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SharePoint

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Wenn in Ihrer Organisation / Domain mindestens ein ManagedExchange-Postfach mit dem Tarif ManagedExchange M oder höher vorhanden ist, können Sie SharePoint nutzen.

Die SharePoint-Website für Ihre Organisation richten Sie im Kundenmenü über den Menüpunkt "SharePoint" ein.

Pro Organisation können Sie lediglich eine übergeordnete SharePoint-Website einrichten. Sie können jedoch innerhalb der SharePoint-Website beliebig viele untergeordnete Subsites einrichten und diese mit eigenen Zugriffsberechtigungen versehen, um eine Abgrenzung der Bereiche erreichen zu können.

Der SharePoint-Webspace ist abhängig vom gewählten Tarif. Wie viel Speicherplatz pro Organisation bzw. Domain für SharePoint zur Verfügung steht, entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung für ManagedExchange. Bei mehreren ManagedExchange-Postfächern innerhalb einer Organisation / Domain gilt für den SharePoint-Webspace der Wert des höchsten genutzten ManagedExchange-Tarifs.

Eine SharePoint-Website kann nur über eine feste Website-Adresse erreicht werden. Die Definition mehrerer URLs ist leider nicht möglich. Da wir Ihnen aufgrund der oftmals geschäftskritischen Informationen, die über Teamportale und Intranetlösungen ausgetauscht werden, eine sichere Nutzung Ihrer SharePoint-Website gewährleisten möchten, ist diese ausschließlich über eine SSL-verschlüsselte Subdomain erreichbar.

Das Anlegen neuer Benutzer in SharePoint selbst ist leider nicht möglich. Über SharePoint können nur die Zugriffsberechtigungen von Benutzern innerhalb SharePoint konfiguriert werden.

Legen Sie den neuen Benutzer zunächst über das Kundenmenü an. Hierzu gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Loggen Sie sich in das Kundenmenü ein und klicken Sie dort in der linken Navigation auf "SharePoint".

  • Klicken Sie bei der SharePoint-Website, für die Sie einen neuen Benutzer anlegen möchten, auf "Benutzer verwalten".

  • Sie sehen dann eine Auflistung aller bestehenden Benutzer der SharePoint-Website. Mit einem Klick auf "Neuen SharePoint-Benutzer anlegen" können Sie den neuen Benutzer einrichten. Dabei müssen die folgenden Informationen angegeben werden:
  • Benutzername: Der erste Teil des Benutzernamens ist frei wählbar. Der zweite Teil hinter dem @-Zeichen ist durch die Domain der Organisation vorgegeben. Bitte beachten Sie: Externe Benutzer müssen für den Login in die SharePoint-Website den vollständigen Benutzernamen – einschließlich des Ausrufezeichens vor dem @-Zeichen – angeben.

  • Passwort: Definieren Sie hier das Passwort für den Benutzer und bestätigen Sie die Eingabe in der folgenden Zeile.
  • Klicken Sie dann bitte auf "Speichern", um den Benutzer anzulegen.

Definieren Sie im Anschluss das Zugriffsrecht für den Benutzer über die SharePoint-Website:

  • Loggen Sie sich mit Ihrem Admin-Nutzer in SharePoint ein, klicken Sie auf das Icon "Einstellungen". Wählen Sie "Websiteeinstellungen" und bei "Benutzer und Berechtigungen" "Benutzer und Gruppen".

  • Wählen Sie in der linken Navigation die Gruppe aus, der Sie den Nutzer hinzufügen möchten.

  • Klicken Sie über der Tabelle mit Nutzernamen auf "Neu", "Benutzer hinzufügen". Geben Sie hier den Benutzernamen an und klicken Sie auf "Freigeben".

  • Um den Namen anzupassen, unter dem der Nutzer in SharePoint angezeigt wird, und z.B. eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen, klicken Sie auf der Seite "Benutzer und Gruppen" auf den Benutzer. Wählen Sie dann oberhalb der Nutzerdaten die Schaltfläche "Element bearbeiten".

Der Benutzer kann sich nun mit den entsprechenden Zugangsdaten in die SharePoint-Website einloggen.

Sie können für alle Benutzer einer Organisation/SharePoint-Website Zuweisungen vornehmen und entfernen. Während externe Benutzer, das heißt Benutzer ohne ManagedExchange-Postfach, auch vollständig gelöscht werden können, ist das für ManagedExchange-Postfächer nicht möglich. Diese werden nur dann aus der Benutzerliste entfernt, wenn das ManagedExchange-Postfach gekündigt bzw. gelöscht wird.

Wenn Sie Outlook 2013 auf Ihrem PC installiert haben, können Sie eine Dokumentenbiliothek in Outlook integrieren.

Und so geht's:

  • Öffnen Sie Outlook 2013 und melden Sie sich mit den Zugangsdaten Ihres ManagedExchange-Postfachs an.

  • Loggen Sie sich in die SharePoint-Website ein und öffnen Sie die Dokumentenbibliothek. Im Regelfall klicken Sie dazu bitte einfach auf den Link in der linken Navigationsleiste Ihrer SharePoint-Website.

  • Wechseln Sie auf den Reiter "Bibliothek". Wählen Sie dort in der Gruppe "Verbinden und Exportieren" den Eintrag "Verbindung mit Outlook herstellen" aus.

  • Falls der Eintrag deaktiviert ist, drücken Sie F5, um die Seite zu aktualisieren. Der Eintrag wird dann aktiv dargestellt.

  • Nach dem Klick auf "Verbindung mit Outlook herstellen" erhalten Sie eine Abfrage, dass der Link mit einer externen Anwendung geöffnet werden muss. Bestätigen Sie diese Abfrage.

  • Sie werden zu Outlook weitergeleitet und erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob die Verbindung mit der SharePoint-Dokumentenbibliothek hergestellt werden soll. Klicken Sie auf "Ja", um die Einbindung zu bestätigen.

  • Sie werden aufgefordert, die Zugangsdaten für die SharePoint-Website einzugeben. Bitte geben Sie diese ein und bestätigen die Eingabe, um den Zugriff aus Outlook heraus zu autorisieren.

Die Dokumentenbibliothek ist nun in Ihr Outlook eingebunden und in der Liste der E-Mail-Ordner im Bereich "SharePoint-Listen" zu finden. Sie können so bequem über Outlook auf Dateien zugreifen. Beachten Sie hierbei jedoch bitte, dass eine direkte Bearbeitung ausschließlich für Microsoft-Office-Dokumente wie beispielsweise Word- oder Excel-Dateien möglich ist. Andere Dateiformate können lediglich geöffnet bzw. heruntergeladen werden.

Wenn Sie Outlook 2013 auf Ihrem PC installiert haben, können Sie eine einen Kalender oder eine Aufgabenliste in Outlook integrieren.

Und so geht's:

  • Öffnen Sie Outlook.

  • Loggen Sie sich in die SharePoint-Website ein und öffnen Sie entweder den gewünschten Kalender oder die entsprechende Aufgabenliste. Im Regelfall klicken Sie dazu bitte einfach auf den Namen des Kalenders bzw. der Aufgabenliste in der linken Navigation Ihrer SharePoint-Website.

  • Wechseln Sie auf den Reiter "Kalender" bzw. bei der Aufgabenliste auf "Liste". Wählen Sie dort in der Gruppe "Verbinden und Exportieren" den Eintrag "Verbindung mit Outlook herstellen" aus.

  • Falls der Eintrag deaktiviert ist, drücken Sie F5, um die Seite zu aktualisieren. Der Eintrag wird dann aktiv dargestellt.

  • Nach dem Klick auf "Verbindung mit Outlook herstellen" erhalten Sie eine Abfrage, dass der Link mit einer externen Anwendung geöffnet werden muss. Bestätigen Sie diese Abfrage.

  • Sie werden zu Outlook weitergeleitet und erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob die Verbindung mit dem Kalender bzw. der Aufgabenliste hergestellt werden soll. Klicken Sie auf "Ja", um die Einbindung zu bestätigen.

  • Wenn Sie aufgefordert werden, die Zugangsdaten für die SharePoint-Website einzugeben, geben Sie diese bitte ein und bestätigen die Eingabe, um den Zugriff aus Outlook heraus zu autorisieren.

Der Kalender oder die Aufgabenliste ist nun in Outlook eingebunden. Den Kalender finden Sie in Outlook unter "Andere Kalender", die Aufgabenliste finden Sie unter "Andere Aufgaben". Die Elemente werden jetzt immer zwischen Outlook und der SharePoint-Website synchronisiert.

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