Wenn einmal der Wurm drin ist…

…kostet die Fehlerbehebung jede Menge Zeit und Nerven. Dies gilt vor allem in der Buchhaltung. Dabei war das Problem am Anfang eigentlich eher überschaubar: Ein Kunde mit zwei Kundennummern wollte die offenen Posten für beide Kundennummer mit einer gemeinsamen Überweisung ausgleichen. Leider hat er dabei nicht beide betroffenen Kundennummern angegeben, weshalb unser System die Zahlung den offenen Posten nur einer der beiden Kundennummer zugeordnet hat. Normalerweise erkennen wir so etwas manuell und greifen korrigierend ein, in diesem einen Fall hat das aber leider nicht geklappt.

Soweit wäre das nur eine kleine Unannehmlichkeit gewesen, die sich durch eine einfache Umbuchung hätte leicht beheben lassen. Inzwischen wurde dem Kunden jedoch das durch die vermeintliche Überzahlung entstandene Guthaben zusammen mit einem alten Guthabenbetrag zurück überwiesen. Unser Kunde hat also letztendlich auch den Teil seiner Zahlung zurück erhalten, der falsch zugeordnet worden (und auf dem zweiten Kundenkonto weiterhin offen gewesen) ist.

Was nun? Der einfachste Weg wäre es gewesen, wenn unser Kunde die bei ihm eingegangene Zahlung (für die es ja keinen Beleg geben hat) einfach an uns zurücküberwiesen hätte („Korrektur fehlerhafter Überweisung von Ihnen“). Leider war diese Option auf Kundenseite versperrt.

Statt dessen haben wir also, nach mehrfacher manueller Berechnung dessen, was eigentlich gewollt gewesen wäre, eine Korrekturabrechnung erstellt. Bei dieser wurden sämtliche relevanten Posten und die Korrektur des fehlerhaft zugewiesenen Teilbetrages aufgenommen. Als Rechnungsbetrag verblieb somit die zu viel an den Kunden überwiesene Summe, welche nun wieder bei der entsprechenden Kundennummer offen ist und gegen Beleg überwiesen werden kann. Umgekehrt ist der bei der anderen Kundennummer bisher noch vorhandene offene Posten ausgeglichen. Unterm Strich ist also beim Kunde und bei uns alles wieder auf „Null“, sobald er den nun ausstehenden Betrag überwiesen hat.

Nachdem eine den Fehler korrigierende Zurück-Überweisung des zu viel an den Kunden ausgezahlten Betrages nicht möglich gewesen ist, war dies die einzige Lösungsmöglichkeit. Um uns für den entstandenen Mehraufwand beim Kunden zu entschuldigen, haben wir ihm zudem eine Gutschrift in Höhe von 25 € ausgestellt, um den sich der fällige Betrag direkt verringert. Damit hoffen wir nun, ein gutes Ende in diesen für uns intern etwas aufreibenden Fall gefunden zu haben. Zum Glück (toi, toi, toi) passiert so etwas alle Jubeljahre nur einmal. Ansonsten wären wir hier bald urlaubsreif ;-).

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Sara Marburg

Über den Autor

Sara Marburg

Geschäftsführung (bis 11/13)

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