Papierloses Büro – 9 Tipps für die digitale Transformation

Weniger Papier und Druckertinte schonen die Umwelt und zugleich den Geldbeutel, damit ist das papierlose Büro ganz im Sinne der Nachhaltigkeit. Dort wird immer dann kein Papier mehr verwendet, wenn es nicht zwingend notwendig ist. Das betrifft diverse Dokumente wie Rechnungen, Notizen und Lieferscheine. Digitale Dokumente vereinfachen Arbeitsschritte und den Informationsaustausch. Ob Unternehmer, Selbstständige oder Privatpersonen, mit den folgenden Tipps minimieren Sie die Papierverschwendung und profitieren von mehr Ordnung!

Die Vorteile des papierlosen Büros in der Übersicht

  • Nachhaltigkeit durch ressourcenschonendes Handeln: weniger Papier, Tintenpatronen, Drucker-Hardware und Stromkosten.
  • Kostenreduzierung: Minimierung der Ausgaben für Drucker, Papier, Tinte, Aktenordner und Regale.
  • Mehr Platz: Der möglichst umfassende Verzicht auf Drucker und Papier spart viel Platz auf dem Schreibtisch, im Büro und in Aktenschränken.
  • Digitale Dokumente: Bei Bedarf sind auf einem Server oder in einer Cloud gespeicherte Dokumente mobil von überall und verschiedenen Personen online erreichbar.
  • Effektiveres Zeitmanagement: Sie finden digitale Dokumente per Suchfunktion schnell. Auch Einträge in Tabellen spüren Sie beim Durchsuchen fix auf.
  • Kollaboratives Arbeiten: Falls erwünscht, arbeiten mehrere Personen oder Teams gleichzeitig oder zeitversetzt und ortsunabhängig an einem digitalen Dokument, das etwa in einer Cloud gespeichert ist.
Computer auf einem Schreibtisch in einem papierlosen Büro.
Ein papierloses Büro spart nicht nur Tinte und Strom sondern auch Zeit und Platz.

1. Analyse der Abläufe

Die Umstellung zum papierlosen Büro beginnt mit der Analyse: Was wird alles ausgedruckt, was muss zwingend in Papierform vorliegen oder aufbewahrt werden? Welche Unterlagen reichen in digitaler Form aus? Werden Zettel von A nach B getragen? Was verschwindet im Archiv? Hier geht es in erster Linie darum, Gewohnheiten zu ändern.

2. Digitale Notizen erstellen

Bei Telefonaten im Büro schreiben viele Nutzer ihre Notizen auf kleine Zettel, die kurze Zeit später im Papierkorb landen. Für handschriftliche Notizen eignet sich ein Tablet mit Eingabestift als digitale Alternative. Programme wie OneNote von Microsoft oder Evernote erleichtern die Ordnung der digitalen Notizzettel, die anschließend automatisch synchronisiert und vom PC und mobilen Device erreichbar sind.

3. Lange Texte am Bildschirm lesen

Manch ein Anwender liest lange Texte nicht gern am Bildschirm und druckt diese deshalb aus. Hier schafft ein sehr guter Monitor Abhilfe. Der Mensch ist bequem und verzichtet unter Umständen auf den Ausdruck, wenn er dafür aufstehen muss. Es wird weniger gedruckt, wenn sich Drucker und Papier in unterschiedlichen Räumen befinden.

4. Digitale Terminplanung

Digitale Kalender sind die Alternative zu den Terminplanern in Papierform und viel praktischer. Bei Bedarf können Sie diese mit anderen teilen und das Erstellen von Terminen erlauben. Zum Beispiel bietet der kostenlose Google Docs Terminplaner zahlreiche Funktionen.

5. Virtuelle Ordnung: Ordner und Dateien sinnvoll strukturieren & benennen

Das papierlose Büro bedarf einer guten Planung. Eine sinnvolle Ordner- und Unterordnerstruktur ist wichtig, damit Sie sämtliche Unterlagen schnell finden. Bei Selbstständigen beginnt diese unter anderem mit einer Unterteilung in private und geschäftliche Unterlagen. Für jeden Kunden gibt es einen eigenen Ordner.

Ebenfalls wichtig sind beschreibende Dateinamen mit einheitlicher Benennung, damit Sie benötigte Dokumente leicht per Suchfunktion wiederfinden. Im Unternehmen müssen Mitarbeiter für die Eingabe von Dateinamen die gleichen Regeln anwenden.

Für ein papierloses Büro ist ein strukturiertes Dateiregister essenziell.
Ein strukturiertes Dateiregister ist essenziell.

6. Vorhandene Dokumente einscannen und digital weiterverarbeiten

Bereits in Papierform vorhandene Dokumente werden am besten eingescannt und digital archiviert. Multifunktionsdrucker für das Homeoffice integrieren eine Funktion zum Scannen einzelner Seiten, auch mit der Smartphone-Kamera. Mit einer entsprechenden App wie Microsoft OfficeLens lassen sich Dokumente leicht einscannen.

Das Finanzamt akzeptiert Rechnungen und Belege in digitaler Form, für diese Unterlagen müssen Sie die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Büchern und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (Infos zu GoBD vom Bundesministerium der Finanzen) einhalten.

Gerichtsurteile, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und weitere offizielle Dokumente mit Siegeln und Wasserzeichen müssen im Original aufbewahrt werden.

Tipp: Wer Hunderte und mehr Dokumente einscannen möchte, braucht einen Scanner mit automatischer Einzugsfunktion von Vorder- und Rückseite.

7. Dokumente lokal & in der Cloud speichern

Digital in der Cloud gespeicherte Unterlagen sind von überall und jederzeit online erreichbar. Je nach Konfiguration und Vergabe der Zugriffsrechte haben im Unternehmen auch Mitarbeiter anderer Abteilungen direkten Zugriff, damit mehrere Personen Dokumente gemeinsam bearbeiten können. Für den Zugriff im Offline-Modus sind Dateien lokal gespeichert und werden automatisch synchronisiert, wenn das Gerät wieder online ist.

Wichtig: Datenschutz und Verschlüsselung haben bei der Auswahl des Cloud-Anbieters höchste Priorität. Hier kommt es auf den Standort der Server an. Achten Sie beim Vergleich der Angebote darauf, dass die Server möglichst auf deutschem oder zumindest europäischem Boden stehen und die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingehalten werden.

8. Die Vorteile der digitalen Transformation nutzen

Rechnungen ausdrucken, unterschreiben und per Post versenden: Dieser Ablauf verschwendet Geld, Zeit, Papier und erhöht den Verwaltungsaufwand. Zum Erstellen und Verschicken von Rechnungen sind Rechnungsprogramme die bessere Alternative. Handschriftliche Unterschriften werden durch elektronische Signaturen ersetzt.

9. Wenn doch noch gedruckt werden muss

Ein einseitig und mit doppeltem Zeilenabstand bedrucktes Dokument benötigt vier Mal so viel Papier, wie ein doppelseitig bedrucktes Dokument mit einfachem Zeilenabstand. Ändern Sie die Standardeinstellungen für Dokumente und sparen Sie Papier. Wenn gedruckt werden muss, dann beidseitig. Prüfen Sie die Druckereinstellungen und aktivieren Sie den Duplex-Druck als Standard.

Fazit

Ein 100-prozentiges papierloses Büro gibt es bisher kaum, allerdings nutzen viele Anwender ihren Drucker längst nur noch wenige Male im Monat und drucken keine Rechnungen mehr für die Aktenablage aus. Die aufgezeigten Tipps helfen bei der Realisierung des papierlosen Büros, um Umwelt und Geldbeutel zu schonen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Welche Erfahrungen haben Sie bisher gemacht? Und wie papierlos ist Ihr Büro schon heute?

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1 Kommentar

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  • Maria
    Maria - 7. Mai 2019 um 08:20 Uhr

    Danke für diesen tollen Blog. Macht weiter so.