Rechnungen: Die Einstellungsmöglichkeiten

Ob eine Vorausbenachrichtigung neuer Rechnungen gewünscht ist oder Informationen an benutzerdefinierte E-Mailadressen geschickt werden sollen: Das Kundenmenü bietet zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten, mit denen die Benachrichtungen und der Versand von Rechnungen individuell konfiguriert werden können.

Übersicht

Unter dem Menüpunkt „Rechnungen“ im Kundenmenü sind alle Rechnungen zu finden, die wir je zu der eingeloggten Kundennummer erstellt haben.

Selbst Rechnungen aus Zeiten der DM können jederzeit eingesehen und heruntergeladen werden

Selbst Rechnungen aus Zeiten der DM können jederzeit eingesehen und heruntergeladen werden

Zusätzlich bietet der Menüpunkt die Möglichkeit, zahlreiche andere Einstellungen rund um die Rechnungserstellung und -benachrichtigung im Kundenmenü zu konfigurieren.

Rechnung neu verschicken

Ist einmal eine Rechnung verloren gegangen, ist das kein Problem:

Sie kann einfach über das Kundenmenü geöffnet und über „Rechnung als PDF herunterladen“ heruntergeladen werden.

Auch besteht die Möglichkeit, diese nochmal per E-Mail zu erhalten:

In der Übersicht können entweder alle Rechnungen, nur die bestimmter Jahre oder aber einzelne selektiert und neu versendet werden. Wird der Haken ganz oben gesetzt, werden alle selektiert:

Alle Rechnungen können mit einem Klick selektiert werden

Alle Rechnungen können mit einem Klick selektiert werden

Ebenso können auch einzelne Jahre oder explizit einzelne Rechnungen ausgewählt werden.

Hier wurden alle Rechnungen aus 2010 und vier Rechnungen aus 2004 ausgewählt

Hier wurden alle Rechnungen aus 2010 und vier Rechnungen aus 2004 ausgewählt

Nachdem die Rechnungen, die neu verschickt werden sollen, angehakt sind, steht über den Button „Ausgewählte Rechnungen als PDF versenden…“ folgende Auswahl zur Verfügung:

  • E-Mail-Adresse des Kunden
    Die Stammdaten-E-Mail-Adresse des Kunden
  • Abweichende E-Mail-Adresse angeben:
    Hier kann eine beliebige E-Mail-Adresse eingetragen werden
Rechnung neu verschicken

Rechnung neu verschicken

Wurde die gewünschte E-Mail-Adresse ausgewählt, können die Rechnungen neu verschickt werden.

Nächste Rechnungen

Die Registerkarte „Nächste Rechnungen“ bietet einen Einblick in die voraussichtlich erfolgenden Rechnungsstellungen.

Dabei kann ein Vorschauzeitraum aus

  • 2 Monate
  • 1 Monat
  • 6 Wochen
  • 2 Wochen

gewählt werden.

Auflistung kommender Rechnungen

Auflistung kommender Rechnungen

Unter „Rechnungspositionen anzeigen“ kann geprüft werden, welche Leistungen berechnet werden.

Benachrichtigungen

Die Registerkarte „Benachrichtigung“ bieten alle Einstellungsmöglichkeiten zu den Rechnungsbenachrichtigungen:

Die Einstellungsmöglichkeiten unter "Benachrichtigungen"

Die Einstellungsmöglichkeiten unter „Benachrichtigungen“

Benachrichtigung über neue Rechnungen:

E-Mail-Empfänger:
Standardmäßig wird die Stammdaten-E-Mail-Adresse verwendet. Hier kann eine abweichende E-Mail-Adresse eingetragen werden (z.B. die E-Mail-Adresse Ihrer Buchhaltungsabteilung).

Rechnungen anhängen:
Soll lediglich eine Benachrichtigung über eine neue Rechnung per E-Mail erfolgen oder soll diese auch im Anhang als PDF  mitgesendet werden?

Bankverbindung:
Hier kann gewählt werden, ob die Bankverbindung für die Abbuchung auf der Rechnung dargestellt werden soll.

Benachrichtigung über kommende Rechnungen:

Wenn eine Vorausbenachrichtigung erfolgen soll, kann dafür die Option

Über voraussichtlich entstehende Rechnungen informieren

angehakt werden.

Nun kann gewählt werden, für welchen Zeitraum die Vorausbenachrichtigung erfolgen soll, und ob diese erst ab einem bestimmten Rechnungsbetrag gewünscht ist. Setzen Sie dazu einen Haken bei

Nur benachrichtigen, wenn in diesem Zeitraum ein bestimmter Rechnungsbetrag überschritten wurde

und geben den gewünschten Betrag an.

Die dabei vorgegebene Summe kann entweder für alle Rechnungen, oder aber für eine einzelne gelten.

Wählen Sie dafür zwischen den Möglichkeiten

  • Dieser Betrag muss in der Summe aller Rechnungen überschritten worden sein
  • Dieser Betrag muss in einer einzelnen Rechnungen überschritten worden sein

Rechnungsempfänger

Auch der Empfänger kann je nach Wunsch eingestellt werden.

Dafür kann zwischen den folgenden Optionen gewählt werden:

  • Firmenname und Vor-/Zuname
  • Nur Firmenname
  • Nur Vor-/Zuname
Rechnungsempfänger festlegen

Rechnungsempfänger festlegen

Die Daten entsprechen den Stammdaten des Accounts und werden je nach Auswahl unter „Rechnungsemfänger“ mit oder ohne Firmenname bzw. Ansprechpartner aufgeführt.

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Anna Philipp

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Anna Philipp

18 Kommentare

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  • ad1601com
    ad1601com - 22. Juli 2014 um 15:08 Uhr

    Eure Rechnungsübersicht ist eine der komfortabelsten und umfangreichsten die ich kenne. Die gehört zu den Pralinen des Kundenmenü (KM) – auch wenn ich Sie aus Kundensicht dennoch nicht mag 😉

    OT: Wo habt Ihr den Account rausgekramt? Rechnungen aus 3Mark49-Zeiten und gleichzeitig immer wieder Rechnungslücken von bis zu 3 Jahren?

  • Anna
    Anna - 22. Juli 2014 um 15:14 Uhr

    Schön zu hören! 🙂

    Da sind keine Lücken, es gab jedes Jahr mindestens eine Rechnung. (Auf dem ersten Screenshot sind die Jahre bis auf 2000 zugeklappt, aber ganz rechts steht die Anzahl der vorhandenen Rechnungen)
    Wir haben einige langjährige Kunden, die noch DM-Rechnungen in Ihrem Account haben.
    Dieser hier auf dem Screenshot ist aber unser eigener. 🙂

  • Olli
    Olli - 22. Juli 2014 um 15:15 Uhr

    Hab gerade mal geschaut, meine erste Rechnung ist vom 5.10.2000, wie die Zeit vergeht.

    Wirklich toller Service, Danke!

  • Martin
    Martin - 22. Juli 2014 um 15:17 Uhr

    In meinem Kundenmenü geht die Rechnungshistorie bis in das Jahr 2002 zurück 🙂

    Ich finde euren Rechnungsbereich auch super – vor allem, dass wirklich alle Rechnung aus allen Jahren archiviert werden. Bei anderen Firmen werden Rechnungen teilweise schon nach 6 Monaten gelöscht und müssen dann kostenpflichtig per E-Mail angefordert werden, was für mich immer wieder ein Ärgernis ist. Toll, dass ihr hier konsequent kundenfreundlich seid.

    Früher hattet ihr mal bei der Rechnungsübersicht auch jeweils den Gesamtbetrag der Rechnungen pro Monat zusammengerechnet, das fand ich immer recht praktisch. Vielleicht wollt ihr das Feature wieder einführen?

  • Olli
    Olli - 22. Juli 2014 um 15:18 Uhr

    Es fehlen doch 2005, 2006, 2007, 2009, 2011, 2013, oder?

  • Reseller4711
    Reseller4711 - 22. Juli 2014 um 15:22 Uhr

    Kann mich nur anschließen. Die Rechnungsübersicht, das Archiv und die vielfältigen Möglichkeiten sind super. Besonders die Historie ist sehr praktisch.

    Und seit ich als Reseller auf Sammelrechnung umgestellt habe, ist es sowohl auf im Kundenmenü als auch auf dem Kontoauszug viel übersichtlicher.

  • Anna
    Anna - 22. Juli 2014 um 16:07 Uhr

    Äh ja entschuldigung, das hatte ich übersehen – die Jahre fehlen. 🙂

  • Frank Stachowitz
    Frank Stachowitz - 22. Juli 2014 um 16:22 Uhr

    Ich finde den Service mit der Vorrausbenachrichtigung sehr gut, so weiß ich, wan welche Dinge fällig sind. Auch sonst wirkt das Rechnungsmenü sehr aufgeräumt.

    Allerdings sollte die linke Navigation mal ein paar Pixel mehr an Schriftgröße bekommen, die ist viel zu klein, und daher kaum lesbar.

  • Sebastian
    Sebastian - 22. Juli 2014 um 16:29 Uhr

    Ich wünsche mir die Möglichkeit eine 2. Mailadresse für den Rechnungsempfang einzugeben. Dann kann man die gleich an die Buchhaltung schicken und bekommt nur eine Kopie zum „Drüberschauen“.

  • Martin
    Martin - 22. Juli 2014 um 16:40 Uhr

    Gibt es eigentlich auch als Nicht-Reseller die Möglichkeit auf eine Sammelrechnung (= z.B. monatliche Rechnung?) umzustellen? Wenn man viele Domains hat, sorgen die vielen kleinen Einzelrechnungen für entsprechend Aufwand bei der Buchhaltung.

  • Anna
    Anna - 22. Juli 2014 um 18:17 Uhr

    Sebastian, Sie könnten eine Weiterleitung mit zwei Weiterleitungszielen einrichten: Ihre Adresse und die Ihrer Buchhaltung. Die Weiterleitung tragen Sie als E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang ein. Dann erhalten Sie beide die Rechnung.

    Martin, unsere Anforderungen für eine monatliche Sammelrechnung finden Sie hier:
    https://www.df.eu/forum/threads/53683-NEU-Sammelrechnungszahlung-für-größere-Kunden
    Wenn Sie diese Anforderungen erfüllen, kontaktieren Sie bitte wie in dem Thread beschrieben unsere Buchhaltung!

  • Chris
    Chris - 22. Juli 2014 um 19:23 Uhr

    Sind das denn wirklich alle Rechnungen? Also bei mir fehlen aus der 3mark49-Zeit auf jeden Fall welche. Meine älteste im Menü ist vom Oktober 2000, aber meine erste Domain habe ich hier Ende 1999 registriert. Die erste Rechnung im Menü ist auch bereits bzgl meiner zweiten Domain hier.

    Auf jeden Fall ist der Rechnungs-Service großartig. Meine älteste vorhandene Rechnung belief sich auf 39 DM inkl. 16% (!) Mehrwertsteuer. Auch die Rechnungsnummern sind toll: Meine letzte Rechnungsnummer ist achtstellig, meine erste dreistellig ;).

    PS: Eure Tab-Reihenfolge hier ist merkwürdig. Wenn ich aus dem Kommentar-Feld „Name“ mit dem Tab weitergehe, lande ich zunächst bei der Blog-Suche und erst drei Tabs später im E-Mail-Feld.

  • yzBastian
    yzBastian - 22. Juli 2014 um 21:05 Uhr

    106,80 DM aus 2001.

    Wie die Zeit vergeht….Danke für den „spontanen“ Rückblickt!;)

  • Marc
    Marc - 22. Juli 2014 um 21:56 Uhr

    Danke für die o.g. Info und die Möglichkeiten.

    Für die Zukunft wäre ZUGFeRD (PDF/A-3) und SEPA-QR-Code wünschenswert

    http://www.ferd-net.de/
    bzw.:
    http://www.stuzza.at/12542_DE.htm
    http://www.europeanpaymentscouncil.eu/index.cfm/knowledge-bank/epc-documents/quick-response-code-guidelines-to-enable-data-capture-for-the-initiation-of-a-sepa-credit-transfer/

    beides standardisierte Formate.

  • Anna
    Anna - 23. Juli 2014 um 07:41 Uhr

    Hallo Chris! Sie sind einer unserer aller ersten Kunden. Ganz am Anfang ging das leider noch nicht mit den Rechnungen, daher ist Ihre erste Rechnung im Kundenmenü noch nicht vorhanden. Aber kurz darauf dann wurden alle Rechnungen in das Kundenmenü eingestellt. Daher geht es bei Ihnen „erst“ ab 2000 los.
    Stimmt, das mit der Mehrwertsteuererhöhung gab es auch mal! Das sieht man dann auf den Rechnungen vom 1.1.2007. Da war ordentlich was los…

    Wie toll, dass Sie seit Anfang an dabei sind! 🙂 Ebenso auch Olli, Martin, yzBastian – einfach schön, dass Sie seit Beginn an dabei sind und bei uns geblieben sind. 🙂

    Und vielen Dank für den Hinweis mit dem Tab, das wurde behoben.

  • jan
    jan - 23. Juli 2014 um 17:22 Uhr

    @Martin: das mit den Sammelrechnungen funktioniert super und ist ganz einfach: ein Ticket an die Buchhaltung aufmachen, fertig. Leider kommt die Sammelrechnung immer genau am Monatsende und die Abbuchung am Monatsanfang, da ist noch etwas Verbesserungsbedarf.

  • Martin
    Martin - 25. Juli 2014 um 08:47 Uhr

    Danke für eure Hinweise zur Sammelrechnung, ich werde das gleich mal beantragen 🙂

  • Marius
    Marius - 21. Juni 2019 um 15:25 Uhr

    Hi,
    ich habe immer ein Problem mit dem Kennwortschutz Eurer Rechnungen: keine Möglichkeit, sie als Beleg in PDFs einzubinden. Ist da irgendein Workaround möglich?
    Danke und Gruß