Papierloses Büro – 9 Tipps für die digitale Transformation

Die Vorteile des

papierlosen Büros in der Übersicht

• Nachhaltigkeit durch ressourcenschonendes Handeln: weniger Papier, Tintenpatronen, Drucker-Hardware und Stromkosten.
• Kostenreduzierung: Minimierung der Ausgaben für Drucker, Papier, Tinte, Aktenordner und Regale.
• Mehr Platz: Der möglichst umfassende Verzicht auf Drucker und Papier spart viel Platz auf dem Schreibtisch, im Büro und in Aktenschränken.
• Digitale Dokumente: Bei Bedarf sind auf einem Server oder in einer Cloud gespeicherte Dokumente mobil von überall und verschiedenen Personen online erreichbar.
• Effektiveres Zeitmanagement: Sie finden digitale Dokumente per Suchfunktion schnell. Auch Einträge in Tabellen spüren Sie beim Durchsuchen fix auf.
• Kollaboratives Arbeiten: Falls erwünscht, arbeiten mehrere Personen oder Teams gleichzeitig oder zeitversetzt und ortsunabhängig an einem digitalen Dokument, das etwa in einer Cloud gespeichert ist.

1. Analyse der

Abläufe

Die

Umstellung zum papierlosen Büro beginnt mit der Analyse: Was wird alles

ausgedruckt, was muss zwingend in Papierform vorliegen oder aufbewahrt werden?

Welche Unterlagen reichen in digitaler Form aus? Werden Zettel von A nach B

getragen? Was verschwindet im Archiv? Hier geht es in erster Linie darum,

Gewohnheiten zu ändern.

2. Digitale

Notizen erstellen

Bei

Telefonaten im Büro schreiben viele Nutzer ihre Notizen auf kleine Zettel, die

kurze Zeit später im Papierkorb landen. Für handschriftliche Notizen eignet

sich ein Tablet mit Eingabestift als digitale Alternative. Programme wie OneNote von Microsoft oder Evernote erleichtern die Ordnung der digitalen Notizzettel,

die anschließend automatisch synchronisiert und vom PC und mobilen Device

erreichbar sind.

3. Lange Texte

am Bildschirm lesen

Manch

ein Anwender liest lange Texte nicht gern am Bildschirm und druckt diese

deshalb aus. Hier schafft ein sehr guter Monitor Abhilfe. Der Mensch ist bequem

und verzichtet unter Umständen auf den Ausdruck, wenn er dafür aufstehen muss.

Es wird weniger gedruckt, wenn sich Drucker und Papier in unterschiedlichen

Räumen befinden.

4. Digitale

Terminplanung

Digitale

Kalender sind die Alternative zu den Terminplanern in Papierform und viel

praktischer. Bei Bedarf können Sie diese mit anderen teilen und das Erstellen

von Terminen erlauben. Zum Beispiel bietet der kostenlose Google Docs Terminplaner zahlreiche Funktionen.

5. Virtuelle

Ordnung: Ordner und Dateien sinnvoll strukturieren & benennen

Das

papierlose Büro bedarf einer guten Planung. Eine sinnvolle Ordner- und

Unterordnerstruktur ist wichtig, damit Sie sämtliche Unterlagen schnell finden.

Bei Selbstständigen beginnt diese unter anderem mit einer Unterteilung in

private und geschäftliche Unterlagen. Für jeden Kunden gibt es einen eigenen

Ordner.

Ebenfalls

wichtig sind beschreibende Dateinamen mit einheitlicher Benennung, damit Sie

benötigte Dokumente leicht per Suchfunktion wiederfinden. Im Unternehmen müssen

Mitarbeiter für die Eingabe von Dateinamen die gleichen Regeln anwenden.

6. Vorhandene

Dokumente einscannen und digital weiterverarbeiten

Bereits

in Papierform vorhandene Dokumente werden am besten eingescannt und digital archiviert.

Multifunktionsdrucker für das Homeoffice integrieren eine Funktion zum Scannen

einzelner Seiten, auch mit der Smartphone-Kamera. Mit einer entsprechenden App

wie Microsoft OfficeLens lassen sich Dokumente leicht einscannen.

Das

Finanzamt akzeptiert Rechnungen und Belege in digitaler Form, für diese

Unterlagen müssen Sie die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und

Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Büchern und Unterlagen in elektronischer Form

sowie zum Datenzugriff“ (Infos zu GoBD

vom Bundesministerium der Finanzen) einhalten.

Gerichtsurteile,

Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und weitere offizielle

Dokumente mit Siegeln und Wasserzeichen müssen im Original aufbewahrt werden.

Tipp:

Wer Hunderte und mehr Dokumente einscannen möchte, braucht einen Scanner mit

automatischer Einzugsfunktion von Vorder- und Rückseite.

7. Dokumente

lokal & in der Cloud speichern

Digital

in der Cloud gespeicherte Unterlagen sind von überall und jederzeit online

erreichbar. Je nach Konfiguration und Vergabe der Zugriffsrechte haben im

Unternehmen auch Mitarbeiter anderer Abteilungen direkten Zugriff, damit

mehrere Personen Dokumente gemeinsam bearbeiten können. Für den Zugriff im

Offline-Modus sind Dateien lokal gespeichert und werden automatisch

synchronisiert, wenn das Gerät wieder online ist.

Wichtig:

Datenschutz und Verschlüsselung haben bei der Auswahl des Cloud-Anbieters

höchste Priorität. Hier kommt es auf den Standort der Server an. Achten Sie

beim Vergleich der Angebote darauf, dass die Server möglichst auf deutschem

oder zumindest europäischem Boden stehen und die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung

(DSGVO) eingehalten werden.

8. Die Vorteile

der digitalen Transformation nutzen

Rechnungen

ausdrucken, unterschreiben und per Post versenden: Dieser Ablauf verschwendet

Geld, Zeit, Papier und erhöht den Verwaltungsaufwand. Zum Erstellen und

Verschicken von Rechnungen sind Rechnungsprogramme die bessere Alternative.

Handschriftliche Unterschriften werden durch elektronische Signaturen ersetzt.

9. Wenn doch

noch gedruckt werden muss

Ein

einseitig und mit doppeltem Zeilenabstand bedrucktes Dokument benötigt vier Mal

so viel Papier, wie ein doppelseitig bedrucktes Dokument mit einfachem

Zeilenabstand. Ändern Sie die Standardeinstellungen für Dokumente und sparen

Sie Papier. Wenn gedruckt werden muss, dann beidseitig. Prüfen Sie die Druckereinstellungen

und aktivieren Sie den Duplex-Druck als Standard.

Fazit

Ein 100-prozentiges papierloses Büro gibt es bisher kaum, allerdings nutzen viele Anwender ihren Drucker längst nur noch wenige Male im Monat und drucken keine Rechnungen mehr für die Aktenablage aus. Die aufgezeigten Tipps helfen bei der Realisierung des papierlosen Büros, um Umwelt und Geldbeutel zu schonen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Welche Erfahrungen haben Sie bisher gemacht? Und wie papierlos ist Ihr Büro schon heute?

Aktualisiert im Januar 2020.