Tipps zur Kassenführung

Selbst Unternehmen, die fast alle Geschäftsvorfälle bargeldlos abwickeln, kommen in der Regel an der Führung einer Barkasse nicht vorbei. Und sei es nur, um ab und zu Büromaterial vor Ort im kleinen Laden um die Ecke einkaufen zu können oder im wie auch immer gearteten Notfall nicht ohne Geld da zu stehen.

Die Führung der Kasse und des zugehörigen Kassenbuchs kann jedoch schnell zu Problemen führen, wenn nicht einige wichtige Punkte eingehalten werden. Google weist dementsprechend auch über 710.000 Treffer zum Thema „ordnungsgemäße Kassenführung“ auf.

Hier einige Tipps aus unserer internen Merkliste, damit es gar nicht erst zu Problemen bei einer Betriebsprüfung kommen kann:

  • Alle Aufzeichnungen müssen vollständig und wahrheitsgemäß sein.
  • Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. (Dies gilt – sofern bei z.B. Einzelfirmen zutreffend – auch für Bareinlagen und -entnahmen.)
  • „Laufende“ Kassenbuchung; keine Belege nachträglich buchen (z.B. erst gesammelt am Monatsende)
  • Keine Rundungen, keine negativen Kassenbestände (eine Kasse kann niemals ins Minus „rutschen“ was ja auch logisch ist: Wenn nur noch 10 € in der Kasse sind, kann man nicht 15 € für einen Einkauf rausnehmen…)!
  • Einnahmen und Ausgaben sind stets in der korrekten Reihenfolge des Datums zu erfassen.
  • Das Schriftbild des Kassenbuches sollte nicht durchgängig gleich sein, da dies ein Hinweis auf nachträgliche „Masseneintragungen“ sein kann.
  • Es muss jederzeit eine „Kassensturzfähigkeit“ gegeben sein, d.h. der Kassenstand, die vorhandenen Belege und die Eintragungen im Kassenbuch müssen übereinstimmen sowie die Aufzeichnungen richtig sein. Auch deswegen gilt: Keinesfalls nachträglich Belege gesammelt erfassen, sondern fortlaufend bei jedem einzelnen, die Kasse betreffenden Geschäftsvorfall.

Fazit: Eine ordentliche Kassenführung ist immer und völlig unabhängig vom Volumen der Kassenumsätze dringend geboten. Und zwar nicht nur in bargeldintensiven Branchen wie der Gastronomie, sondern in allen Wirtschaftszweigen. Es spielt auch keine Rolle, ob das Kassenbuch auf Papier oder in elektronischer Form geführt wird: die Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung von Kasse und Kassenbuch sind im Prinzip immer gleich.

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Sara Marburg

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Sara Marburg

Geschäftsführung (bis 11/13)

2 Kommentare

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  • Rainer.D
    Rainer.D - 2. September 2010 um 17:31 Uhr

    Schriftbild: Wobei das Kassenbuch z.B. auch komplett elektronisch geführt werden kann. (Mache ich so). Negativer Bestand: Könnte insofern vorkommen, wenn ein Mitarbeiter ein Bareinkauf privat vor streckt und dies dann erstattet haben will. Sofern das über die Kasse läuft (Und das wird es wohl wenn es ein Barverkauf ist) und diese nicht den Betrag aufweist könnte man trotzdem buchen und einen Zettel hinterlegen (Herr X bekommt noch 15,- EUR). Dann hat die Kasse z.B. -15.00 EUR, bis Herr X das Geld bekommen hat.

  • Michael
    Michael - 4. September 2010 um 10:33 Uhr

    Jetzt weiß ich warum sich unsere zuständige Buchhalterin immer so pingelig anstellt.

    Aber wie machen das die Leute in normalen Geschäften? Die drucken doch bestenfalls einen Kassenbon für die Kunden aus und das war’s mit dem schriftlichen Kram. Bei Aldi & Co wird das wahrscheinlich von jeder einzelnen Kasse elektronisch an ein zentrales System übertragen aber es gibt ja auch noch so kleinere Läden wo auch nur eine Kasse drin ist. Ich glaub nicht, dass da was im Hintergrund erfasst wird.