• Benutzername: Der erste Teil des Benutzernamens ist frei wählbar. Der zweite Teil hinter dem @-Zeichen ist durch die Domain der Organisation vorgegeben. Bitte beachten Sie: Externe Benutzer müssen für den Login in die SharePoint-Website den vollständigen Benutzernamen – einschließlich des Ausrufezeichens vor dem @-Zeichen – angeben.
  
  
• Anzeigename: Unter diesem Namen ist der Benutzer innerhalb der SharePoint-Website für andere Benutzer sichtbar, z.B. wenn er Beiträge erstellt.
  
  
• E-Mail-Adresse: Bezeichnet die Adresse, unter welcher der Benutzer E-Mails erhält. Sie wird z.B. für den Versand von Systemnachrichten aus SharePoint oder für Nachrichten anderer SharePoint-Benutzer verwendet.
  
  
• Passwort: Definieren Sie hier das Passwort für den Benutzer und bestätigen Sie die Eingabe in der folgenden Zeile.
  
  
• Zugriffsrecht: Legen Sie hier die Berechtigungsstufe für den Benutzer fest. Die Zugriffsrechte für einen Benutzer können Sie im Anschluss über die SharePoint-Website detailliert definieren.

• Klicken Sie dann bitte auf "Speichern", um den Benutzer anzulegen. Der Benutzer kann sich nun direkt mit den entsprechenden Zugangsdaten in die SharePoint-Website einloggen.

Sie können für alle Benutzer einer Organisation/SharePoint-Website Zuweisungen vornehmen und entfernen. Während externe Benutzer, das heißt Benutzer ohne ManagedExchange-Postfach, auch vollständig gelöscht werden können, ist das für ManagedExchange-Postfächer nicht möglich. Diese werden nur dann aus der Benutzerliste entfernt, wenn das ManagedExchange-Postfach gekündigt bzw. gelöscht wird.

Wenn in SharePoint ein Link oder eine Schaltfläche scheinbar nicht funktioniert, liegt das meistens daran, dass ein anderer Browser als der Internet Explorer verwendet wird. SharePoint ist auf die Verwendung des Internet Explorers optimiert und sollte deshalb ausschließlich mit der aktuellen Version des Internet Explorers verwendet werden. Nur dann können Sie alle Funktionen nutzen und von der intuitiven und komfortablen Bedienung von SharePoint profitieren.

Um eine Dokumentenbibliothek in Outlook 2007 zu integrieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Öffnen Sie Outlook 2007 und melden Sie sich mit den Zugangsdaten Ihres ManagedExchange-Postfachs an.
  
  
• Loggen Sie sich in die SharePoint-Website ein und öffnen Sie die Dokumentenbibliothek. Im Regelfall klicken Sie dazu bitte einfach auf den Link "Freigegebene Dokumente" in der linken Navigationsleiste Ihrer SharePoint-Website.
  
  
• Klicken Sie in der Menüleiste der Dokumentenbibliothek auf "Aktionen". Wählen Sie dort den Eintrag "Verbindung herstellen mit Outlook" aus.
  
  
• Sie werden dann zu Outlook weitergeleitet und erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob die Verbindung mit der SharePoint-Dokumentenbibliothek hergestellt werden soll. Klicken Sie auf "Ja", um die Einbindung zu bestätigen.
  
  
• Sie werden aufgefordert, die Zugangsdaten für die SharePoint-Website einzugeben. Bitte geben Sie diese ein und bestätigen die Eingabe, um den Zugriff aus Outlook heraus zu autorisieren.

Die Dokumentenbibliothek ist nun in Ihr Outlook eingebunden und in der Liste der E-Mail-Ordner im Bereich "SharePoint-Listen" zu finden. Sie können so bequem über Outlook auf Dateien zugreifen. Beachten Sie hierbei jedoch bitte, dass eine direkte Bearbeitung ausschließlich für Microsoft-Office-Dokumente wie beispielsweise Word- oder Excel-Dateien möglich ist. Andere Dateiformate können lediglich geöffnet bzw. heruntergeladen werden.

Um einen Kalender oder eine Aufgabenliste aus SharePoint direkt in Outlook für Windows einzubinden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Öffnen Sie Outlook.
  
  
• Loggen Sie sich in die SharePoint-Website ein und öffnen Sie entweder den gewünschten Kalender oder die entsprechende Aufgabenliste. Im Regelfall klicken Sie dazu bitte einfach auf den Link "Kalender" bzw. "Aufgaben" in der linken Navigation Ihrer SharePoint-Website.
  
  
• Klicken Sie in der Menüleiste des Kalenders bzw. der Aufgabenliste auf "Aktionen". Wählen Sie dort den Eintrag "Verbindung herstellen mit Outlook" aus.
  
  
• Sie werden dann zu Outlook weitergeleitet und erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob die Verbindung mit dem Kalender bzw. der Aufgabenliste hergestellt werden soll. Klicken Sie auf "Ja", um die Einbindung zu bestätigen.
  
  
• Wenn Sie aufgefordert werden, die Zugangsdaten für die SharePoint-Website einzugeben, geben Sie diese bitte ein und bestätigen die Eingabe, um den Zugriff aus Outlook heraus zu autorisieren.

Der Kalender oder die Aufgabenliste ist nun in Outlook eingebunden. Den Kalender finden Sie in Outlook unter "Kalender", die Aufgabenliste finden Sie unter "Aufgaben". Die Elemente werden jetzt immer zwischen Outlook und der SharePoint-Website synchronisiert.