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Abwesenheitsnotiz: Einrichtung und Konfiguration


Veröffentlicht am 29.10.2021 von Anna Philipp

Langsam beginnt die Urlaubszeit: Zeit, um den Arbeitsalltag einmal hinter sich zu lassen und nicht an Meetings, Termine und E-Mails zu denken. Damit man sich entspannt zurücklehnen kann und sich im Urlaub keine Gedanken über eingehende E-Mails machen muss, kann eine automatische Antwort (Abwesenheitsnotiz) für das E-Mailpostfach eingerichtet werden.

Inhalt

Was genau ist eine Abwesenheitsnotiz?

Wie kann eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet werden?

Was genau ist eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz (auch Autoresponder genannt) ist eine automatisch generierte E-Mail, die immer dann versendet wird, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Insbesondere wird sie verwendet, um Absender über die Abwesenheit z.B. im Urlaub zu informieren und somit darauf hinzuweisen, dass aktuell keine Bearbeitung der eingetroffenen E-Mail erfolgen wird oder aber diese automatisch an eine andere Person weitergeleitet wurde.

Wie kann eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet werden?

Wie eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet werden kann, hängt von der Art des Postfachs ab:

Es wird zwischen "normalen" POP3/IMAP Postfächern und ManagedExchange Postfächern unterschieden.

Ob ein POP3/IMAP Postfach oder ein ManagedExchangepostfach genutzt wird, kann ganz einfach im Kundenmenü überprüft werden:

Unter dem Menüpunkt "E-Mailadressen / ManagedExchange" werden alle Postfächer des Accounts angezeigt. Dabei wird aufgeführt, welche Leistungen der E-Mailadresse zugewiesen sind.

Handelt es sich um ein POP3/IMAP Postfach, ist ein Haken bei "POSTFACH" gesetzt. Für ManagedExchange Postfächer ist das Symbol unter "MANAGEDEXCHANGE" rot gefärbt:

Übersicht E-Mail Postfächer Übersicht E-Mail Postfächer

POP3/IMAP-Postfächer

Für POP3/IMAP-Postfächer kann die Abwesenheitsnotiz im Kundenmenü unter dem Menüpunkt "E-Mailadressen / ManagedExchange" eingerichtet werden:

Über "editieren" rechts neben dem Postfach öffnen sich die Einstellungen der E-Mailadresse.

Hier steht nun die Option "…automatisch beantwortet werden" zur Verfügung. Wird diese angehakt, kann  die Abwesenheitsnotiz erstellt werden:

Abwesenheitsnotiz einrichten Abwesenheitsnotiz einrichten

Bedeutung der einzelnen Felder:

  • Betreff-Zusatz: Erhält der Absender die Abwesenheitsnotiz, wird dies im Betreff kenntlich gemacht. Standardmäßig vorausgefüllt ist beim Betreff-Zusatz Re: (Autoresponder) Das wird in der automatischen Antwort-Mail vor den eigentlichen Betreff gesetzt. Schickt der Absender also z.B. eine E-Mail mit dem Betreff "Ihre Rechnung 12345", erhält er die Abwesenheitsnotitz mit dem Betreff "Re: (Autoresponder) Ihre Rechnung 12345" Optional kann natürlich auch ein anderer Betreff-Zusatz wie z.B. "Re: (Out of Office)" oder etwas ganz anderes verwendet werden.
  • Nachricht: Nun kann der Text eingegeben werden, der an die Absender verschickt wird. Wie dieser aussehen soll, ist natürlich jedem selbst überlassen. Eine freundliche Anrede, ein kurzer Einstiegssatz, eine Information über die Abwesenheit und eventuell ein Hinweis auf Vertretung sowie Grüße und Signatur wären ein grober Standard-Aufbau für eine Abwesenheitsnotiz.
  • Aktiv, Startdatum, Enddatum: Die Abwesenheitsnotiz ist standardmäßig aktiv und kann nun noch mit ein Start- und Enddatum versehen werden. Man kann sie so also gut vorbereiten und muss nicht am letzten Tag vor dem Urlaub daran denken, die Abwesenheitsnotiz einzurichten.
  • Nach Ablauf: Nun steht noch zur Wahl, ob die Abwesenheitsnotiz nach dem Erreichen des Enddatums gelöscht oder nur deaktiviert werden soll. Sie nur zu deaktivieren macht Sinn, wenn man den gleichen Text auch künftig wieder verwenden und dann nur noch das Datum anpassen will. Über den Button "Alle Änderungen übernehmen" wird der Autoresponder gespeichert.

Tipp:

Wer sein Kundenmenüpasswort nicht zur Hand hat, kann sich auch über den folgenden Link mit der E-Mailadresse und dem zugehörigen Kennwort einloggen und dort die Abwesenheitsnotiz setzen:

Postfach konfigurieren

Über dieses Menü können das E-Mailpasswort geändert, die Abwesenheitsnotiz gesetzt und die MailfilterEASY Einstellungen geändert werden.

Postfach konfigurieren Postfach konfigurieren

Zusätzliche Weiterleitung an eine Vertretung

Steht während des Urlaubs eine Vertretung zur Verfügung, die die E-Mails zwischenzeitlich erhalten soll, kann im Kundenmenü zusätzlich zu dem Autoresponder auch eine Weiterleitung gesetzt werden.

Dafür kann ein Haken bei der Option "…weitergeleitet werden" gesetzt werden.

Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz

Die Weiterleitung wird nicht zeitlich mit dem Autoresponder gesteuert und wird aktiv, sobald sie gesetzt wird bis zu dem Zeitpunkt, zu dem sie wieder entfernt wird.

Videoanleitung: Einrichtung einer Abweisenheitsnotiz bei POP3/IMAP-Postfächern

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  • Transcript anzeigen
    Hallo bei unserem Video "Erstellung einer Abwesenheitsnotiz im domainFACTORY Kundenmenü". Ich bin Anna und ich zeige Ihnen, wie Sie für eine IMAP beziehungsweise POP3 E-Mailadresse im Kundenmenü von domainFACTORY eine Abwesenheitsnotiz einrichten können. Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatisch generierte E-Mail, die immer dann verschickt wird, wenn eine neue E-Mail eingeht. Insbesondere wird sie verwendet, um den Absender über die Abwesenheit z.B. im Urlaub zu informieren – also um darauf hinzuweisen, dass eingehende E-Mails aktuell nicht bearbeitet werden, oder dass die E-Mails an eine an eine andere Person weitergeleitet werden. Um eine Abwesenheitsnotiz einzurichten, loggen Sie sich bitte unter der Adresse admin.df.eu in Ihr Kundenmenü ein. Verwenden Sie als Login-Namen Ihre Kunden- oder Auftragsnummer oder Ihren Domainnamen. Geben Sie dann Ihr Kundenmenüpasswort ein und klicken auf Login. Klicken Sie dann in der linken Navigation auf den Menüpunkt "E-Mailadressen / ManagedExchange". Sie sehen nun eine Auflistung aller eingerichteten E-Mailadressen in diesem Account. Klicken Sie nun neben der E-Mailadresse, für die Sie die Abwesenheitsnotiz einrichten möchten, auf "editieren", dann können Sie das Postfach bearbeiten. Scrollen Sie nach unten bis zum dem Punkt „automatisch beantwortet werden“ und setzen dort einen Haken. Wählen Sie als erstes den Betreff-Zusatz für den Autoresponder. Der Betreff-Zusatz wird in der automatischen Antwort vor den ursprünglichen Betreff der E-Mail gestellt. Wir lassen in unserem Beispiel die Standardeinstellung bestehen. Beim der Nachricht können Sie den gewünschten Antworttext eintragen. Also zum Beispiel
    Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin vom 3. August bis zum 15. August 2015 nicht im Büro. Freundliche Grüße Mein Name
    Bei "Aktiv" lassen wir den Haken gesetzt und legen ein Start- und Enddatum fest. Nun kann noch gewählt werden, ob der Autoresponder nach Ablauf gelöscht oder deaktiviert werden soll. Wird er deaktiviert, bleibt der Text erhalten und kann beim nächsten Mal direkt wieder verwendet werden. Und das war’s auch schon. Über den Button "Alle Änderungen übernehmen" speichern wir die Einstellung ab, der Autoresponder wird dann zum Startdatum aktiv.

Unseren YouTube-Kanal finden Sie hier: domainFACTORY auf YouTube

ManagedExchange

Für ManagedExchange Postfächer wird die Abwesenheitsnotiz nicht im Kundenmenü, sondern im E-Mail-Programm gesetzt.

Wichtig: Die Abwesenheitsnotiz funktioniert auch dann, wenn das E-Mailprogramm geschlossen ist / der Rechner heruntergefahren wurde, da er zum Server synchronisiert wird.

Wo genau die Möglichkeit zur Erstellung eines Autoresponders zu finden ist, ist von dem jeweiligen E-Mailprogramm abhängig.

Unsere Kundenservice steht dabei für Fragen natürlich immer gerne zur Verfügung.

Z.B. In Outlook (ab Version 2010) kann die Abwesenheitsnotiz unter der Registerkarte "Datei" bei "Automatische Antworten" erstellt werden.

Outlook "Automatische Antworten" Outlook "Automatische Antworten"

Natürlich kann die Abwesenheitsnotiz in ManagedExchange Postfächern aber auch ohne E-Mailprogramm werden. Dies ist über Outlook Web App möglich:

Outlook Web App

Hier ist die Option "Automatische Antworten festlegen" rechts oben über einen Klick auf das Zahnrad zu finden:

OWA "Automatische Antworten" OWA "Automatische Antworten"

Die Abwesenheitsnotiz bei ManagedExchange Postfächern bietet die Möglichkeit, innerhalb der Organisation und außerhalb der Organistation zu unterscheiden. Man kann also Absendern der gleichen Organisation einen anderen Text zukommen lassen als allen anderen.

OWA – Autoresponder erstellen OWA – Autoresponder erstellen

Wird der Autoresponder gespeichert, wird er ab dem angegebenen Startdatum aktiv.

Und dann steht dem Urlaub nichts mehr im Wege! 🙂

Der Autor:


Kommentare

  • Hannah

    Hannah

    am 19.10.2021

    Liebes DF-Team,
    ich habe ebenfalls eine Frage zum Autoresponder:
    Wenn Leute an eine allgemeine Emailadresse schreiben (z.B. an eine hallo@), die intern an mehrere Mitarbeitende weitergeleitet [...] Liebes DF-Team,
    ich habe ebenfalls eine Frage zum Autoresponder:
    Wenn Leute an eine allgemeine Emailadresse schreiben (z.B. an eine hallo@), die intern an mehrere Mitarbeitende weitergeleitet wird, bekommen momentan diese Leute die Abwesenheitsnotiz von allen Mitarbeitenden, an die diese Mail intern weitergeleitet wurde (und eine Abwesenheitsnotiz aktiviert haben). Ist es möglich, das auszustellen? Die Abwesenheitsnotiz sollte - so unser Wunsch - nur an Leute gehen, die die Mitarbeitenden direkt kontaktieren und nicht an allgemeine Anfragen, die von Kolleg*innen der Abwesenden dennoch bearbeitet werden.
    Danke für die Hilfe und viele Grüße

    • Anna

      Anna

      am 21.10.2021

      Es ist leider tatsächlich so, dass dann der Absender den Autoresponder erhält, das lässt sich nicht ändern. Es ist leider tatsächlich so, dass dann der Absender den Autoresponder erhält, das lässt sich nicht ändern.

  • Barbara

    Barbara

    am 12.08.2021

    Hallo, ich habe den Autoresponder eingerichtet, und von einer anderen E-Mail Adresse getestet und keine Abwesenheitsmeldung zurück bekommen. Ich habe alles dreimal geprüft, die Uhrzeit auch mal [...] Hallo, ich habe den Autoresponder eingerichtet, und von einer anderen E-Mail Adresse getestet und keine Abwesenheitsmeldung zurück bekommen. Ich habe alles dreimal geprüft, die Uhrzeit auch mal geändert und nie eine Abwesenheitsmeldung zurückbekommen. Woran kann das liegen?

    Vielen Dank!

  • Rob

    Rob

    am 02.06.2020

    Hallo, wie kann denn ein Benutzer einen Autoresponder einrichten, ohne sich im Kundenmenü einloggen zu müssen? Eine Option in dem "https://webmail.df.eu/"-Bereich wäre ja mal was. Andere Anbieter [...] Hallo, wie kann denn ein Benutzer einen Autoresponder einrichten, ohne sich im Kundenmenü einloggen zu müssen? Eine Option in dem "https://webmail.df.eu/"-Bereich wäre ja mal was. Andere Anbieter haben das. So können Benutzer (ohne Adminzugriff) selbst ihre Autoresponder einrichten.

    Oder gibt es eine andere Möglichkeit für Nicht-Admins Autoresponder einzurichten?

    Danke und Gruß

    • Inga

      Inga

      am 02.06.2020

      Hallo Rob,

      die gibt es. die nötigen Schritte dazu findest du auf unseren FAQ-Seiten: https://www.df.eu/de/support/df-faq/e-mail/pop3-imap-postfaecher/#c4688

      Weiter unten ist die Anleitung [...] Hallo Rob,

      die gibt es. die nötigen Schritte dazu findest du auf unseren FAQ-Seiten: https://www.df.eu/de/support/df-faq/e-mail/pop3-imap-postfaecher/#c4688

      Weiter unten ist die Anleitung "<strong>Ohne Kundenmenüzugang</strong>".

      Viele Grüße
      Inga

  • Automatische Email Antwort Vorlage - tippsvorlage.info

    Automatische Email Antwort Vorlage - tippsvorlage.info

    am 29.08.2019

    [&#8230;] Download Image Mehr @ www.df.eu [&#8230;] [&#8230;] Download Image Mehr @ www.df.eu [&#8230;]

  • Abwesenheitsnotiz Vorlage - tippsvorlage.info

    Abwesenheitsnotiz Vorlage - tippsvorlage.info

    am 29.08.2019

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  • Andreas Schäfer

    Andreas Schäfer

    am 04.03.2019

    Ist es eigentlich (bei einem Klassischen Mailkonto - kein Exchange) auch möglich über eine der WebMail-Oberflächen den eigenen Autoresponder zu konfigurieren? Ich habe da bislang nichts gefunden, aber [...] Ist es eigentlich (bei einem Klassischen Mailkonto - kein Exchange) auch möglich über eine der WebMail-Oberflächen den eigenen Autoresponder zu konfigurieren? Ich habe da bislang nichts gefunden, aber evtl. nur an der falschen Stelle gesucht?

    Gruß
    Andreas Schäfer

  • Annja Weinberger

    Annja Weinberger

    am 12.07.2016

    Guten Tag, ich habe managed exchange adresse, will jetzt den autoresponder beenden, aber kann das Häkchen nicht entfernen. Wie gehe ich vor? Mfg Weinberger Guten Tag, ich habe managed exchange adresse, will jetzt den autoresponder beenden, aber kann das Häkchen nicht entfernen. Wie gehe ich vor? Mfg Weinberger

    • Anna

      Anna

      am 12.07.2016

      Wo sind Sie denn eingeloggt? Im Kundemenü? Wo sind Sie denn eingeloggt? Im Kundemenü?

  • am 17.07.2015

    In dem Screenshot der Outlook Web App in dem auf das Konfigurationsmenü geklickt wird (das Zahnrad) ist die Option "Kennwort ändern" zu sehen. Diese Option fehlt bei mir jedoch. Das ist ziemlich [...] In dem Screenshot der Outlook Web App in dem auf das Konfigurationsmenü geklickt wird (das Zahnrad) ist die Option "Kennwort ändern" zu sehen. Diese Option fehlt bei mir jedoch. Das ist ziemlich ungünstig, da die Mitarbeiter im Unternehmen somit ihre Kennwörter nicht selbst regelmäßig ändern können. Das ist im Hinblick auf das Bundesdatenschutzgesetz sehr bedenklich.

    Gibt es eine andere Möglichkeit für normale Anwender ihr Kennwort zu ändern? Ich kann schließlich nicht jedem Mitarbeiter die Zugangsdaten zum Kundencenter geben.

    • Anna

      Anna

      am 31.07.2015

      Sie können das Kennwort auch über diesen Link ändern: https://admin.df.eu/public/index.php5?module=chmail Sie können das Kennwort auch über diesen Link ändern: https://admin.df.eu/public/index.php5?module=chmail

    • am 07.09.2015

      Vielen Dank! Vielen Dank!

    • Moritz

      Moritz

      am 12.10.2021

      Da der o.g. Link nicht mehr funktioniert, wir diesen aber vielen Nutzern gegeben haben für ihre Autoresponder-Verwaltung, hier die Frage: könnten Sie eine Weiterleitung zum neuen Link https://admin.df [...] Da der o.g. Link nicht mehr funktioniert, wir diesen aber vielen Nutzern gegeben haben für ihre Autoresponder-Verwaltung, hier die Frage: könnten Sie eine Weiterleitung zum neuen Link https://admin.df.eu/public/index.php?module=chmail einrichten?
      Vielen Dank!

    • Anna

      Anna

      am 21.10.2021

      Danke für den Hinweis! Danke für den Hinweis!

  • Martin Holte

    Martin Holte

    am 26.01.2015

    Hallo,

    kann mir jemand verraten, wie ich den Autoresponder HTML-fähig bekomme?

    Oder ist das garnicht möglich? Hallo,

    kann mir jemand verraten, wie ich den Autoresponder HTML-fähig bekomme?

    Oder ist das garnicht möglich?

    • Anna

      Anna

      am 21.05.2015

      Hallo Martin, bitte entschuldigen Sie die sehr verspätete Antwort. Der Autoresponder im Kundenmenü ist nicht HTML-fähig. Hallo Martin, bitte entschuldigen Sie die sehr verspätete Antwort. Der Autoresponder im Kundenmenü ist nicht HTML-fähig.

  • alexplus

    alexplus

    am 12.07.2014

    Die Autoresponder-Funktion kann man auch nutzen, um sich mal etwas Luft zu verschaffen von den Mail-Bombardements der Geschäftskontakte. Auch ohne Urlaub. Einfach eine Woche "Mail-Blau" machen ;)

     [...] Die Autoresponder-Funktion kann man auch nutzen, um sich mal etwas Luft zu verschaffen von den Mail-Bombardements der Geschäftskontakte. Auch ohne Urlaub. Einfach eine Woche "Mail-Blau" machen ;)

    Ansonsten ergänzend:
    http://blog.cebit.de/2011/03/18/die-kunst-der-mailminimierung-%E2%80%93%C2%A0hermetisches-schreiben/

    Denn nur eine vermiedene E-Mail ist eine gute E-Mail :D

  • Anna

    Anna

    am 10.07.2014

    Marcel, der Autoresponder sendet nur alle 15 Minuten an die gleiche Adresse, eben um ein Mail-Ping-Pong zu vermeiden.

    Vielen Dank für positive Feedback, es ist immer schön zu wissen, wenn die [...] Marcel, der Autoresponder sendet nur alle 15 Minuten an die gleiche Adresse, eben um ein Mail-Ping-Pong zu vermeiden.

    Vielen Dank für positive Feedback, es ist immer schön zu wissen, wenn die Themenwahl passend ist! :)

    • Florian

      Florian

      am 13.07.2015

      Könnte das mal konfigurierbar gemacht werden? Durchaus erhalte ich emails von gleichen Absendern mehrfach am Tag und hier dann auch immer wieder Kommentare, dass sie es verstanden haben, dass ich [...] Könnte das mal konfigurierbar gemacht werden? Durchaus erhalte ich emails von gleichen Absendern mehrfach am Tag und hier dann auch immer wieder Kommentare, dass sie es verstanden haben, dass ich nicht da bin. 15 Minuten sind hier zu kurz. 1x pro Tag und Absender würde ansonsten voll reichen.

  • Marcel

    Marcel

    am 10.07.2014

    Eine Option, um die automatische Antwort nur einmal pro Adresse zu versenden, wäre ganz hilfreich. Sonst gibt's schnell nen E-Mail-Loop. ;)

    Ansonsten habt ihr mit diesem Thema zum jetzigen [...] Eine Option, um die automatische Antwort nur einmal pro Adresse zu versenden, wäre ganz hilfreich. Sonst gibt's schnell nen E-Mail-Loop. ;)

    Ansonsten habt ihr mit diesem Thema zum jetzigen Zeitpunkt mal wieder voll ins Schwarze getroffen. :)

  • Sepp

    Sepp

    am 10.07.2014

    Oh, die Ärmste :( Oh, die Ärmste :(

  • Anna

    Anna

    am 10.07.2014

    Lisa hat keinen Urlaub - nie! ;) Lisa hat keinen Urlaub - nie! ;)

  • Sepp

    Sepp

    am 10.07.2014

    Jetzt hat Lisa ihren ersten Arbeitstag im Blog und schreibt schon vom Urlaub. Ich hoffe sie bleibt uns noch ein wenig erhalten ;) Jetzt hat Lisa ihren ersten Arbeitstag im Blog und schreibt schon vom Urlaub. Ich hoffe sie bleibt uns noch ein wenig erhalten ;)