Open Source fürs Homeoffice: Webanwendungen für die Kooperation

Eines hat die Corona-Pandemie ganz deutlich gezeigt: Kaum ein Unternehmen war darauf vorbereitet, die gesamte interne Kommunikation und Zusammenarbeit von heute auf morgen aufs Homeoffice umzustellen. Große Konzerne propagierten in der Krise ihre schnellen Lösungen, die in vielen Unternehmen und Institutionen in Ermangelung von Notfallplänen trotz erheblicher Datenschutzbedenken bis heute genutzt werden. Dabei gab es schon vor dem Ausbruch der Pandemie einfach zu bedienende freie Software für die Kollaboration in Gruppen – Stichwort Open Source.

Kollaboration im Home-Office: Nachteile proprietärer Dienste

Wer schnell auf Homeoffice-Arbeit umsteigen muss, denkt in der Regel nicht zuerst an Open Source. Sondern versucht, auf bekannte kommerzielle Lösungen wie Zoom, G Suite oder Microsoft Teams zu setzen. Aber: Anbieter proprietärer Lösungen verlangen meist die Registrierung ihrer Nutzer und erheben Nutzungsdaten. Damit sie nicht nur durch Lizenzen und Abonnements verdienen, sondern auch durch die gesammelten Daten. Da der Code nicht öffentlich ist, kann die Funktionsweise der Software in der Regel nicht nachvollzogen werden. Insgesamt legen die großen Techkonzerne es darauf an, größtmögliche Abhängigkeit von ihren Produkten zu erzeugen. Indem sie ihre verschiedenen Dienste so miteinander verzahnen, dass sie als großes Ganzes wahrgenommen werden und nicht mehr als das, was sie eigentlich sind: einzelne Dienste für unterschiedliche Aufgaben.

Vorteile von Open-Source-Webanwendungen

Die Hürden für den Einsatz freier Kollaborations-Software sind dagegen niedrig. Open-Source-Webanwendungen sind meist kostenlos verfügbar und lassen sich ohne Registrierung nutzen. Während bei den großen Anbietern das Geschäftsmodell im Vordergrund steht, sind es bei freier Software die Bedürfnisse der Nutzer. Der Code ist öffentlich und die Software kann unabhängig getestet werden. Auch Modifizierungen und Anpassungen der Software sind ohne Einschränkungen möglich.

Wer Open-Source-Webanwendungen für Kollaboration nutzen will, vertraut entweder auf eine Institution, die die Dienste hostet und der Öffentlichkeit zur Verfügung stellt, oder installiert und betreibt die Software auf einem eigenen Server selbst. Während der Corona-Krise haben viele Institutionen für das Arbeiten im Homeoffice ihre Instanzen freier Kollaborations-Software zugänglich gemacht. Netzwerke für freie Online-Dienste wie libreho.st gab es aber auch schon vorher. Im Folgenden stellen wir drei Open-Source-Webanwendungen vor, die gute Alternativen zu verbreiteten Office-, Cloud- und Webkonferenzdiensten bieten.

Groupware Suite: CryptPad

CryptPad ist eine webbasierte Sammlung von Open-Source-Tools für die Zusammenarbeit in Gruppen. Mit ihr lassen sich Dokumente gemeinsam betrachten, erstellen und bearbeiten. Die Groupware bietet Echtzeit-Editoren für Rich-Text-Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Code sowie ein Umfrage-Tool, ein einfaches Whiteboard und ein Kanban-Board für agiles Projektmanagement. Im Unterschied zu anderen freien kollaborativen Echtzeit-Editoren wie Etherpad, EtherCalc oder EduPad verschlüsseln die Webanwendungen von CryptPad die Informationen, bevor sie an den Server gesendet werden. Die Administratoren der Server haben keinen Zugang zu den Inhalten der Dokumente, nur Nutzer, mit denen der Link zu den Dokumenten geteilt wird, können die Inhalte sehen. CryptPad bietet für die Aufbewahrung der Dokumente den Cloudspeicher CryptDrive. Damit ist auch ein geräteunabhängiger Zugang zu den Dokumenten möglich. Mit optionaler Registrierung, die anonym sein kann und ohne E-Mail-Eingabe erfolgt, steht 1 GB Speicherplatz zur Verfügung und die Dokumente werden nicht nach Ablauf einer bestimmten Zeit gelöscht. Über Premium-Tarife zwischen 5 und 15 Euro monatlich lässt sich der Speicherplatz auf bis zu 50 GB erweitern. Wie viele Open-Source-Anwendungen kommt CryptPad aus Frankreich und wird von der Firma XWiki SAS seit 2014 entwickelt.

Cloud-Dienst mit Groupware-Apps: Nextcloud Hub

Nextcloud ist ein Open-Source-Cloud-Dienst, der mehr kann, als nur Daten sicher und DGSVO-konform verfügbar zu machen. Mit der Basisversion und verschiedenen Plugins ermöglicht Nextcloud Hub das Teilen und Synchronisieren von Dateien, Kalendern, Kontakten, Notizen und Aufgaben, das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, die Koordination von Projekten, das Treffen in Webkonferenzen und vieles mehr. Benutzerfreundliche Desktop- und Smartphone-Clients sind für alle gängigen Betriebssysteme kostenlos verfügbar. Mit seinem großen und nach Bedarf anpassbaren Funktionsumfang tritt Nextcloud die Konkurrenz zu Microsoft 365 und den Office-Anwendungen von Google Drive an. Mit Erfolg, denn in Zukunft wird die Cloud der deutschen Ministerien und Behörden der Bundesverwaltung eine Nextcloud sein und auch die Behörden in Frankreich, Schweden und den Niederlanden wollen die deutsche Open-Source-Software für den sicheren Datenaustausch nutzen. Viele Provider machen Nextcloud Hub für private Nutzer, kleine und große Unternehmen gebrauchsfertig zugänglich – zum Teil sogar kostenfrei mit bis zu 8 GB Speicherplatz.

Webkonferenz für Seminare, Workshops und Unterricht: BigBlueButton

Eine Open-Source-Videokonferenzanwendung mit integriertem Whiteboard und der Option, Bildschirme zu teilen, ist BigBlueButton. Entwickelt wurde diese Open-Source-Software für den Bildungsbereich, weshalb sie zahlreiche Kollaborationsmöglichkeiten enthält. In einer Webkonferenz kann man den anderen Teilnehmern private und öffentliche Nachrichten senden, man kann gemeinsam protokollieren und das Whiteboard erlaubt kollaboratives Zeichnen. Feedback ist durch ein Umfragetool und das Einblenden von Emojis möglich. Es wird zwischen Teilnehmern und Moderatoren unterschieden, die unterschiedliche Rechte haben. So können Moderatoren zusätzlich in einer Sitzung sogenannte Breakout Rooms für die Aufteilung der Teilnehmer in kleinere Arbeitsgruppen einrichten. Der BigBlueButton-Client nutzt den Standard WebRTC und läuft u. a. im Firefox- oder Chrome-Browser am PC, auf mobilen Endgeräten über Safari ab iOS 12.2 und über den Chrome-Browser ab Android 6.0. Wenn Sie Edge, den Browser von Windows 10, verwenden möchten, müssen Sie auf die neue Version mit Chromium-Engine aktualisieren. Mit genügend technischer Expertise lässt sich BigBlueButton auf einem Ubuntu-Linux-Server selbst installieren und hosten. Es gibt Integrationen für viele gängige Lernmanagementsysteme wie Moodle oder Canvas. Gebrauchsfertige Installationen lassen sich auch über Drittanbieter nutzen. Hervorzuheben ist der hohe Sicherheitsstandard von BigBlueButton.

Open-Source bietet qualitativ hochwertige Alternativen zu proprietären Lösungen

Oft wird gegen Open-Source-Lösungen das Argument zu Felde geführt, sie würden nicht so gut und reibungslos funktionieren wie proprietäre Lösungen. Richtig installiert und mit entsprechender Rechenleistung und Performance ausgestattet, sollten die hier vorgestellten Open-Source-Webanwendungen jedoch verlässlich laufen. Hinter diesen Webanwendungen für Kollaboration stehen große Entwicklergemeinschaften, die die Projekte vorantreiben. Das Unbehagen, das viele Nutzer beim ersten Kontakt mit Open-Source-Webanwendungen für das Arbeiten in Teams verspüren, rührt wohl eher daher, dass sie auf Microsoft-, Google- und Zoom-Umgebungen konditioniert sind. In anderen Bereichen, wie beim Browsen mit Firefox oder dem Versenden von E-Mails mit Thunderbird, sind uns Open-Source-Projekte schon viel vertrauter. Um die Hoheit über unsere Daten zu behalten, sollten wir ihnen auch im Bereich der Kollaboration eine Chance geben.

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