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Papierloses Büro – 9 Tipps für die digitale Transformation


Veröffentlicht am 11.02.2020 von DomainFactory

Weniger Papier und Druckertinte schonen die Umwelt und zugleich den Geldbeutel, damit ist das papierlose Büro ganz im Sinne der Nachhaltigkeit. Dort wird immer dann kein Papier mehr verwendet, wenn es nicht zwingend notwendig ist. Das betrifft diverse Dokumente wie Rechnungen, Notizen und Lieferscheine. Digitale Dokumente vereinfachen Arbeitsschritte und den Informationsaustausch. Ob Unternehmer, Selbstständige oder Privatpersonen, mit den folgenden Tipps minimieren Sie die Papierverschwendung und profitieren von mehr Ordnung!

Die Vorteile des

papierlosen Büros in der Übersicht

  • Nachhaltigkeit durch ressourcenschonendes Handeln: weniger Papier, Tintenpatronen, Drucker-Hardware und Stromkosten.
  • Kostenreduzierung: Minimierung der Ausgaben für Drucker, Papier, Tinte, Aktenordner und Regale.
  • Mehr Platz: Der möglichst umfassende Verzicht auf Drucker und Papier spart viel Platz auf dem Schreibtisch, im Büro und in Aktenschränken.
  • Digitale Dokumente: Bei Bedarf sind auf einem Server oder in einer Cloud gespeicherte Dokumente mobil von überall und verschiedenen Personen online erreichbar.
  • Effektiveres Zeitmanagement: Sie finden digitale Dokumente per Suchfunktion schnell. Auch Einträge in Tabellen spüren Sie beim Durchsuchen fix auf.
  • Kollaboratives Arbeiten: Falls erwünscht, arbeiten mehrere Personen oder Teams gleichzeitig oder zeitversetzt und ortsunabhängig an einem digitalen Dokument, das etwa in einer Cloud gespeichert ist.

Computer auf einem Schreibtisch in einem papierlosen Büro.
Ein papierloses Büro spart nicht nur Tinte und Strom sondern auch Zeit und Platz.

1. Analyse der

Abläufe

Die

Umstellung zum papierlosen Büro beginnt mit der Analyse: Was wird alles

ausgedruckt, was muss zwingend in Papierform vorliegen oder aufbewahrt werden?

Welche Unterlagen reichen in digitaler Form aus? Werden Zettel von A nach B

getragen? Was verschwindet im Archiv? Hier geht es in erster Linie darum,

Gewohnheiten zu ändern.

2. Digitale

Notizen erstellen

Bei

Telefonaten im Büro schreiben viele Nutzer ihre Notizen auf kleine Zettel, die

kurze Zeit später im Papierkorb landen. Für handschriftliche Notizen eignet

sich ein Tablet mit Eingabestift als digitale Alternative. Programme wie OneNote von Microsoft oder Evernote erleichtern die Ordnung der digitalen Notizzettel,

die anschließend automatisch synchronisiert und vom PC und mobilen Device

erreichbar sind.

3. Lange Texte

am Bildschirm lesen

Manch

ein Anwender liest lange Texte nicht gern am Bildschirm und druckt diese

deshalb aus. Hier schafft ein sehr guter Monitor Abhilfe. Der Mensch ist bequem

und verzichtet unter Umständen auf den Ausdruck, wenn er dafür aufstehen muss.

Es wird weniger gedruckt, wenn sich Drucker und Papier in unterschiedlichen

Räumen befinden.

4. Digitale

Terminplanung

Digitale

Kalender sind die Alternative zu den Terminplanern in Papierform und viel

praktischer. Bei Bedarf können Sie diese mit anderen teilen und das Erstellen

von Terminen erlauben. Zum Beispiel bietet der kostenlose Google Docs Terminplaner zahlreiche Funktionen.

5. Virtuelle

Ordnung: Ordner und Dateien sinnvoll strukturieren & benennen

Das

papierlose Büro bedarf einer guten Planung. Eine sinnvolle Ordner- und

Unterordnerstruktur ist wichtig, damit Sie sämtliche Unterlagen schnell finden.

Bei Selbstständigen beginnt diese unter anderem mit einer Unterteilung in

private und geschäftliche Unterlagen. Für jeden Kunden gibt es einen eigenen

Ordner.

Ebenfalls

wichtig sind beschreibende Dateinamen mit einheitlicher Benennung, damit Sie

benötigte Dokumente leicht per Suchfunktion wiederfinden. Im Unternehmen müssen

Mitarbeiter für die Eingabe von Dateinamen die gleichen Regeln anwenden.

Für ein papierloses Büro ist ein strukturiertes Dateiregister essenziell.
Ein strukturiertes Dateiregister ist essenziell.

6. Vorhandene

Dokumente einscannen und digital weiterverarbeiten

Bereits

in Papierform vorhandene Dokumente werden am besten eingescannt und digital archiviert.

Multifunktionsdrucker für das Homeoffice integrieren eine Funktion zum Scannen

einzelner Seiten, auch mit der Smartphone-Kamera. Mit einer entsprechenden App

wie Microsoft OfficeLens lassen sich Dokumente leicht einscannen.

Das

Finanzamt akzeptiert Rechnungen und Belege in digitaler Form, für diese

Unterlagen müssen Sie die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und

Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Büchern und Unterlagen in elektronischer Form

sowie zum Datenzugriff“ (Infos zu GoBD

vom Bundesministerium der Finanzen) einhalten.

Gerichtsurteile,

Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und weitere offizielle

Dokumente mit Siegeln und Wasserzeichen müssen im Original aufbewahrt werden.

Tipp:

Wer Hunderte und mehr Dokumente einscannen möchte, braucht einen Scanner mit

automatischer Einzugsfunktion von Vorder- und Rückseite.

7. Dokumente

lokal & in der Cloud speichern

Digital

in der Cloud gespeicherte Unterlagen sind von überall und jederzeit online

erreichbar. Je nach Konfiguration und Vergabe der Zugriffsrechte haben im

Unternehmen auch Mitarbeiter anderer Abteilungen direkten Zugriff, damit

mehrere Personen Dokumente gemeinsam bearbeiten können. Für den Zugriff im

Offline-Modus sind Dateien lokal gespeichert und werden automatisch

synchronisiert, wenn das Gerät wieder online ist.

Wichtig:

Datenschutz und Verschlüsselung haben bei der Auswahl des Cloud-Anbieters

höchste Priorität. Hier kommt es auf den Standort der Server an. Achten Sie

beim Vergleich der Angebote darauf, dass die Server möglichst auf deutschem

oder zumindest europäischem Boden stehen und die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung

(DSGVO) eingehalten werden.

8. Die Vorteile

der digitalen Transformation nutzen

Rechnungen

ausdrucken, unterschreiben und per Post versenden: Dieser Ablauf verschwendet

Geld, Zeit, Papier und erhöht den Verwaltungsaufwand. Zum Erstellen und

Verschicken von Rechnungen sind Rechnungsprogramme die bessere Alternative.

Handschriftliche Unterschriften werden durch elektronische Signaturen ersetzt.

9. Wenn doch

noch gedruckt werden muss

Ein

einseitig und mit doppeltem Zeilenabstand bedrucktes Dokument benötigt vier Mal

so viel Papier, wie ein doppelseitig bedrucktes Dokument mit einfachem

Zeilenabstand. Ändern Sie die Standardeinstellungen für Dokumente und sparen

Sie Papier. Wenn gedruckt werden muss, dann beidseitig. Prüfen Sie die Druckereinstellungen

und aktivieren Sie den Duplex-Druck als Standard.

Fazit

Ein 100-prozentiges papierloses Büro gibt es bisher kaum, allerdings nutzen viele Anwender ihren Drucker längst nur noch wenige Male im Monat und drucken keine Rechnungen mehr für die Aktenablage aus. Die aufgezeigten Tipps helfen bei der Realisierung des papierlosen Büros, um Umwelt und Geldbeutel zu schonen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Welche Erfahrungen haben Sie bisher gemacht? Und wie papierlos ist Ihr Büro schon heute?

Aktualisiert im Januar 2020.

 

Der Autor:


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Kommentare

  • Lea Kunze

    Lea Kunze

    am 06.06.2019

    Herzliczhen Dank für den Beitrag.

    Ja, ich muss sagen, dass vieles auch papierlos machbar ist. Einige Tasks und Datenverwaltungsaufgaben sind mit einer guten Software auch einfach viele [...] Herzliczhen Dank für den Beitrag.

    Ja, ich muss sagen, dass vieles auch papierlos machbar ist. Einige Tasks und Datenverwaltungsaufgaben sind mit einer guten Software auch einfach viele übersichtlicher und dynamischer zu verwalten, als mit Papier. Wir haben bei uns beispielsweise die Software: <a href="https://ephesoft.com/de/"; rel="nofollow">ephesoft</a> im Einsatz, welche schon sehr viel für uns erledigt. Das wäre mit Papier wohl ein kleines Chaos. Allerdings finde ich nicht, dass man das Papierformat generell abschreiben sollte. Es ist eher so, dass man beides, Software und Papier einsetzt zwar dort, wo es am stärksten ist. Wir haben bei uns im Büro beispielsweise immer wieder ein Kanban Board stehen, welches uns einen guten, groben Überblick über aktuelle Projekte und Aufgaben gibt. Auch Nutzen wir bei der Planung des Öfteren auch Notizzettel und Pinnwände etc. Der visuelle Aspekt von Papier ist immernoch sehr vorteilhaft. Daher braucht man, denke ich beides.

  • tipps für einen perfekten lebenslauf

    tipps für einen perfekten lebenslauf

    am 26.05.2019

    Unser Büro ist auch in der letzten Zeit auch papierloser geworden. Unser Büro ist auch in der letzten Zeit auch papierloser geworden.

  • Maria

    Maria

    am 07.05.2019

    Danke für diesen tollen Blog. Macht weiter so. Danke für diesen tollen Blog. Macht weiter so.