Blauer Brief [Update]

Wer etwas bestellt, sollte es auch bezahlen. Und in der großen Mehrheit aller Fällen klappt das auch – mehr oder weniger – reibungslos. Trotzdem verbleiben immer einige Kunden, bei denen weder E-Mailmahnungen noch Bestell- oder Accountsperrung zu einem Ergebnis (sprich: Zahlung, Ratenzahlung oder individuelle Absprache) führen. Bislang haben wir solche Fälle nach insgesamt mehreren E-Mail-Mahnungen und einiger Wartezeit nach der Accountsperrung zum Inkasso an unsere Rechtsanwälte übergeben. Natürlich mit Ankündigung und ausreichend Gelegenheit, die Sache aus der Welt zu schaffen.

Da die Übergabe an die Rechtsanwälte sofort mit zusätzlichen Gebühren für die betroffenen Schuldner verbunden ist, haben wir nun – mit Wirkung zum heutigen Mahnlauf – einen neuen Zwischenschritt eingezogen:

Den Inhouse-Postversand einer „letzten Zahlungserinnerung“ auf schönem, signalgelbem Briefpapier (weshalb es in der Überschrift wohl eher „Gelber Brief“ hätte heißen müssen ;-)). Von dieser Änderung erwarten wir uns einen höheren Anteil direkt zahlender Kunden und somit die Senkung der über Anwälte laufenden Inkassovorgänge, damit möglichst wenige Kunden mit – im Verhältnis zur oft niedrigen Hauptforderung unter Umständen relativ hoch wirkenden – Anwaltsgebühren belastet werden.

Der Text ist dabei sehr sachlich und zugleich deutlich formuliert, was aber unserer Erfahrung nach auch angebracht ist, wenn jemand seit mehr als sechs Wochen seiner Zahlungspflicht nicht nachkommt und alle bisherigen – vor allem anfangs sehr freundlich geschriebenen – Zahlungserinnerungen beharrlich ignoriert hat. Natürlich kann es auch immer mal Fälle geben, in denen gar kein böser Wille vorliegt, sondern z.B. ein falsch konfigurierter Spamfilter die Zahlungserinnerungen verschluckt oder die Verkettung unglücklicher Umstände für diesen langen Verzug gesorgt haben. Doch selbst in diesen Fällen ist die von uns selbst erstellte, streng formulierte Mahnung immer noch besser, als ein ebenfalls sehr direktes Anwaltsschreiben, dem eine zusätzliche Kostennote für die Rechtsanwaltsgebühren beiliegt. Zumal ein klein wenig Eigenverantwortung ja auch beim Schuldner verbleibt, was die Zahlung seiner Rechnungen anbelangt. Alles in allem dürften die von uns gewählten Worte daher durchaus angemessen sein.

Wir sind gespannt, wie genau sich die Auswirkungen in der Praxis darstellen werden und berichten hier bei Gelegenheit über die weitere Entwicklung. Als Folge der Neuerung haben sich übrigens auch die Mahnstufen geändert. Bis heute in Mahnstufe 3 (= Anwaltsinkasso) geführte offene Posten wurden in Mahnstufe 5 verschoben. Mahnstufe 3 kennzeichnet nun den Versand der „letzten Mahnung“ per Post, zukünftig zum Inkasso veranlasste Forderungen werden dann ebenfalls – nach einem kurzen Zwischenschritt – direkt in Mahnstufe 5 geführt.

Update/Nachtrag:

  • Ein kleines Detail sei noch erwähnt: Ursprünglich wollten wir das Scheiben auf ganz normales, gelbes Papier drucken lassen. Wir hatten jedoch die Sorge, dass manche Empfänger das Schreiben noch vor dem Öffnen wegen der sichtbaren Papierfarbe als Werbung einstufen und aussortieren könnten. Daher haben wir bewusst extra ein Briefpapier drucken lassen, bei dem das Adressfeld großzügig von der Färbung ausgenommen worden ist. Immerhin hat vermutlich jeder schon mal Werbepost mit farbigem Papier erhalten und zumindest DIESE Ausrede möchten wir von vorne herein ausschließen 😉
  • Feiner Nebeneffekt: Das Logo und die Firmenangaben wurden mitgedruckt;  dadurch ist der weiße Kreis im Logo auch wirklich weiß und nicht gelb, wie es bei einem späteren Aufdruck durch uns auf normalem Farbpapier der Fall gewesen wäre.
  • Zum Thema „wie scharf sind denn eure Zahlungserinnerungen sonst so formuliert“ siehe unten in den Kommentaren.

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Sara Marburg

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Sara Marburg

Geschäftsführung (bis 11/13)

12 Kommentare

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  • Rainer.D
    Rainer.D - 20. Juli 2011 um 17:15 Uhr

    Ich kann mich irren, aber „gerichtliche Inkassomaßnahmen“ gibt es vom Begriff her nicht. Was es vor der Klage gibt ist der gerichtliche Mahnbescheid. Der heißt aber genau so und nicht anders. Danach kommt die Klage. Der Satz ist auch gut: „Denn aus Erfahrung wissen wir, dass selbst hinter einer hartnäckig bezahlten Rechnung nicht immer böse Absicht, sondern manchmal auch einfach ein falsch konfigurierter Spamfilter oder die Verkettung dummer Umstände steckt. “ *g*

  • Sara
    Sara - 20. Juli 2011 um 17:27 Uhr

    @Rainer.D: Das ist streng genommen natürlich richtig, das Schreiben wurde jedoch im Hinblick auf eine möglichst effiziente Wirkung hin optimiert und soll dabei prägnant aber doch überschaubar im Umfang bleiben. Natürlich hätte man auch die Bezeichnung „Inkassomaßnahmen und gerichtliche Maßnahmen“ o.ä. verwenden können.

    Nur der Vollständigkeit halber: Der von Ihnen zitierte Satz war in einer ersten Version so enthalten und wurde zwischenzeitlich geändert.

  • Rainer.D
    Rainer.D - 20. Juli 2011 um 17:37 Uhr

    Mal eine andere Frage: Warum erzeugt Ihr die Mahnschreiben selber? Ich nutze hier auch einen Dienstleister, dem kann man die Briefe via FTP (als PDF, auch gepackt) übertragen und dann laufen die Schreiben durch die Produktion des Lettershop. Ob ich 1 oder 10.000 Schreiben übertrage ist dabei egal. Teurer (als Briefe selber erstellen) ist das nicht. Zwar kostet die Produktion Geld, aber Lettershops mit Postlizenz stellen das Porto Netto in Rechnung, wenn man das gegen rechnet stellt man schnell fest das man die Briefe für den Preis nicht selber erzeugen kann. (Netto liegen die Kosten knapp über 55 Cent). Bei Eigenproduktion kommt ja noch der Lohn für den/die Mitarbeiter/in hinzu … !

  • Sara
    Sara - 20. Juli 2011 um 17:42 Uhr

    @Rainer.D: Derzeit sind wir in einer Änderung des bisherigen, langjährigen Verfahrens und möchten hier gerne die Kontrolle über den gesamten Vorgang behalten. Dazu gehören auch einzelne Text- oder andere Variationen, die wir ggf. noch vornehmen werden. Die mittelfristige Nutzung eines Dienstleisters, der z.B. die Schreiben digital erhält und versendet, ist jedoch durchaus denkbar und im Rahmen des Möglichen.

  • Steffen G.
    Steffen G. - 20. Juli 2011 um 18:15 Uhr

    Wie ist das nochmal mit der SCHUFA.. kann das wirklich schon an dieser Stelle des Zahlungsverzugs gemeldet werden (bzw. wird das dann von dem Verein für zukünftige Bonitätsprüfungen als neg. Score mit einberechnet?).

    Ich hatte mal wegen einer (nach meiner Meinung und der meines Anwalts) unberechtigten Forderung Zahlung hartnäckig verweigert. Meine Angst, einen (neg.) Schufa-Eintrag zu bekommen (den ich bis heute denke ich nicht habe), hat mir der Rechtsanwalt als unbegründet kommentiert – das sei nicht so leicht (ohne gewonnenes Gerichtsverfahren, Gerichtsvollzieher, etc.)

    Zum Inhalt des Schreibens: Ja, es soll dabei natürlich eine Drohgebärde aufgebaut werden und wer wirklich die Bezahlung vergessen hat, wird sich dann sicher sinnvoll erinnert fühlen. Ansonsten erinnert mich der Text aber wirklich an die Schreiben von Inkassobüros mit „letzte Chance“, „allerletzte Chance“, „jetzt aber wirklich letzte Chance“, „letzte Chance, sonst bekommen Sie einen kostenpflichtigen gerichtlichen Mahnbescheid, den wir im Beispiel für Sie zum zusätzlichen Angst einjagen links abgebildet haben“, etc. Die schon angekreideten, nicht existierenden „Gerichtlichen Inkassomaßnahmen“ sind für mich eine ähnliche Drohgebärde.

    Ihr habt euch sicher Gedanken über den Text gemacht, ich persönlich finde ihn nicht so gelungen. Gut, wer das bekommt soll sich entweder schuldig fühlen, oder dem ist es eh schon egal, was da drin steht und er hasst dF sowieso oder hat größere Probleme. Ich gehe nicht davon aus, dass ich mal einen blauen/gelben Brief von dF bekommen muss 😉

    Gruß
    Steffen

    P.S: Im Allgemeinen halte ich es aber sehr, sehr, sehr sinnvoll, vor dem Anwalt auch mal eine Papierrechnung zu zu senden. Man weiß ja nie, was bei E-Mail so alles schief gehen kann. Von daher eine gute Initiative!

  • Sara
    Sara - 20. Juli 2011 um 20:38 Uhr

    @Steffen G: Selbst in Mahnstufe 2 ist unsere Zahlungserinnerung – selbstverständlich – noch sehr viel freundlicher formuliert. Zitat:

    Leider weist Ihr Kundenkonto noch immer und trotz vorhergehender Zahlungserinnerungen seit inzwischen mindestens oder mehr als 30 Tagen Außenstände in Höhe von derzeit … Euro auf, mit deren Zahlung Sie sich bereits ganz oder teilweise in Verzug befinden (Mahnstufe 2). Ein Ausgleich der o.g. offenen Posten ist am einfachsten unter Angabe der Kundennummer … [per Überweisung] möglich […] Darüber hinaus steht Ihnen unsere Buchhaltung natürlich gerne bei Fragen zur Verfügung. Dies gilt auch, wenn z.B. ein individuelles Zahlungsziel oder eine Ratenzahlung benötigt wird. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

    Oder hier auch die erste Zahlungserinnerung (Mahnstufe 0, z.B. nach Rücklastschrift), die naturgemäß noch „sanfter“ formuliert ist. Zitat:

    …mit dieser Zahlungserinnerung informieren wir Sie über die Höhe der bei uns … verzeichneten offenen Posten. Diese belaufen sich derzeit auf … Euro. Wir bitten hiermit freundlich um unverzüglichen Ausgleich durch kosten- und lastenfreie Überweisung … Danke für Ihre Zahlung bereits im Voraus.

    Es ist also keinesfalls so, dass wir frühzeitig oder schnell auf Kunden mit offenen Posten schießen; ganz im Gegenteil. Zudem sind wir für individuelle Absprachen (Zahlungszielverlängerung, Ratenzahlung, usw) sehr empfänglich und beweisen oft langen Atem, wenn ein Kunde mal Engpässe hat.

    Gerade bei der letzten Mahnung stellt sich der Sachverhalt dann schon etwas zugespitzt dar und sind deutliche Worte angebracht, da viele Schuldner alles Andere leider nicht ernst nehmen und ja auch auf die sehr nett gehaltenen vorherigen Zahlungserinnerungen nicht reagiert haben (die Situation „Kunde hat frühere Zahlungserinnerungen wirklich nicht erhalten“ tritt zwar auf, aber nur in Einzelfällen. Wer es also bis zu Mahnstufe 3 = letzte Mahnung per Post eskalieren lässt, hat sehr lange und sehr hartnäckig nicht gezahlt und auch auf eine Accountsperrung nicht reagiert). Würden wir nun in dieser Situation und vor diesem gesamten Hintergrund nicht deutlich „ernster“ schreiben und auch auf die im Raum stehenden Möglichkeiten hinweisen, wäre die Wirkung in vielen Fällen wieder verpufft, eben weil das Schreiben bei den Schuldner häufig in die Kategorie „da ist noch Luft, bis was passiert und ich reagieren muss“ eingestuft werden würde.

    Zum Thema Schufa: Rein rechtlich dürfen auch bereits nicht titulierte, unbestrittene Salden eines Kundenkontos bei anhaltendem Zahlungsverzug übermittelt werden. Gerichtliche Titel erhalten davon abweichend ein gesondertes Merkmal bei der Meldung. Weil wir uns den damit verbundenen Unannehmlichkeiten für die betroffenen Schuldner bewusst sind, weisen wir auf die Möglichkeit zwar hin; ein Automatismus oder eine pauschale Meldung sind damit jedoch ausdrücklich nicht verbunden. Unser Ziel ist es, möglichst so wenige Meldungen wie irgend möglich an die Schufa machen zu müssen. Nachdem wir als Vertragspartner der Schufa aber nun einmal zu einer Meldung berechtigt sind, ist ein entsprechender Hinweis jedoch alleine schon aus Gründen der Fairness geboten.

  • Mike S
    Mike S - 20. Juli 2011 um 21:38 Uhr

    @Sara: In der untersten Zeile hat sich ein Fehler eingeschlichen!

    „Er sparen Sie sich …“ – Bei Ersparen ist ein Leerzeichen zu viel 😉

    Mike

  • Lars
    Lars - 20. Juli 2011 um 22:23 Uhr

    @Mike S: Dieser Fehler wurde beim Korrekturlesen erkannt und noch vor dem Ausdruck korrigiert 🙂

  • Rainer.D
    Rainer.D - 21. Juli 2011 um 05:12 Uhr

    Ich würde den Text aber trotzdem anders formulieren. Begriffe die es nicht gibt (gerichtliche Inkassomaßnahmen) wirken unprofessionell. An dieser Stelle würde ich empfehlen „amtlich“ zu bleiben und keine Umgangssprache oder sonstige Wortkonstruktionen zu verwenden. Auch andere Sätze sind etwas unglücklich. Die Kündigung hingegen würde ich bereits mit diesem Schreiben aussprechen, SOFERN! keine Zahlung (bis zum …) erfolgt, um die Wirkung des Schreibens zu verstärken. Was nicht geht ist die Kündigung auszusprechen und wieder aufzuheben WENN eine Zahlung erfolgt. (RA fragen, IMHO kann man eine Kündigung nicht zurück nehmen, weil es eine einseitige Willenserklärung ist die mit Zugang gültig ist, der Vertrag kann dann nur erneuert werden). Gerade eine letzte Mahnung sollte meiner Meinung nach rechtlich sichere Formulierungen enthalten, daher würde ich alles umgangssprachliche konsequent streichen. Wenn der Kunde, wie im Blog-Beitrag erwähnt, aufgrund von Mail-Problemen erst mit dem Post-Schreiben über die offenen Posten in Kenntnis gesetzt wird ergeben sich wiederum ganz andere Probleme …

  • Gerald
    Gerald - 21. Juli 2011 um 07:23 Uhr

    Also ich finde das Schreiben immer noch relativ freundlich. Bei mir hätte das einen schärferen Ton. Passt schon.
    Allerdings tut mir das Gelb in den Augen weh. Ich mußte zum lesen des Blogbeitrages die Fläche mit dem Bild zuhalten weil mein linkes Auge dabei immer flackerte. Beim großformatigen Bild war das lesen dann auch nicht gerade eine Freude. Wenn also jemand vorher geflissentlich Zahlungserinnerungen ignoriert hat wird er wohl dieses gelbe Papier erst recht (angewidert) ungelesen wegschmeissen.
    Signalfarbe ist gut, aber ich hätte signalorange oder signalgelb als dicke Umrandung genommen. Das hätte ausgereicht.
    Aber….ich will euch da in nichts reinreden. War nur meine Meinung.

  • Steffen G.
    Steffen G. - 21. Juli 2011 um 18:36 Uhr

    @Sara
    Danke für die Schufa-Aufklärung

    Natürlich, wer’s mal zu der Mahnstufe schafft, hat wohl eh keine Lust auf zahlen oder kein Geld. Wie von Rainer erwähnt würde ich dabei aber auch nicht ins unsachlich drohend Umgangssprachliche abrutschen 😉

  • Matthias Mansfeld
    Matthias Mansfeld - 30. Juli 2011 um 03:43 Uhr

    Nach Erfolglosigkeit des netten Briefes würde ich dann allerdings den Anwalt (teuer und trotzdem oft wirkungsarm) auslassen und gleich zum gerichtlichen Mahnbescheid übergehen.
    Gerichtlicher Mahnbescheid ist formaljuristisch ein wesentlich knapperer Schuß vor den Bug (nächste und letzte Eskalationsstufe ist dann der vollstreckbare Titel) und dennoch preisgünstiger für alle Beteiligten im Vergleich zur Zwischenschaltung eines Anwalts oder eines Inkassobüros (Der Anwalt macht letztlich auch nix anderes, nur will er viel Geld dafür, was die dF-Buchhaltung vermutlich nahezu automatisiert selbst machen könnte…)

    Zu Schufa: Nicht vergessen, im Geschäftsleben vor allem gibt’s auch noch Creditreform und sonstige Dienstleister, die Drohung mit Listung bei denen ist B2B oft wesentlich effektiver.