Digital signierte Rechnungen weiterhin sinnvoll?

Nachdem der Bundesrat inzwischen das „Steuervereinfachungsgesetz 2011“ und somit auch Erleichterungen bei elektronischen Rechnungen beschlossen hat, stellt sich die Frage nach der weiteren Vorgehensweise.

Denn im Gegensatz zu bisherigen Regelung ist nun nicht länger eine „qualifizierte elektronische Signatur“ (§ 14 Nr. 3 Ziff. 1 UStG) verpflichten vorgeschrieben, damit eine elektronisch erstellte und übermittelte Rechnungen den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes genügt.

Vielmehr „legt“ gemäß des neuen § 14 Nr. 1 UStG nun „jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren erreicht werden“.

Also schalten wir die Funktion zu digitalen Rechnungssignatur morgen ab? Nein, ganz so schnell geht es dann doch nicht. Denn derzeit ist noch unklar, welche Anforderungen sich in der Praxis aus der neuen Formulierung konkret ergeben werden und wie Prüfer des Finanzamtes die verschiedenen Möglichkeiten der innerbetrieblichen Kontrollverfahren einschätzen werden. Hier besteht Klärungsbedarf, damit am Ende nicht die im Einzelfall getroffenen Entscheidungen bei einer Prüfung zu Schwierigkeiten führen und den Steuerabzug beim Rechnungsempfänger gefährden.  Die damit verbundenen Unsicherheiten möchten wir unseren Kunden ersparen. Daher belassen wir vorerst alles wie es ist und halten die für uns teure und technisch aufwändigere qualifizierte digitale Signatur von Rechnungen erst einmal aufrecht.

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Sara Marburg

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Geschäftsführung (bis 11/13)

6 Kommentare

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  • Max
    Max - 28. September 2011 um 12:28 Uhr

    Wäre es eigentlich so teuer / aufwändig einfach weiterhin die elektronische Signatur zu benutzen ?

  • Andreas
    Andreas - 28. September 2011 um 12:38 Uhr

    Die qualifizierte Signatur was mir eigentlich immer zu aufwändig. Vor allem weil es beim Kunden einer speziellen Software bedurfte um sie zu prüft oder er musste auf ein Onlineprüfportal gehen.

    Ne ganz normale fortgeschrittene Signatur z.B. mittels S/MIME kann bei Email Rechnungen genauso belegen das nichts verändert wurde und quasi jeder Mailclient beherrscht S/MIME von Haus aus.
    Der Kunde sieht das Siegel und schon weiß er das alles ok ist.

    @Max: Die Anschaffungskosten für die Software für Massensignaturen liegen so bei 15-20000 EUR wenn man viel zu signieren hat und dann verlangen die meisten Softwarehersteller noch 10% des Kaufpreises für den Supportvertrag. Die Signaturkarten kosten pro Stück so um die 100 EUR pro Jahr.

  • Sara
    Sara - 28. September 2011 um 12:47 Uhr

    Max: Die Lösung zur digitalen Rechnungssignatur stammt von einem Drittanbieter und war nicht gerade günstig. Zudem fallen laufende Kosten an. Aus technischer Sicht ist die Integration aufwändig und teuer. Sie verzögert reguläre Abläufe, da jede PDF-Datei einzeln durch den Signaturserver verarbeitet werden muss und die Bearbeitung je Rechnung einige Sekunden dauert. Die zugehörigen Signaturkarten sind personengebunden, haben eine begrenze Laufzeit und bringen ebenfalls zusätzlichen (Verwaltungs-)Aufwand mit sich.

    Wenn wir also irgendwann auf die digitale Rechnungssignatur verzichten können, wäre das sicherlich kein Trauertag für uns. Ähnlich dürfte es auch bei den meisten anderen Firmen aussehen, die bisher eine größere Anzahl Rechnungen digital signieren mussten.
    .

  • Rainer.D
    Rainer.D - 28. September 2011 um 12:47 Uhr

    … vielleicht könnte PGP zukünftig eine interessante Alternative sein, *wenn* man überhaupt weiter digital unterschreiben möchte. Papierhafte (das Wort gibt es übrigens nicht) Rechnungen werden schließlich auch nicht unterschrieben.

  • Andreas
    Andreas - 28. September 2011 um 14:23 Uhr

    Ich glaube nicht das PGP eine Alternative für digitale Unterschrift wäre. Der Nachteil bei PGP ist das die meisten Clients das nicht von Haus aus integriert haben.
    S/MIME hingegen wäre von Haus aus in den meisten Mailprogrammen bereits integriert, und auch für unbedarfte Benutzer wäre zu erkennen das die Signatur stimmt.

  • Rainer.D
    Rainer.D - 28. September 2011 um 15:17 Uhr

    PGP ist aber vielseitiger und nicht auf E-Mail beschränkt, damit lassen sich dann auch die Rechnungen verifizieren die als Download zur Verfügung gestellt werden. Es lässt sich ja nicht jeder die Rechnung via Mail zusenden. Letztendlich bleibt aber die Frage ob eine Signatur (egal welche „Technik“) überhaupt erforderlich ist. Ich halte die Mißbrauchs-Szenarien für eher abstrakt, bzw. lassen sich umgekehrt nicht alle Eventualitäten mit einer Signatur ausschließen.