Was ist ein SMTP-Server? 

Inhalt:

• Wie funktioniert ein SMTP-Server?
• SMTP-Server-Adressen beliebter E-Mail-Anbieter
• Eigener SMTP-Server oder Server vom Anbieter
• E-Mail-Empfang: Was ist der Unterschied zwischen POP und IMAP?
• Was ist ein SMTP-Server? – Fazit
• Häufig gestellte Fragen
  • Was ist ein SMTP-Port?
  • Wie lässt sich der eigene SMTP-Server herausfinden?

Wie funktioniert ein SMTP-Server? 

Die SMTP-Server machen den E-Mail-Verkehr im Internet erst möglich und werden auch als Verteilerstationen oder Relays bezeichnet. Sie legen den Rahmen für den E-Mail-Versand fest, der mit folgenden Schritten stattfindet: 

1. Ihr PC oder Smartphone agiert als SMTP-Client und stellt eine Verbindung mit dem SMTP-Server des E-Mail-Anbieters her. Für die Verbindung ist die Authentifizierung mit Benutzername und Passwort nötig.
2. Die E-Mail wird dafür zuerst vom Client auf den SMTP-Server geladen.
3. Dann erfolgt die Ermittlung des Ziel-Servers über einen DNS-Server durch den „Mail Transfer Agent (MTA)“, eine Software für den Versand und Empfang der Mails.
4. Der MTA schickt nun die Mail auf direktem Weg weiter, wenn der Empfänger auf der gleichen Domain sitzt, andernfalls sendet sie der MTA in einzelnen Datenpaketen auf dem am besten erreichbaren Weg.
5. Im Ziel-Server werden die Daten nun wieder zu der Mail zusammengesetzt und gespeichert. Der Empfänger kann diese per POP oder IMAP herunterladen.

SMTP-Server-Adressen beliebter E-Mail-Anbieter 

Die SMTP-Server-Adressen und SMTP-Ports beliebter E-Mail-Provider sind zum Beispiel: 

• GMX: mail.gmx.net unter SMTP-Port 587 
• Gmail: smtp.gmail.com mit SMTP-Port 465 (SSL) 
• Web.de: smtp.web.de mit SMTP-Port 587 

Für den E-Mail-Empfang haben Sie die Wahl zwischen POP und IMAP – der SMTP-Server bleibt unabhängig von der Auswahl gleich. 

Eigener SMTP-Server oder Server vom Anbieter 

Die meisten Privatanwender nutzen einen kostenlosen Account bei einem E-Mail-Provider wie GMX oder Gmail. Für mehr Speicherplatz und die werbefreie Verwendung sind teilweise kostenpflichtige Premium-Versionen erhältlich. Bei Hosting-Paketen für den Betrieb einer eigenen Internetpräsenz ist die Nutzung des SMTP-Servers in der Regel inklusive (free SMTP Server).

Alternativ können Sie mit entsprechendem Know-how auch Ihren persönlichen SMTP-Server auf eigener Hardware einrichten und haben so die volle Kontrolle über sämtliche Einstellungen.

Problem: Bei privaten Internetzugängen ändert sich die IP-Adresse regelmäßig, in der Folge landen die verschickten E-Mails häufig im Spam. Mit einer statischen IP-Adresse lässt sich dieser Nachteil korrigieren. 

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E-Mail-Empfang: Was ist der Unterschied zwischen POP und IMAP? 

Bei der Verwendung eines POP3-Kontos (Post Office Protocol Version 3) kopiert das verwendete Mailprogramm empfangene E-Mails vom Server und löscht diese in der Regel anschließend. Sie können die Nachrichten dann nicht mehr mit einem anderen Endgerät abrufen, die E-Mail befindet sich nur auf dem jeweiligen Gerät. Es besteht allerdings die Möglichkeit, die Mails auf dem Server zu belassen. Eine Ordnerverwaltung auf dem Server ist mit POP3 nicht möglich. 

Die Alternative ist der E-Mail-Empfang über IMAP (Internet Message Access Protocol). IMAP speichert die E-Mails auf dem Server und Ihr Mailprogramm zeigt diese in der Standardeinstellung nur an. Die E-Mails bleiben für andere Geräte verfügbar, sodass Sie im Mailprogramm auf dem PC und Smartphone den identischen Datenbestand verwalten. Unabhängig vom verwendeten E-Mail-Programm können Sie außerdem eine Ordnerstruktur auf dem Server anlegen. Die Nachrichten lassen sich optional lokal speichern, damit Sie auf diese auch offline zugreifen können. Die Speicherung auf dem Server funktioniert, bis der Speicherplatz voll ist. Dann müssen Sie die Kapazität des Mailpostfachs vergrößern oder E-Mails auf dem Server löschen. 

Tipp: In unseren FAQs erfahren Sie, wie Sie Ihr E-Mail-Programm für die Verwaltung der E-Mail-Konten Ihrer bei df.eu gehosteten Internetdomain einrichten. Die SSL-verschlüsselte Verbindungen laufen über sslin.df.eu (POP3: 995 / IMAP: 993) und sslout.df.eu (SMTP: 465).

Was ist ein SMTP-Server? - Fazit 

SMTP-Server regeln den Versand und die Weiterleitung von E-Mails, das SMTP-Protokoll legt die hierfür geltenden Regeln fest. Die Kommunikation zwischen Absender und Empfänger erfolgt im Hintergrund – Sie müssen lediglich in Ihrem E-Mail-Programm die korrekten Nutzungsdaten eintragen (Benutzername, Passwort, SMTP-Server und Port). 

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Häufig gestellte Fragen

Was ist ein SMTP-Port?

Der SMTP-Port ist derjenige Computer-Port, mit dem die Software E-Mails per Netzwerk an ihren Empfänger sendet.

Wie lässt sich der eigene SMTP-Server herausfinden?

Die Adresse des SMTP-Servers (etwa für Outlook, für Microsoft Office 365 SMTP-Server oder für Mozilla Thunderbird) erfahren Sie entweder in den Kontoeinstellungen des E-Mail-Clients oder beim Webmail-Provider.

Was ist der Unterschied zwischen SMTP und IMAP? 

• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) wird hauptsächlich zum Senden von E-Mails verwendet, während IMAP (Internet Message Access Protocol) zum Abrufen und Lesen von E-Mails in Ihrem Posteingang dient. SMTP sorgt dafür, dass Ihre E-Mails ihren Bestimmungsort erreichen, während IMAP es Ihnen ermöglicht, Ihre E-Mails auf verschiedenen Geräten zu synchronisieren und zu verwalten. 
• SMTP kommuniziert ausschließlich mit Servern, um E-Mails zu senden, während IMAP sowohl mit dem Client als auch mit dem Server spricht, um E-Mails abzurufen.
• Die Portnummer für IMAP ist 143 und 993 für eine sichere Verbindung (SSL/TSL-Verbindung). Für SMTP sind die Portnummern 25, 465 und 587 für sichere Verbindungen.
• Ein weiterer Unterschied ist liegt in der Nachrichtenorganisation. IMAP ermöglicht es Benutzern, E-Mails auf dem Server zu organisieren, während SMTP die Organisation von E-Mails auf dem Client-Speicher ermöglicht.
• Schließlich bietet IMAP eine gewissen Flexibilität auf allen Geräten, sodass Benutzer ihre E-Mails auf dem Server verwalten können. SMTP hingegen bietet zusätzlich die Möglichkeit, eine E-Mail nach erfolgreichem Versand zu ändern oder zu modifizieren.

Kann ich jeden SMTP-Server für meine E-Mail-Versendungen nutzen? Technisch ist es möglich, verschiedene SMTP-Server für das Senden Ihrer E-Mails zu nutzen, aber es ist ratsam, den SMTP-Server des E-Mail-Providers zu verwenden, der auch die E-Mail-Adresse bereitstellt. Dies verbessert die Zuverlässigkeit und verringert das Risiko, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden.
Einige SMTP-Server haben zudem Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der E-Mails, die pro Tag versendet werden können. Die Verwendung eines zuverlässigen und renommierten SMTP-Relay-Dienstes, der speziell für den Versand von mehreren E-Mails ausgelegt ist, kann die E-Mail-Zustellrate verbessern und so unter anderem die Verwaltung von E-Mail-Kampagnen erleichtern. 

Was ist ein SMTP-Relay? Ein SMTP-Relay ist ein Dienst, der es Ihnen ermöglicht, E-Mails von einem E-Mail-Server zum anderen zu übertragen. SMTP-Relays optimieren quasi die Zustellungsrate Ihrer E-Mails, indem sie diese über Server eines Drittanbieters versenden. Dies ist besonders für Kampagnen- und Transaktions-E-Mails nützlich. Durch den Einsatz von Algorithmen, die die Versanddynamik steuern, berücksichtigen SMTP-Relays Faktoren wie Empfängerlimits und die Reputation der IP-Adresse. Dies sorgt für eine effiziente Verteilung der E-Mails, verbessert die Zustellbarkeit und minimiert das Risiko, dass E-Mails als Spam markiert oder von Empfängern blockiert werden.

Warum benötige ich Authentifizierung für SMTP? Die Authentifizierung stellt sicher, dass nur berechtigte Benutzer E-Mails senden können. Dies verhindert Missbrauch des Servers zum Versenden von Spam oder Malware. Durch die Authentifizierung wird die Sicherheit des E-Mail-Verkehrs erhöht und die Integrität Ihres E-Mail-Kontos geschützt.

Wie wirkt sich die Wahl des SMTP-Ports auf meine E-Mail-Sicherheit aus? Die Wahl des Ports kann die Sicherheit Ihrer E-Mail-Kommunikation beeinflussen. Port 25 wird traditionell für SMTP verwendet. Für sichere E-Mail-Übertragungen sollten Sie Port 465 (SMTPS) für SSL-Verschlüsselung oder Port 587 für STARTTLS, eine Methode, um die Verbindung nach der Herstellung zu verschlüsseln, nutzen.

Kann ich den SMTP-Server meines Webhosting-Anbieters nutzen? Ja, viele Webhosting-Anbieter bieten ihren Kunden SMTP-Server an, die speziell für den Versand von E-Mails über ihre gehosteten Domains konfiguriert sind. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie E-Mails direkt von Ihrer Webseite aus versenden möchten. Es ist allerdings wichtig, die Nutzungspolitik und eventuelle Einschränkungen, wie beispielsweise eine Begrenzung der E-Mail-Anzahl oder bestimmte Zustellbarkeitsregeln, zu beachten. Um die bestmögliche Leistung und Kompatibilität zu gewährleisten, empfiehlt es sich, sich vorab mit dem Support Ihres Webhosting-Anbieters in Verbindung zu setzen und sich über die spezifischen Anforderungen und Richtlinien für die Nutzung des SMTP-Servers zu informieren.

Wie konfiguriere ich einen SMTP-Server für meine E-Mail-Anwendung? Die Konfiguration eines SMTP-Servers erfordert spezifische Informationen wie Serveradresse, Portnummer (üblicherweise 587 oder 465), Benutzername und Passwort. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Dienstanbieter. In den Einstellungen Ihrer E-Mail-Anwendung müssen Sie diese Angaben entsprechend eintragen und gegebenenfalls die Verschlüsselungsmethode (SSL/TLS) auswählen, um die Sicherheit Ihrer E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten.

Warum werden meine E-Mails über den SMTP-Server als Spam markiert? E-Mails können als Spam markiert werden, wenn sie Merkmale aufweisen, die von Spamfiltern als verdächtig eingestuft werden, z.B. eine hohe Anzahl an Empfängern, bestimmte Schlagwörter oder eine nicht vertrauenswürdige IP-Adresse des SMTP-Servers. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihr SMTP-Server richtig konfiguriert ist, verwenden Sie authentifizierte Absenderadressen und bauen Sie einen guten Ruf Ihrer Domain und IP-Adresse auf.

Was bedeutet es, wenn der SMTP-Server nicht erreichbar ist? Wenn der SMTP-Server nicht erreichbar ist, kann dies an Netzwerkproblemen, falschen Servereinstellungen, Firewall- oder Antivirus-Probleme oder einem Ausfall des SMTP-Servers liegen. Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung, die Serveradresse und die Porteinstellungen. Kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihren E-Mail-Dienstanbieter oder den technischen Support, um das Problem zu lösen.

Können SMTP-Server Nachrichten verschlüsseln? Ja, moderne SMTP-Server unterstützen Verschlüsselungsprotokolle wie SSL/TLS, um die Sicherheit der übertragenen E-Mail-Nachrichten zu erhöhen. Die Aktivierung dieser Verschlüsselungsoptionen sorgt dafür, dass Ihre E-Mails geschützt über das Internet übertragen werden und vor dem Zugriff Dritter sicher sind. Es ist wichtig, in den Einstellungen Ihres E-Mail-Clients die Verschlüsselung zu aktivieren, um von dieser Sicherheitsfunktion zu profitieren.

Kann ich über einen SMTP-Server Newsletter versenden? Ja, über einen SMTP-Server können Sie Newsletter versenden. Es ist jedoch wichtig, die Best Practices für Massen-E-Mail-Versand zu befolgen, wie z.B. die Einhaltung von Spam-Gesetzen, die Verwendung von Double-Opt-In-Verfahren und das Angebot einer Abmeldemöglichkeit. Beachten Sie auch, dass für große E-Mail-Kampagnen spezialisierte Dienste oder SMTP-Relay-Services empfohlen werden, um Zustellbarkeitsraten zu verbessern und die Compliance sicherzustellen.

Was sind die häufigsten Probleme und Fehlermeldungen, die bei der Verwendung eines SMTP-Servers auftreten können?  Bei der Nutzung eines SMTP-Servers können verschiedene Probleme und Fehlermeldungen auftreten, darunter:

• Zugriffsprobleme: Diese entstehen, wenn Anmeldeinformationen falsch sind oder der Server den Zugriff verweigert.
• Verbindungsprobleme: Treten auf, wenn die Verbindung zum Server aufgrund von Netzwerkstörungen oder inkorrekten Einstellungen scheitert.
• Authentifizierungsfehler: Diese Fehler weisen auf falsche Anmeldeinformationen oder inkompatible Authentifizierungsmethoden hin.
• Einschränkungen und Blockaden: Beschränkungen bezüglich der E-Mail-Menge pro Tag und Maßnahmen gegen Spam können Probleme verursachen.
• Sicherheitsprobleme: Fehlkonfigurationen bei Sicherheitsprotokollen wie SSL oder TLS können zu Fehlermeldungen führen.

Warum werden meine E-Mails nicht über den SMTP-Server versendet, und wie kann ich dieses Problem lösen?

• E-Mail-Authentifizierung: Überprüfen Sie, ob Ihre SMTP-Authentifizierung korrekt ist, insbesondere bei der Verwendung von SSL. Ein erster Check, ob Ihr Benutzername und Ihr Passwort korrekt ist, kann eine schnelle Lösung sein. 
• Port-Problemen: Standardmäßig verwendet SMTP Port 25, der jedoch von Ihrem Internetdienstanbieter blockiert werden kann. Versuchen Sie, auf Port 587 zu wechseln, oder verwenden Sie Port 465 für SSL-Verbindungen.
• Korrekte SMTP-Einstellungen verwenden: Überprüfen Sie die Richtigkeit der SMTP-Einstellungen. Nehmen Sie dafür eine Überprüfung mit einer Liste von SMTP-Providern vor, oder nehmen Sie Kontakt mit Ihrem E-Mail-Anbieter auf und schildern Sie das Problem dem Support Team. 
• Firewall- oder Antivirus-Probleme: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Firewall, Proxy-Server oder Antivirensoftware den SMTP-Dienst nicht blockieren. Fügen Sie gegebenenfalls eine Ausnahmeregel für Ihren SMTP-Service hinzu.
   

Titelmotiv: Pixabay