Für die Erstellung von E-Mail-Regeln gibt es in Outlook 2016 einen umfangreichen und komfortablen Regel-Assistenten. So richten Sie eine E-Mail-Regel ein:

• Klicken Sie in der Menüleiste von Outlook auf "Start", "Regeln" und dann auf "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".
  
  
• Sie sehen dann eine Übersicht der bereits vorhandenen E-Mail-Regeln. Klicken Sie auf "Neue Regel".
  
  
• Jetzt können Sie unter den Überschriften "Den Überblick behalten" und "Auf dem Laufenden bleiben" eine Vorlage für die E-Mail-Regel wählen. Für diese Vorlage müssen in den folgenden Schritten dann nur noch die gewünschten Werte hinterlegt werden.

Wenn Sie keine Vorlage für den gewünschten Verwendungszweck finden, können Sie unter "Regel ohne Vorlage erstellen" eine leere Regel anlegen und die gewünschten Aktionen und Bedingungen im weiteren Verlauf der Konfiguration selbst festlegen.

• Klicken Sie auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
  
  
• Sie sehen nun ein Fenster mit den Bedingungen, die für E-Mail-Regeln zur Verfügung stehen. Aktivieren Sie die Checkboxen für die gewünschten Bedingungen. Dabei können Sie eine einzige Bedingung oder mehrere Bedingungen gleichzeitig wählen. Über den unteren Bereich der Seite behalten Sie immer den Überblick darüber, welche Einstellungen schon vorgenommen wurden.
  
  
• Anschließend müssen Sie die entsprechenden Werte für die Bedingungen hinterlegen. Dazu klicken Sie unter "2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten" bitte einfach auf die unterstrichenen Wörter. Jetzt öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Werte hinterlegen können.
  
  
• Klicken Sie anschließend bitte auf "Weiter".
  
  
• Definieren Sie nun, was mit den E-Mails geschehen soll, die durch die Regel gefiltert werden. Aktivieren Sie dazu die Checkboxen der gewünschten Aktionen. Sie können sowohl eine einzelne als auch mehrere Aktionen wählen.
  
  
• Klicken Sie dann unter "2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten" wieder auf die unterstrichen dargestellten Wörter, um die entsprechenden Werte zu hinterlegen und klicken Sie anschließend auf "Weiter".
  
  
• Wenn Sie Ausnahmen festlegen möchten, in denen die E-Mail-Regel nicht greifen soll, wählen Sie jetzt bitte die gewünschten Checkboxen aus und hinterlegen unter "2.Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten" nach einem Klick auf die unterstrichen dargestellten Wörter die entsprechenden Werte. Klicken Sie anschließend auf "Weiter".
  
  
• Im letzten Schritt können Sie nun einen Namen für die Regel hinterlegen. Unter diesem Namen wird die Regel in der Übersicht der eingerichteten E-Mail-Regeln dargestellt. Außerdem können Sie hier noch die folgenden Regeloptionen festlegen:

• Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner "Posteingang" befinden.
  Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn die E-Mail-Regel nicht nur auf neu eingehende, sondern auch auf bereits erhaltene E-Mails angewandt werden soll.
  
  
• Diese Regel aktivieren
  Legt fest, ob die Regel aktiv ist oder nicht angewandt wird. Standardmäßig ist diese Option bei Erstellung einer neuen Regel bereits aktiviert.
  
  
• Diese Regel für alle Konten erstellen
  Wenn Sie in Outlook neben Ihrem HostedExchange-Postfach weitere POP3- oder IMAP-Postfächer verwalten, können Sie festlegen, dass die Regel bei allen in Outlook eingerichteten Konten angewendet wird.

• Um die Einrichtung der E-Mail-Regel abzuschließen, klicken Sie bitte auf "Fertig stellen".

Die E-Mail-Regel ist nun erstellt und wird in der Übersicht der eingerichteten Regeln dargestellt. Wenn Sie die Regel im letzten Schritt aktiviert haben, ist die Regel umgehend aktiv.

Wenn Sie nach dem Einrichten einer E-Mail-Regel die Meldung erhalten "Diese Regel ist eine Nur-Client-Regel, die nur zur Anwendung kommt, wenn Outlook in Betrieb ist", oder wenn eine E-Mail-Regel in der Übersicht den Zusatz "(Nur Client)" führt, dann kann diese E-Mail-Regel nicht serverseitig ausgeführt werden. Die Regel wird also nur dann ausgeführt, wenn Outlook in Betrieb ist.

Abhängig von der Konfiguration einer Regel kann es vorkommen, dass Bedingungen oder Aktionen für eine Regel nicht auf dem Exchange-Server sondern nur lokal in Outlook zur Verfügung stehen. Ein Beispiel: Sie legen als Aktion fest, dass ein bestimmter Sound abgespielt werden soll, wenn die Regel greift.