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Wenn in Ihrer Organisation / Domain mindestens ein ManagedExchange-Postfach mit dem Tarif ManagedExchange M oder höher vorhanden ist, können Sie Ressourcen-Postfächer nutzen.

Ressourcen ermöglichen es, gemeinsam genutzte Räumlichkeiten und Ausrüstungsgegenstände, wie beispielsweise Besprechungsräume oder Projektoren und Firmenfahrzeuge, zu verwalten.

Ressourcen können bei der Erstellung von Terminen und Besprechungsanfragen bequem über Outlook hinzu gebucht werden. Je nach gewünschter Konfiguration werden Buchungsanfragen an die Ressource automatisch bearbeitet oder an ein als Stellvertreter definiertes ManagedExchange-Postfach zur manuellen Prüfung und Bearbeitung weitergeleitet.

Ressourcen können Sie über das Kundenmenü einrichten und verwalten. Beachten Sie diesbezüglich bitte, dass ein Login in ein Ressourcen-Postfach über Outlook nicht möglich ist.

Um eine Ressource einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Loggen Sie sich in das Kundenmenü ein und klicken Sie dort bitte auf "Exchange-Einstellungen" in der linken Navigation.

  • Wechseln Sie auf den Reiter "Ressourcen", um eine Übersicht der für Ihre Organisation bereits bestehenden Ressourcen zu erhalten.

  • Zur Erstellung einer neuen Ressource klicken Sie bitte auf "Neue Ressource erstellen" und legen im ersten Schritt die E-Mail-Adresse des einzurichtenden Ressourcen-Postfachs fest. An die hier definierte E-Mail-Adresse können Buchungsanfragen für die Ressource gesendet werden. Klicken Sie anschließend auf "Ressourcenpostfach erstellen".

  • In den Einstellungen des Ressourcen-Postfachs nehmen Sie nun die Konfiguration der Ressource vor:
  • Alias: Legt den Namen der Ressource fest, unter welchem das Ressourcen-Postfach in der globalen Adressliste der Organisation angezeigt wird. Es empfiehlt sich, hierfür einen die Ressource beschreibenden Alias wie z.B. "GrosserBesprechungsraum" oder "Beamer_Modell_XYZ" zu vergeben, um bei der Erstellung von Terminen und Besprechungsanfragen ein schnelles Auffinden der gewünschten Ressource zu ermöglichen. Bitte beachten Sie, dass der Alias keine Leerzeichen enthalten darf und ausschließlich bei Anlage der Ressource definiert werden kann. Eine nachträgliche Änderung des Alias ist nicht möglich.

  • Beschreibung: Vergeben Sie bei Bedarf zusätzlich eine Beschreibung für die Ressource. Die Vergabe der Beschreibung ist optional, Sie können dieses Feld auch leer lassen.

  • Ressourcen-Typ: Legen Sie fest, ob es sich bei der Ressource um einen Raum oder um einen Ausrüstungsgegenstand handelt. Räume werden bei Auswahl der Ressource in der globalen Adressliste mit einem Tür-Symbol dargestellt, Ausrüstungsgegenstände in Form einer Flipchart.

  • Optionen: Definieren Sie, wie mit eingehenden Buchungsanfragen für die Ressource verfahren werden soll. Sollen Reservierungen durch die Ressource automatisch angenommen oder abgelehnt werden, so aktivieren Sie bitte die Checkbox bei "Reservierungen automatisch annehmen". Sollen Anfragen hingegen durch einen Stellvertreter bearbeitet werden, so deaktivieren Sie diese Checkbox bitte und legen weiter unten die gewünschten Stellvertreter fest.

  • Stellvertreter: Sollen Reservierungen nicht automatisiert angenommen oder abgelehnt werden, so können bei Bedarf einer oder mehrere Stellvertreter für die Ressource festgelegt werden. Ein Stellvertreter erhält für die Ressource gemachte Reservierungsanfragen per E-Mail zugestellt und kann Anfragen im Namen der Ressource annehmen oder ablehnen.

    Als Stellvertreter stehen alle Anwender der Organisation zur Auswahl, die über ein ManagedExchange-Postfach verfügen. Sind mehrere Anwender als Stellvertreter definiert, so erhalten alle Anwender die Reservierungsanfragen zugestellt und alle Stellvertreter sind berechtigt, Reservierungsanfragen anzunehmen oder abzulehnen.
  • Konfigurieren Sie bei Bedarf weitere Optionen für die E-Mail-Adresse der Ressource und klicken Sie abschließend auf "Alle Änderungen übernehmen".

Das Ressourcen-Postfach wird nun eingerichtet. Dieser Vorgang kann mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Während der Einrichtung der Ressource ist diese für weitere Änderungen gesperrt und wird in der Übersicht der Ressourcen mit dem Hinweis "wird erstellt" gekennzeichnet. Spätestens nach 10 Minuten steht die Ressource jedoch zu Ihrer Verfügung und kann für die Verwaltung der gemeinsam genutzten Ressourcen in Ihrer Organisation verwendet werden. Die Einrichtung des Ressourcen-Postfachs ist abgeschlossen, wenn der Hinweis "wird erstellt" nicht mehr dargestellt wird und in der Spalte "Aktion" die Links "Editieren" und "Löschen" zur Verfügung stehen.

Möchten Sie eine Besprechung planen und dafür Teilnehmer einladen, kann gleichzeitig schnell und einfach der benötigte Besprechungsraum reserviert werden, sofern dieser vorher als Ressource angelegt wurde.

Um beim Erstellen einer Besprechungsanfrage einen Raum zu reservieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Im Fenster zur Erstellung der Besprechungsanfrage finden Sie eine Zeile "Ort", in welcher der Ort der Besprechung eingegeben werden kann.

  • Nachdem Sie rechts in dieser Zeile auf den Link "Räume" geklickt haben, öffnet sich ein weiteres Fenster mit der Anzeige der globalen Adressliste. In der Adressliste können Sie nun nach dem gewünschten Raum suchen und mit einem Doppelklick sowie anschließendem Klick auf "OK" den Raum Ihrer Besprechungsanfrage hinzufügen.

  • Wenn Sie schon vor Absenden der Besprechungsanfrage erfahren möchten, ob der Raum zur gewünschten Zeit verfügbar ist, klicken Sie jetzt auf "Terminplanungs-Assistent".

  • Es werden alle der Besprechungsanfrage hinzugefügten Teilnehmer inklusive der Raum-Ressource dargestellt. Jetzt können Sie einsehen, ob die Ressource zum gewünschten Termin verfügbar ist.

  • Klicken Sie abschließend auf "Senden", um die Besprechungsanfrage an alle Teilnehmer sowie die Ressource abzusenden.

Jetzt wird eine Reservierungsanfrage an die Ressource versendet. Ist eine automatische Bearbeitung von Anfragen für die Ressource konfiguriert, erhalten Sie innerhalb kurzer Zeit eine Annahme oder Ablehnung für Ihre Reservierungsanfrage. Ist hingegen ein Stellvertreter für die Ressource hinterlegt, wird die Anfrage an den Stellvertreter weitergeleitet. Der Stellvertreter kann die Reservierung dann manuell annehmen oder ablehnen.

Wenn Sie bei dem Versuch, den Kalender einer Ressource in Outlook einzubinden, die Fehlermeldung erhalten "Sie verfügen nicht über die Berechtigung zum Anzeigen von 'Kalender'.", beachten Sie bitte, dass der Kalender von Ressourcen ausschließlich durch definierte Stellvertreter der Ressource geöffnet und eingesehen werden können.

Soll das entsprechende ManagedExchange-Postfach als Stellvertreter für die Ressource eingerichtet werden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Loggen Sie sich ins Kundenmenü ein und klicken Sie dort bitte in der linken Navigation auf "Exchange-Einstellungen".

  • Wechseln Sie auf den Reiter "Ressourcen", um eine Übersicht der für Ihre Organisation bestehenden Ressourcen zu erhalten.

  • Klicken Sie auf "Editieren", um die Einstellungen der Ressource zu öffnen und aktivieren bei "Stellvertreter" die Checkbox für das ManagedExchange-Postfach, das als Stellvertreter definiert werden soll.

  • Gehen Sie unten auf der Seite auf "Alle Änderungen übernehmen", um die Einstellungen zu speichern.

Das ManagedExchange-Postfach ist jetzt als Stellvertreter für die Ressource konfiguriert und kann Reservierungsanfragen für die Ressource annehmen oder ablehnen. Darüber hinaus ist nun auch eine Einbindung des Ressourcen-Kalenders in Outlook möglich.

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