Wie Sie die häufigsten 10 Fehler bei der E-Mail-Konfiguration vermeiden
Veröffentlicht am 07.11.2024 von DomainFactory
Zu einem professionellen Internetauftritt gehören eine eigene Domain, Website und E-Mail-Adresse. Allerdings können vor allem bei der Ersteinrichtung schnell Fehler bei der E-Mail-Konfiguration auftreten. In diesem DomainFactory-Blogbeitrag zeigen wir Ihnen die häufigsten Ursachen für E-Mails, die nicht ankommen oder nicht verschickt werden können, und geben wertvolle Tipps.
1. Fehler in den Grundeinstellungen von POP3, IMAP oder SMTP
Der häufigste Fehler bei der E-Mail-Konfiguration beruht auf Tippfehlern bei den Grundeinstellungen. Für die erfolgreiche Einrichtung eines E-Mail-Kontos in einem E-Mail-Client wie Microsoft Outlook oder Thunderbird benötigen Sie folgende Informationen:
- E-Mail-Adresse (z. B. info@meine-domain.de)
- Benutzername (häufig identisch mit E-Mail-Adresse)
- Passwort
- eingehender E-Mail-Server mit Port-Nummer (z. B. mail.meine-domain.de mit Port 993)
- ausgehender E-Mail-Server mit Port-Nummer (z. B. mail.meine-domain.de mit Port 465)
- Sicherheitsrichtlinie SSL/TLS (keine, immer erzwungen oder auf bestimmten Ports)
Sie finden die Daten im Verwaltungsbereich des Hosting-Anbieters. Bei der Einrichtung haben Sie die Wahl zwischen POP3 und IMAP.
POP3 bedeutet, dass eingehende E-Mails vom Server auf Ihr Gerät heruntergeladen werden und dann nur dort vorhanden sind. Nach dem Download werden die E-Mails nach einer definierten Zeit vom Server gelöscht.
IMAP ist meist die empfohlene Wahl, da das E-Mail-Programm die Mails nur anzeigt und diese auf dem Mailserver bleiben. Dadurch können Sie die E-Mails auch mit einem anderen Gerät wie einem Smartphone lesen.
Für ausgehende E-Mails müssen die SMTP-Einstellungen korrekt sein. Mögliche Fehler sind eine falsche Serveradresse, eine falsche Portnummer oder fehlerhafte Authentifizierungseinstellungen. Prüfen Sie diese, wenn Sie E-Mails nicht versenden können.
Tipp zum Testen von Benutzername und Passwort: Mit einer Domain bei DomainFactory und den dazugehörigen E-Mail-Konten haben Sie auch Zugriff auf Webmail. Das ist ein Online-E-Mail-Programm, das Sie im Browser aufrufen können. Zum Anmelden müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse mit Passwort eintragen. Wenn die Anmeldung nicht gelingt, ist das Passwort inkorrekt oder Sie haben sich bei der Eingabe der E-Mail-Adresse bzw. des Benutzernamens vertippt.
2. Das Senden und Empfangen klappt nicht mehr
Wenn das Senden und Empfangen lange Zeit geklappt hat und plötzlich nicht mehr funktioniert, sollten Sie zuerst prüfen, ob Netzwerkprobleme vorliegen. So kann beispielsweise ein kurzer Stromausfall zum Neustart des Routers führen, wodurch für etwa eine Minute keine Internetverbindung besteht und der Mailserver nicht erreichbar ist.
3. Das Speicherlimit des Postfachs ist erreicht oder die ist E-Mail zu groß
Eine andere mögliche Ursache für Probleme mit dem Versand und Empfang ist ein überlaufendes Postfach, wenn das Speicherlimit erreicht ist. Jedes Postfach hat ein Speicherlimit, das von wenigen Hundert Megabyte bis zu vielen Terabyte groß sein kann. Prüfen Sie im Verwaltungsbereich Ihres Hosting-Pakets unter den E-Mail-Einstellungen, ob für das E-Mail-Postfach noch Speicherplatz frei ist. Wenn eine E-Mail nach ein paar Minuten zurückkommt, kann das Postfach des Empfängers voll sein oder Sie haben eine zu große Datei angehängt.
4. Eingehende oder versendete E-Mails werden als Spam gefiltert
Sie haben sich zum Beispiel auf einer Website registriert und warten vergeblich auf die Bestätigungsmail? In vielen Fällen liegt dann kein Fehler bei der E-Mail-Konfiguration vor. Stattdessen ist die E-Mail in Ihrem Spam-Ordner gelandet. Schauen Sie daher in solch einem Fall im Spam-Ordner nach. Gleiches gilt, wenn Sie eine E-Mail verschicken und der Empfänger meint, sie sei nicht angekommen. Bitten Sie Ihr Gegenüber, einmal im Spam-Ordner nachzuschauen und Ihre Adresse im Mail-Programm zu den Kontakten hinzuzufügen.
5. Versenden klappt, Empfangen nicht: Schuld kann ein fehlerhafter MX-Eintrag sein
Sie können zwar E-Mails versenden, aber keine empfangen? Dann kann der MX-Eintrag in den DNS-Einträgen fehlerhaft sein. Diese Ursache kommt am ehesten infrage, wenn Sie Ihre Domain zu einem neuen Hosting-Anbieter transferieren oder wenn Sie am MX-Eintrag etwas verändert haben.
Ein MX-Eintrag ist ein Eintrag im DNS-Server, mit dem Sie für Ihre Domain die Empfänger-Mailserver festlegen. Fragen Sie bei Zweifeln an der Korrektheit des MX-Eintrags beim Support Ihres Hosting-Anbieters nach.
6. E-Mail-Header verursacht Probleme
Der Header enthält Informationen über den Absender, die Empfänger, den Inhalt, das Format und das Datum der Erstellung. Fehler in E-Mail-Headern können zu Problemen bei der E-Mail-Verarbeitung führen. Sie können die Header-Informationen prüfen, indem Sie eine E-Mail an sich selbst schicken.
7. Ihre E-Mails erreichen einen Empfänger nicht
Wenn Sie E-Mails in der Regel erfolgreich versenden, jedoch ein Empfänger keine erhält, dann liegt das meist an einem schlecht konfigurierten Filter. Solch ein Problem trifft häufiger in Unternehmen mit zu strengen E-Mail-Regeln auf.
8. SSL/TLS-Zertifikatfehler
Die Sicherheitszertifikate müssen gültig sein, andernfalls sind Warnmeldungen möglich und die E-Mail-Kommunikation kann gestört sein. Wenden Sie sich bei abgelaufenen oder falsch konfigurierten Zertifikaten an Ihren Hosting-Anbieter.
9. Beeinträchtigte Zustellbarkeit wegen IP-Blacklisting
Bei billigen Shared-Hosting-Anbietern besteht die Gefahr, dass andere Kunden über Ihren Mailserver massenhaft Spam verschicken und die verwendete IP-Adresse daher auf einer schwarzen Liste landet. Davon sind Sie dann ebenfalls betroffen, auch wenn Sie niemals Spam verschicken. Testen Sie online mit einem Blacklist-Check, ob Ihr E-Mail-Server auf einer schwarzen Liste steht.
10. Vorübergehende Verbindungsprobleme
Manchmal liegt das Problem gar nicht an einem Fehler der E-Mail-Konfiguration, sondern am E-Mail-Server, der nicht erreichbar ist. Das kann verschiedene Gründe haben. Meist dauern solche Ausfälle aber nur wenige Minuten und dann ist die Verbindung wiederhergestellt.
Tipps zum Schutz und zur besseren Zustellbarkeit
Sie können in den DNS-Einstellungen mehrere Einstellungen vornehmen, um Ihre E-Mail-Adresse vor Missbrauch zu schützen und die Wahrscheinlichkeit zu steigern, beim Empfänger nicht im Spam-Ordner zu landen. Während ein SPF-Eintrag zum Standard gehört, sollten Sie sich auch um einen DKIM- und einen DMARC-Eintrag kümmern. Die aktuelle Konfiguration lässt sich mit Online-Tools wie MXTools schnell überprüfen:
Zudem sind ständig Phishing- und Malware-E-Mails im Ablauf, die zwar meist in Ihrem im Spam-Ordner landen, aber nicht immer – und die teilweise auch so gut gemacht sind, dass selbst erfahrende Anwender zum riskanten Klick animiert werden. Zum Schutz sollten Sie daher ein Antivirenprogramm nutzen. Weiter gehören regelmäßige Backups aller wichtigen Daten und E-Mails zu den wichtigen Schutzmaßnahmen, damit ein Systemausfall keine schwerwiegenden Folgen hat.
E-Mail-Konfiguration - Zusammenfassung
Für Fehler bei der E-Mail-Konfiguration kommen verschiedene Ursachen infrage, die das Versenden und den Empfang beeinträchtigen können. Bei Problemen können Sie die 10 vorgestellten Ursachen überprüfen. Zusätzlich empfehlen wir die Umsetzung der Tipps, also die Einrichtung von DKIM und DMARC sowie die Installation eines Antivirenprogramms und die regelmäßige Durchführung von Backups.
Bild von antonynjoro auf Pixabay
