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  1. #16
    Reseller Avatar von Odde23
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Hallo zusammen,

    wir sind selbst Mailstore Partner und ich kann dazu einiges sagen. Zunächst einmal ist es so, dass die Umsetzung der rechts- & revisionsfesten E-Mail Archivierung ein echtes Problem ist, insbesondere für Kleinbetriebe, weil die Verhältnismäßigkeit da kaum gegeben ist. Wir haben erst unlängst bei einem Kleinbetrieb das umgesetzt (Handwerker). Echter Familienbetrieb, Inhabergeführt. Büro wird von der Ehefrau des Inhabers gemacht, die Firma beschäftigt zwei Gesellen und einen Lehrling, die Frau des Meisters macht mit dem Meister zusammen das Büro. Es gibt drei E-Mail Adressen, eine info@ und jeweils eine personalisierte für den Chef und die Chefin. Das ganze läuft in einem Mischbetrieb aus Exchange und POP3. Der Betrieb hat keine Domäne und auch sonst keine Server, weil die das eigentlich nicht brauchen (nur zwei PC und vier Smartphones (Chef, Chefin, zwei Gesellen)).

    Was musste nun für die Archivierung gemacht werden, damit diese wirklich zu 100% rechtssicher erfolgen kann und auch gewährleistet ist, dass die Archive auch wirklich 10 Jahre verfügbar sind. Es sind nicht gerade geringe Investitionen um es gleich vorweg zu nehmen:

    Folgendes musste her (Hardware):
    Lokaler Server mit RAID 1, NAS für Backups, UTM Firewall.

    Lizenzen:
    Windows 2016 Server mit CALs, Mailstore Lizenz für 5 Postfächer (muss jährlich verlängert werden), Acronis Server Lizenz (muss jährlich verlängert werden), UTM-Lizenz (muss jährlich bzw. zweijährlich verlängert werden).

    Sonstiges:
    Statische IP für 10 EUR/Monat da der Server als Proxy auch für die Smartphones eingerichtet.
    Das Ganze hat nun einmal Kosten in Höhe von 6.000 EUr verursacht und verursacht jährliche Unterhaltskosten von ~1.000 EUR für Wartung, Lizenzverlängerungen usw., sofern nichts kaputt geht. Nach rund fünf Jahren dürfte dann neue Hardware fällig werden, was wieder zu entsprechenden Kosten führt.

    Mein Fazit:
    Obwohl wir damit gutes Geld verdienen, finde ich diese Anforderungen bei kleinen Betrieben völlig überzogen. Wir hier nutzen intern auch Mailstore, allerdings ist es für uns deutlich günstiger, da ohnehin eine Windows Domäne, UTM-Firewall und der ganze andere Schnickschnack vorhanden ist, so dass wir nur die Mailstore Lizenz benötigen sowie. Arbeitszeiten fallen nur in Höhe der Selbstkosten an. Dennoch sind es jährliche Zusatzkosten von mehreren hundert Euro. Für Selbständige oder 1-2 Mann Betriebe ist das ganze eine enorme Belastung, weswegen viele das wohl auch nicht umsetzen.
    Geändert von Odde23 (20.12.2016 um 09:14 Uhr)
    Viele Grüße,
    Odde23

  2. #17
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Zitat Zitat von Odde23 Beitrag anzeigen
    Das ganze läuft in einem Mischbetrieb aus Exchange und POP3. Der Betrieb hat keine Domäne und auch sonst keine Server, weil die das eigentlich nicht brauchen (nur zwei PC und vier Smartphones (Chef, Chefin, zwei Gesellen)).
    Exchange wurde mit dem Mailstoreprojekt ins Haus geholt, oder? Vor der Umsetzung nur lokale Rechner mit lokalem E-Mailclient, korrekt?

  3. #18
    Reseller Avatar von Odde23
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Zitat Zitat von jelox Beitrag anzeigen
    Exchange wurde mit dem Mailstoreprojekt ins Haus geholt, oder? Vor der Umsetzung nur lokale Rechner mit lokalem E-Mailclient, korrekt?
    Nein, Exchange läuft weiter hostet, die Mails werden am Exchange von Mailstore abgeholt. Der Proxy ist notwendig, weil SMTP, POP3 und IMAP über diesen laufen, damit sämtliche ein und ausgehende Mails automatisiert erfasst werden, auch diese, die über ein Smartphone geschickt werden oder nur dort gelesen werden. Es muss ja sichergestellt werden, dass sämtlicher Verkehr lückenlos erfasst und archiviert wird.

    Bei größeren Firmen die einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten haben, ist das lückenlose archivieren übrigens immer mit langen Diskussionen verbunden, da ggf. auch was privates dabei sein kann, wenn nicht explizit jegliche private Nutzung untersagt wird. Wobei das natürlich auch für kleine Betriebe gilt, nur merken die das idR. mangels DSB nicht.

    Ein eigener Exchange Server kommt übrigens richtig teuer, denn da ist eine Domäne zwingend und der Exchange Server darf nicht auf dem Domänencontroller laufen. Also muss ein weiterer vHost eingerichtet werden. Zudem muss die Exchange Lizenz samt CALs erworben werden. Wartungsarbeiten wie Updates an Exchange kommen noch dazu und eine spezielle Backupsoftware für Exchange brauchst Du auch.

    Wie gesagt, will man das alles Haarklein gesetzeskonform umsetzen, sind die Kosten mindestens deutlich vierstellig. Je größer ein Unternehmen ist, desto geringer fallen die Kosten pro Mitarbeiter bzw. Postfach aus, da dann Synergien greifen, das fängt schon da an, dass bei Mailstore mindestens User Lizensiert werden müssen, auch wenn es sich um einen Ein Mann Betrieb eines Selbständigen handelt. Bei größeren Firmen verteilen sich dann 20.000 EUR gesamtkosten auf 100 Mitarbeiter oder so, dann stimmt das Verhältnis eher. Es mag zwar irgendwelche billig Jakob Anbieter geben, die das billiger anbieten, auf Dauer werden die da aber nicht überleben können, da einfach auch entsprechendes Personal vorhanden sein muss. Daher ist die Sache um so teurer je kleiner der Betrieb ist, zumindest wenn man das genau umsetzen will.
    Geändert von Odde23 (20.12.2016 um 10:14 Uhr)
    Viele Grüße,
    Odde23

  4. #19
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Zitat Zitat von Odde23 Beitrag anzeigen
    Nein, Exchange läuft weiter hostet, die Mails werden am Exchange von Mailstore abgeholt. Der Proxy ist notwendig, weil SMTP, POP3 und IMAP über diesen laufen, damit sämtliche ein und ausgehende Mails automatisiert erfasst werden, auch diese, die über ein Smartphone geschickt werden oder nur dort gelesen werden. Es muss ja sichergestellt werden, dass sämtlicher Verkehr lückenlos erfasst und archiviert wird
    Man kanns aber auch kompliziert machen.

    Exchange hat eine eingebaute Archivierungsfunktion (sog. Journaling), die jede ein- und ausgehende Mail als Anhangskopie an ein Postfach schickt. Es gibt Experten, die sehen bereits diese Archivierung als ausreichend an..

    Allerdings kann Mailstore auch aus diese Archivmailbox abholen (per EWS) und sauber archivieren.

    Besser wäre es also gewesen, alles auf einen guten Exchange Online Dienst oder Office 365 umzustellen.

    Dann hätte es weder Windows 2016 Lizenzen, noch CALS, noch UTM oder feste IP benötigt.
    Grüße
    Robert

  5. #20
    Kunde Avatar von fettmme
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Ich würde sogar behaupten, dass auch ein IMAP Konto ohne den Proxy mit z.B. Mailstore ausreichend gesichert werden kann.
    Wichtig ist nur, dass die E-Mail Clients eine Kopie der E-Mail in z.B. den Sent Ordner ablegen.

    Nicht alle E-Mails sind aufbewahrungspflichtig. Aufbewahrungspflichtiger Bestandteil einer E-Mail können der E-Mail-Text, die Anhänge oder die E-Mail-Attribute sein. Soweit eine E-Mail als reines Transportmittel dient, ist nur der Anhang im Original aufbewahrungspflichtig.

    Quelle:
    https://www.bitkom.org/noindex/Publi...s-und-GoBD.pdf
    aka christian

  6. #21
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Hallo,

    danke für die rege Beteiligung.

    Abschließend möchte ich kurz die Lösung, die ich nun gewählt habe, skizzieren:

    Es gibt zwei geschäftliche E-Mail Adressen für meine Frau.
    Eine buchhaltung@ und eine personalisierte.
    Auf die buchhaltung@ laufen alle Rechnungen ein. Außerdem wird sie genutzt um ausgehende Rechnungen zu versenden.
    Die E-Mail Adresse wird ausschließlich von mir verwendet da ich meiner Frau die Buchhaltung erledige.

    Die personalisierte E-Mail Adresse nutzt nur meine Frau zur Abwicklung Ihrer sonstigen geschäftlichen Korrespondenz.

    Beide Adressen sind als IMAP-Postfächer eringerichtet und werden mittels Mailstore überwacht.
    Mailstore verwaltet das Archiv in einem verschlüsselten Bereich unserer Festplatten, der automatisch mittels CloudStation auf unser Synology-NAS gespiegelt wird (Ebenso wie alle anderen schützenswerten Daten).

    Das Synology-NAS wird unregelmäßig auf externe Festplatten gesichert, die wiederum außerhalb unserer Hauses gelagert werden.

    Kosten unterm Strich ca. 1.000,- Eur. Genau kann ich das nicht beziffern da das NAS schon im Hause war. Lediglich die FP wurden im Zuge des Setups dieser Lösung aufgerüstet.

    Viele Grüße
    Daniel

  7. #22
    Kunde Avatar von fettmme
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Noch ein Tipp: Ich würde die offizielle Backup Funktion von Mailstore verwenden und die erzeugten Dateien auf das andere Laufwerk sichern.
    Wenn man die Mailstore Verzeichnisse einfach direkt synchronisiert, könnte es bei einem Ausfall eventuell zu defekten Daten kommen.

    Auf dieser Seite steht mehr dazu, insbesondere unter "Datei-basierte Datensicherungen".
    https://help.mailstore.com/de/server...derherstellung
    aka christian

  8. #23
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Hallo allerseits,
    ich bin inzwischen auch über dieses Thema "rechtssichere Archivierung" gestossen, hätte aber noch Fragen, die mich in dem Kontext noch beschäftigt:
    - Wie schaut es aus mit SPAM-Mails?
    Die sind inzwischen für viele ja ein leidiges Problem und müssen, wenn ich richtig informiert bin, nicht archiviert werden, aber andererseits habe ich nun auch noch gelesen, dass eine Löschung aus dem Archiv von Nachrichten dann eine Lücke in der Archivierung (und entfernt der "Beweiskette") bedeuten würde?
    Wie regelt ihr das so in euerem Fall (ich plane MailStore für die Archivierung einzusetzen, falls das in dem Kontext relevant sein sollte)?

    - Wäre es sinnvoll und im geschäftlichen Bereich korrekt, SPAM direkt am Mailserver abzuweisen, also "SPAM ablehnen" oder doch besser in den Junk-Ordner aussortieren zu lassen?
    Habe da auch gelesen, dass der Mailserver keinen Statuscode 250 (E-Mail zugestellt) senden darf, wenn SPAM abgelehnt wird. Domainfactory bietet ja die Möglichkeiten von "SPAM ablehnen" und "SPAM verwerfen" an und wenn ich das korrekt verstehe, heisst das, dass SPAM verwerfen einfach gelöscht wird, während bei SPAM ablehnen, dann ein entsprechender Fehlercode an den Sender zurückgeht.
    Und wie "gefährlich" ist es, wenn ich ne Mail ablehne, im Sinne für Info an den SPAM-Versender, die Mailadresse existiert, auch was mögliche Mailer Daemons angeht?

    Vielleicht hat jemand Zeit und Lust mir in diesen Fragen weiterzuhelfen bzw. Tipps zu geben.

    Viele Grüße!
    Geändert von Tomasu (08.01.2017 um 20:15 Uhr)

  9. #24
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Disclaimer vorab: natürlich ist das, was nachfolgt, keine Rechtsberatung. :-)

    Ich habe MailStore so konfiguriert, dass Mails erst nach 11 Jahren (aus MailStore?) gelöscht werden können.
    Das heißt es wird alles, was von MailStore erfasst wird, archiviert. (Inklusive dem in letzter Zeit vermehrt eintrudelnden Spam.)

    Meine MailFilter habe ich auf "ablehnen" stehen. Es kommt ja doch auch mal vor, dass eine Mail fälschlicherweise als Spam eingestuft wird. In dem Fall sollte der Absender eine Info erhalten.
    Bislang hat das gut funktioniert - aber vielleicht sollte ich die Filter auf "verwerfen" ändern?

    Ich habe allerdings in der Zwischenzeit eine andere Schwachstelle meiner Lösung gefunden.
    Mein Plan war eigentlich MailStore auf jedem der beiden betroffenen PCs zu installieren und je ein Archiv je E-Mail-Adresse anzulegen.
    Das lässt die Software mit der Standard-Lizenz nicht zu.

    Das heißt ein PC müsste eigentlich 24h laufen um alle Mails abzugreifen. Das entspricht aber nicht meiner Realität.
    De facto wird es so zu Zeiten ohne synchrone Archivierung kommen und eine rückwirkende Archivierung erfolgen wenn der Server wieder läuft.
    Darauf muss ich noch mal rumdenken....

    Gruß
    Daniel
    Geändert von D:Nero (09.01.2017 um 08:01 Uhr)

  10. #25
    Kunde Avatar von fettmme
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Zitat Zitat von Tomasu Beitrag anzeigen
    - Wie schaut es aus mit SPAM-Mails?
    Die sind inzwischen für viele ja ein leidiges Problem und müssen, wenn ich richtig informiert bin, nicht archiviert werden, aber andererseits habe ich nun auch noch gelesen, dass eine Löschung aus dem Archiv von Nachrichten dann eine Lücke in der Archivierung (und entfernt der "Beweiskette") bedeuten würde?
    Das ist imho nicht richtig. Lies dazu mal das PDF vom BITKOM.

    Grundsätzlich musst Du nicht jede E-Mail archivieren. In der Praxis ist es nur oft einfacher alle E-Mails, inkl. Spam, zu archivieren.
    aka christian

  11. #26
    Communityservice Avatar von Nils Dornblut
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Hallo Tomasu,

    ich würde Ihnen empfehlen einmal diesen Artikel zu lesen. Dieser ist auch bei Mailstore als Whitepaper hinterlegt:

    http://www.mailstore.com/de/whitepap...eutschland.pdf

    Dort geht man auf die diversen Fragestellungen ein im Zusammenhang mit der revisionssicheren Aufbewahrung. Einfach nach SPAM suchen, wenn Sie es da eilig haben.

    Mit freundlichen Grüßen

    Nils Dornblut
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  12. #27
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    @D:Nero, @fettmme und @Nils Dornblut:

    Meinen besten Dank an Euch alle für Euere Antworten . Habe mich zusätzlich noch an die empfohlene Literatur gemacht und denke, dass ich nun die passende Strategie habe, wie ich vorgehen muss.

    @Nils Dornblut:
    Ich hätte noch drei Fragen bezüglich der Handhabung von SPAM durch Filter, vielleicht können Sie mir hierbei weiterhelfen:

    - Welchen Statuscode erhält ein Spamversender, wenn ich "SPAM ablehnen" wähle?
    - Muss ich durch die Wahl von "SPAM ablehnen" eher Mailer Daemons / Bounce Mails befürchten oder wäre es besser den SPAM in den Spamordner zustellen lassen und dort selbst zu löschen, um solchen Fehler-Meldungen vorzubeugen?
    - Ist es möglich, dass ich auch in einem individuellen Filter "SPAM ablehnen" wählen kann, ich habe nämlich nur die Option "SPAM verwerfen" dort gefunden.

    Vielen Dank und viele Grüße an alle!

  13. #28
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Zitat Zitat von Tomasu Beitrag anzeigen
    - Ist es möglich, dass ich auch in einem individuellen Filter "SPAM ablehnen" wählen kann, ich habe nämlich nur die Option "SPAM verwerfen" dort gefunden.
    Kurzfassung: Nein, das ist nicht möglich.
    Lange Fassung (inkl. "workaround"): https://www.df.eu/forum/threads/8047...-konfigurieren
    Mit freundlichen Grüßen
    Jürgen

  14. #29
    Communityservice Avatar von Nils Dornblut
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    AW: Rechtssichere Archivierung von iMap-Mailkonten

    Zitat Zitat von Tomasu Beitrag anzeigen
    - Welchen Statuscode erhält ein Spamversender, wenn ich "SPAM ablehnen" wähle?
    550, hier ist das verkürzt auch aufgezeigt was wir senden:

    https://www.df.eu/forum/threads/5028...l=1#post334235

    - Muss ich durch die Wahl von "SPAM ablehnen" eher Mailer Daemons / Bounce Mails befürchten oder wäre es besser den SPAM in den Spamordner zustellen lassen und dort selbst zu löschen, um solchen Fehler-Meldungen vorzubeugen?
    Man kann sagen, dass die Meldung der Ablehnung die technisch richtigere ist. Aber was ist bei SPAM-Versendern schon normal bzw. richtig, da deren Interesse ja anders liegt? Ich fände es als Versender besser, wenn ich eine Meldung erhalten würde, falls irrtümliche SPAM-Einsortierung erfolgt. Mailer Daemons / Bounce Mails würde ich per Filter in einen gesonderten Ordner sortieren. Läuft bei mir seit Jahren ohne Probleme.

    - Ist es möglich, dass ich auch in einem individuellen Filter "SPAM ablehnen" wählen kann, ich habe nämlich nur die Option "SPAM verwerfen" dort gefunden.
    Nein, das geht so nicht direkt, wie schon beschrieben. Workaround ist bereits verlinkt. Das geht deshalb nicht direkt, da die erweiterten Mailfilter nicht wie die MailfilterEasy auf unseren Posteingangsservern laufen und damit ein "Verweigern der Annahme" einer E-Mail auf SMTP-Protokoll-Ebene bei uns nicht mehr möglich ist.

    Mit freundlichen Grüßen

    Nils Dornblut
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