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Öffentliche Ordner

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Wenn in Ihrer Organisation / Domain mindestens ein ManagedExchange-Postfach mit dem Tarif ManagedExchange M oder höher vorhanden ist, können Sie öffentliche Ordner nutzen.

Die Rechte für öffentliche Ordner sowie der E-Mail-Empfang werden über das Kundenmenü verwaltet. Anlegen können Sie öffentliche Ordner über Outlook.

Um einen öffentlichen Ordner zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Geben Sie öffentliche Ordner zunächst für die gewünschten Nutzer frei:

  • Loggen Sie sich in das Kundenmenü ein und klicken dort in der linken Navigation auf "Exchange-Einstellungen".

  • Wechseln Sie auf den Reiter "Öffentliche Ordner", um eine Übersicht der für Ihre Organisation bereits bestehenden öffentlichen Ordner zu erhalten. Auch wenn Sie noch keine öffentlichen Ordner angelegt haben, sehen Sie dort bereits einen übergeordneten Hauptordner Ihrer Organisation. Dieser ist aus technischen Gründen notwendig, um eine Zuordnung von öffentlichen Ordnern zur entsprechenden Organisation zu gewährleisten.

  • Um Nutzern Zugriff auf den Ordner zu geben, klicken Sie rechts auf "Rechte anpassen" und aktivieren den Zugang für die gewünschten Nutzer.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie einem Benutzer ein Zugriffsrecht auf einen Unterordner geben möchten, muss dem Benutzer auch ein Zugriffsrecht auf den Hauptordner eingeräumt werden. Anderenfalls ist ein Zugriff auf den Unterordner nicht möglich.

  • Wechseln Sie anschließend zu Ihrem ManagedExchange-Postfach in Outlook.

  • Wenn Sie in der Liste der E-Mail-Ordner keinen Eintrag "Öffentliche Ordner" sehen, blenden Sie öffentliche Ordner zunächst ein. In Outlook 2013 erhalten Sie die Ansicht über STRG+6. In Outlook 2010 und 2007 klicken Sie auf das Ordner-Symbol unten links.

  • Um einen neuen Ordner anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hauptordner Ihrer Organisation und wählen "Neuer Ordner...".

  • Ergänzen Sie die folgenden Angaben:
  • Name: Geben Sie hier den Namen ein, den der Ordner erhalten soll.

  • Ordner enthält Elemente des Typs: Legen Sie die Verwendungsart des öffentlichen Ordners fest, indem Sie den entsprechenden Typ für den Ordner wählen. Bitte beachten Sie: Der Typ kann nur beim Erstellen eines Ordners festgelegt und anschließend nicht mehr geändert werden.

  • Ordner soll angelegt werden unter: Legen Sie bei bereits bestehenden öffentlichen Ordnern fest, in welcher Ebene der Ordner erstellt werden soll.

  • Klicken Sie abschließend auf "OK", um den Ordner zu erstellen. Sie sehen ihn dann in der Liste der öffentlichen Ordner.

  • Der neue Ordner hat das gleiche Zugriffsrecht wie sein übergeordneter Ordner. Falls gewünscht können Sie das Zugriffsrecht, wie oben beschrieben, anpassen.

  • Wenn Sie den Ordner später bearbeiten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen anschließend die gewünschte Aktion aus.

Der öffentliche Ordner ist dann fertig eingerichtet und für ManagedExchange-Postfächer mit entsprechendem Zugriffsrecht über die E-Mail-Ordner einsehbar. Falls Sie in Outlook keinen Eintrag "Öffentliche Ordner" sehen, klicken Sie bitte zunächst auf das Ordner-Symbol ganz unten links in Outlook 2007 und 2010, um die Ansicht der Ordnerliste zu erweitern. In Outlook 2013 wählen Sie STRG+6.

  • In Outlook 2013:
    Wenn Sie in der Liste der E-Mail-Ordner von Outlook keinen Eintrag "Öffentliche Ordner" sehen, klicken Sie unten auf der Seite in der Navigation, über die Sie zwischen den Hauptelementen "E-Mail", "Kalender" etc. wählen können, auf die drei Punkte ("...") und dann auf "Ordner". Alternativ erhalten Sie die Ansicht auch über STRG+6.

Ordnerliste in Outlook 2013

  • In Outlook 2010 und Outlook 2007:
    Wenn Sie in der Liste der E-Mail-Ordner von Outlook keinen Eintrag "Öffentliche Ordner" sehen, klicken Sie bitte zunächst auf das Ordner-Symbol ganz unten links in Outlook, um die Ansicht der Ordnerliste in Outlook zu erweitern:

    Symbol Ordnerliste unten in der Ansicht von Outlook

  • Sie sehen nun einen Eintrag "Öffentliche Ordner" und können diesen ausklappen. Wurden für das ManagedExchange-Postfach die entsprechenden Zugriffsrechte vergeben, können Sie auf den gewünschten Ordner zugreifen.

Wenn Sie in der Ordnerliste in Outlook den Eintrag "Öffentliche Ordner" sehen, aber nicht auf den gewünschten Ordner zugreifen können, beachten Sie bitte, dass einem Benutzer für das Zugriffsrecht auf einen Unterordner auch eine Berechtigung auf die übergeordneten Ordner und für den Hauptordner eingeräumt werden muss. Anderenfalls ist ein Zugriff auf den Unterordner nicht möglich.

Wie viel Speicherplatz pro Organisation bzw. Domain für öffentliche Ordner zur Verfügung steht, ist abhängig vom jeweiligen Tarif. Die aktuellen Werte können Sie der Leistungsbeschreibung für ManagedExchange entnehmen. Bei mehreren ManagedExchange-Postfächern innerhalb einer Organisation / Domain gilt dabei der Wert des höchsten genutzten ManagedExchange-Tarifs.

Wenn Sie mehr Speicherplatz für die Bereitstellung gemeinsam genutzter Informationen benötigen, können Sie zudem alternativ Elemente aus SharePoint wie Dokumentenbibliotheken, Aufgabenlisten oder gemeinsam genutzte Kalender in Outlook einbinden. Lesen Sie die FAQ zu SharePoint um zu erfahren, wie schnell und einfach die Einbindung von Elementen aus SharePoint möglich ist.

In Outlook 2011 für Mac binden Sie öffentliche Ordner einfach über das Menü ein:

  • Klicken Sie im Menü auf "Extras", "Öffentliche Ordner".

  • Wählen Sie den öffentlichen Ordner aus, den Sie in Ihrem ManagedExchange-Postfach einbinden möchten und klicken Sie auf "Abonnieren".

  • Schließen Sie das Fenster mit einem Klick links oben auf den Schließen-Button.

  • Sie finden den Ordner dann unter "Abonnierte öffentliche Ordner".

Um mit Outlook auf Inhalte in öffentlichen Ordnern auch dann zu zugreifen, wenn Sie gerade über keinen Internetzugang verfügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner, dessen Inhalt Sie auch offline verwenden möchten, und wählen dann im Kontextmenü den Eintrag "Zu Favoriten hinzufügen".

  • Vergeben Sie einen Namen, unter dem der Ordner in den Favoriten angezeigt werden soll, und klicken Sie auf "Hinzufügen". Der Ordner ist dann in der Ordnerliste unter "Öffentliche Ordner", "Favoriten" zu finden.

  • Um jetzt die Bereitstellung der Inhalte im Offline-Modus zu aktivieren, gehen Sie in der Menüleiste von Outlook auf "Extras" und wählen den Eintrag "Kontoeinstellungen" aus.

  • Doppelklicken Sie in den E-Mail-Konten bitte auf das ManagedExchange-Postfach und klicken Sie im nun dargestellten Fenster "E-Mail-Konto ändern" auf "Weitere Einstellungen".

  • Im Fenster "Microsoft Exchange" wählen Sie den Reiter "Erweitert" und aktivieren die Checkbox bei "Öffentliche Ordner-Favoriten herunterladen".

  • Klicken Sie auf "OK", um die Einstellung zu übernehmen. Die darunter liegenden Fenster können Sie im Anschluss ohne erneute Bestätigung schließen.

Ab dem nächsten Start legt Outlook jetzt automatisch eine lokale Kopie des öffentlichen Ordners an, so dass Sie auch dann auf die Inhalte zugreifen können, wenn Sie über keine Internetverbindung verfügen und Outlook im Offline-Modus benutzen.

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