Digitale Unterschrift erstellen: So signieren Sie Dokumente sicher und schnell

Was ist eine digitale Unterschrift?

Grundsätzlich werden drei Arten digitaler Unterschriften in Form elektronischer Signaturen unterschieden.

1. Eine einfache elektronische Signatur (EES) kann eine eingescannte Unterschrift, eine angeklickte Checkbox oder eine E-Mail-Signatur sein. Sie hat geringe Beweiskraft.
2. Mehr Sicherheit bietet eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Sie nutzt asymmetrische Kryptografie zur Authentifizierung und Sicherstellung der Integrität digitaler Nachrichten, wobei ein Schlüsselpaar aus privatem und öffentlichem Schlüssel verwendet wird. Die Signatur stellt sicher, dass Dokumente wirklich vom Absender stammen und nicht nachträglich verändert wurden.
3. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet höchste Sicherheit durch eine strengere Identitätsüberprüfung des Unterzeichnenden bei der Zertifizierungsstelle.

Vorteile digitaler Signaturen

Sie können eine digitale Unterschrift erstellen und profitieren von vielen Vorteilen. Einfache und fortgeschrittene elektronische Signaturen eignen sich für Privatpersonen genauso wie für Einzelunternehmer, Freelancer und Agenturen. Qualifizierte elektronische Signaturen sind nur für Dokumente mit hohen Haftungsrisiken notwendig.

• Sicherheit: Digitale Signaturen erfüllen internationale Sicherheitsstandards.
• Zeit- und Kostenersparnis: Verträge werden schneller abgeschlossen.
• Moderne Kundenerfahrung: Kunden profitieren von einem zeitgemäßen Prozess.
• Nachhaltigkeit: Der papierlose Workflow schützt die Umwelt.
• Flexibilität: Das digitale Signieren ist ortsunabhängig über PC, Smartphone und Tablet möglich.

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Hintergrund: Wie funktioniert eine fortgeschrittene elektronische Signatur?

Eine digitale Unterschrift in Form einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist einzigartig wie eine handgeschriebene Unterschrift. Sie entsteht durch das PKI-Protokoll (Public Key Infrastructure), das private und öffentliche Schlüssel erzeugt. Zertifizierungsstellen gehören ebenfalls zur Infrastruktur, die mit den E-Signatur-Anbietern zusammenarbeiten. Eine anerkannte Zertifizierungsstelle prüft die Identität des Unterzeichners.

• Absender: Beim Unterschreiben erzeugt eine Vergabestelle ein digitales Zertifikat, das den öffentlichen Schlüssel enthält. Der private Schlüssel bleibt geheim auf dem Rechner des Absenders, der öffentliche wird mit dem Dokument versendet.
• Empfänger: Beim Erhalt der Nachricht erfolgt die Prüfung der Authentizität des Absenders sowie der Integrität der digitalen Signatur mithilfe des mitgesendeten Zertifikats. Stimmen die Schlüssel überein, gilt die Unterschrift als echt.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Für elektronische Unterschriften schafft die im Jahr 2016 eingeführte eIDAS-Verordnung klare Standards. Die Regelungen gelten in allen EU-Mitgliedsstaaten sowie Island, Norwegen, Liechtenstein und dem Vereinigten Königreich. Es gelten die folgenden drei Standards:

• Eine einfache elektronische Signatur reicht beispielsweise für Zustimmungen zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen aus.
• Eine fortgeschrittene elektronische Signatur bietet im Vergleich zur einfachen Signatur eine deutlich höhere Beweiskraft, da sie die eindeutige Zuordnung einer Signatur zum Unterzeichner ermöglicht und Dokumentänderungen nach der Unterzeichnung erkennt. Typische Anwendungsfälle sind Vollmachten, Versicherungsanträge und Arbeitsverträge.
• Eine qualifizierte elektronische Signatur erweitert die fortgeschrittene Signatur um eine Identitätsprüfung durch eine Zertifizierungsstelle, zum Beispiel per Video-Ident. Sie ist rechtsgültig wie eine händische Unterschrift auf einem Papierdokument und unter anderem für Bürgschaften und Lebensversicherungen auf das Leben Dritter notwendig.

In Deutschland können die meisten Dokumente elektronisch unterzeichnet werden, dabei ist zwischen formfreien Dokumenten und solchen mit Schriftformerfordernis zu unterscheiden. Für die meisten Verträge gilt Formfreiheit, und jede der drei Sicherheitsstufen ist rechtsgültig. Für Verträge mit Schriftformerfordernis ist hingegen nur die QES gültig.

Hinweis: Dokumente wie Immobilienverträge, Eheverträge, Erbverträge und handschriftliche Dokumente wie Schuldscheine können nicht elektronisch unterzeichnet werden.

Digitale Unterschrift Schritt für Schritt erstellen

Ihre digitale Unterschrift erstellen Sie in Form einer einfachen elektronischen Signatur mit Tools wie Acrobat Reader, OpenSign und Signeasy kostenlos. Tippen Sie Ihren Namen ein oder laden Sie Ihre Unterschrift als Bild hoch.

Einfache elektronische Signatur mit Acrobat Reader

Mit Acrobat Reader eine einfache elektronische Signatur erstellen

Schritte zur einfachen elektronischen Signatur mit Acrobat Reader:

1. PDF-Dokument mit Acrobat Reader öffnen.
2. Zum Unterschreiben im Menü auf „Elektronische Signaturen“ klicken.
3. Im Menü auf „Signatur hinzufügen“ klicken.
4. Unterschrift per Texteingabe, Zeichnung oder Bild hinterlegen.
5. Unterschrift im Dokument platzieren.

Nach dem Signieren können Sie eine schreibgeschützte, zertifizierte Kopie erstellen und per E-Mail verschicken.

Fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur

Digitale Unterschrift mit privatem Key erstellen und öffentlichem Schlüssel verifizieren

Für fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen stehen kostenpflichtige Tools wie Adobe Sign, SignNow und DocuSign zur Auswahl. Diese arbeiten mit Partnerzertifizierungsstellen zusammen. Sie können die meisten Tools per kostenloser Testversion ausprobieren.

Schritte zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur mit Adobe Sign:

1. Konto bei Adobe Sign erstellen und einloggen.
2. Dokument zum Unterschreiben hochladen.
3. E-Mail-Adresse des Empfängers hinzufügen, der das Dokument signieren soll. Fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse hinzu, falls Sie das Dokument selbst signieren möchten.
4. Signaturfelder an die gewünschten Stellen im Dokument platzieren.
5. Für die Erstellung einer FES bietet Adobe Sign die Auswahl eines Zertifikats von einer zertifizierten Stelle wie GlobalSign oder QuoVadis an. Erwerben Sie ein Zertifikat und verbinden Sie es mit Adobe Sign, der Prozess beinhaltet eine Identitätsprüfung.
6. Ihr privater Schlüssel bleibt auf Ihrem Gerät und der öffentliche Schlüssel ist Teil des Zertifikats.
7. Der Empfänger erhält das signierte Dokument und kann mit dem öffentlichen Schlüssel im Zertifikat die Integrität und Authentizität des Dokuments überprüfen.

Hinweis: Für Privatpersonen, Freelancer und kleine Unternehmen hat die Sicherheit bei allen Online-Aktivitäten höchste Priorität. DomainFactory ist Ihr zuverlässiger Partner für sicheres und schnelles Website-Hosting!

Digitale Unterschrift erstellen - Fazit

Mit den vorgestellten Tools können Sie eine digitale Unterschrift erstellen, die als einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur dient. Eine oft ausreichende einfache elektronische Signatur können Sie kostenlos erstellen. Für Signaturen mit höherer Beweiskraft ist die Verwendung eines kostenpflichtigen Tools nötig. Probieren Sie diese jetzt aus!

Titelmotiv: Photo by Romain Dancre on Unsplash