Abwesenheitsnotiz: Einrichtung und Konfiguration

Langsam beginnt die Urlaubszeit: Zeit, um den Arbeitsalltag einmal hinter sich zu lassen und nicht an Meetings, Termine und E-Mails zu denken. Damit man sich entspannt zurücklehnen kann und sich im Urlaub keine Gedanken über eingehende E-Mails machen muss, kann eine automatische Antwort (Abwesenheitsnotiz) für das E-Mailpostfach eingerichtet werden.

Inhalt

Was genau ist eine Abwesenheitsnotiz?

Wie kann eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet werden?

Was genau ist eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz (auch Autoresponder genannt) ist eine automatisch generierte E-Mail, die immer dann versendet wird, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Insbesondere wird sie verwendet, um Absender über die Abwesenheit z.B. im Urlaub zu informieren und somit darauf hinzuweisen, dass aktuell keine Bearbeitung der eingetroffenen E-Mail erfolgen wird oder aber diese automatisch an eine andere Person weitergeleitet wurde.

Wie kann eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet werden?

Wie eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet werden kann, hängt von der Art des Postfachs ab:
Es wird zwischen „normalen“ POP3/IMAP Postfächern und ManagedExchange Postfächern unterschieden.

Ob ein POP3/IMAP Postfach oder ein ManagedExchangepostfach genutzt wird, kann ganz einfach im Kundenmenü überprüft werden:

Unter dem Menüpunkt „E-Mailadressen / ManagedExchange“ werden alle Postfächer des Accounts angezeigt. Dabei wird aufgeführt, welche Leistungen der E-Mailadresse zugewiesen sind.

Handelt es sich um ein POP3/IMAP Postfach, ist ein Haken bei „POSTFACH“ gesetzt. Für ManagedExchange Postfächer ist das Symbol unter „MANAGEDEXCHANGE“ rot gefärbt:

Übersicht E-Mail Postfächer

Übersicht E-Mail Postfächer

POP3/IMAP-Postfächer

Für POP3/IMAP-Postfächer kann die Abwesenheitsnotiz im Kundenmenü unter dem Menüpunkt „E-Mailadressen / ManagedExchange“ eingerichtet werden:

Über „editieren“ rechts neben dem Postfach öffnen sich die Einstellungen der E-Mailadresse.

Hier steht nun die Option „…automatisch beantwortet werden“ zur Verfügung. Wird diese angehakt, kann  die Abwesenheitsnotiz erstellt werden:

Abwesenheitsnotiz einrichten

Abwesenheitsnotiz einrichten

Bedeutung der einzelnen Felder:

  • Betreff-Zusatz:
    Erhält der Absender die Abwesenheitsnotiz, wird dies im Betreff kenntlich gemacht. Standardmäßig vorausgefüllt ist beim Betreff-Zusatz
    Re: (Autoresponder)
    Das wird in der automatischen Antwort-Mail vor den eigentlichen Betreff gesetzt. Schickt der Absender also z.B. eine E-Mail mit dem Betreff „Ihre Rechnung 12345“, erhält er die Abwesenheitsnotitz mit dem Betreff „Re: (Autoresponder) Ihre Rechnung 12345“
    Optional kann natürlich auch ein anderer Betreff-Zusatz wie z.B. „Re: (Out of Office)“ oder etwas ganz anderes verwendet werden.
  • Nachricht:
    Nun kann der Text eingegeben werden, der an die Absender verschickt wird. Wie dieser aussehen soll, ist natürlich jedem selbst überlassen.
    Eine freundliche Anrede, ein kurzer Einstiegssatz, eine Information über die Abwesenheit und eventuell ein Hinweis auf Vertretung sowie Grüße und Signatur wären ein grober Standard-Aufbau für eine Abwesenheitsnotiz.
  • Aktiv, Startdatum, Enddatum:
    Die Abwesenheitsnotiz ist standardmäßig aktiv und kann nun noch mit ein Start- und Enddatum versehen werden. Man kann sie so also gut vorbereiten und muss nicht am letzten Tag vor dem Urlaub daran denken, die Abwesenheitsnotiz einzurichten.
  • Nach Ablauf:
    Nun steht noch zur Wahl, ob die Abwesenheitsnotiz nach dem Erreichen des Enddatums gelöscht oder nur deaktiviert werden soll. Sie nur zu deaktivieren macht Sinn, wenn man den gleichen Text auch künftig wieder verwenden und dann nur noch das Datum anpassen will.
    Über den Button „Alle Änderungen übernehmen“ wird der Autoresponder gespeichert.

Tipp:
Wer sein Kundenmenüpasswort nicht zur Hand hat, kann sich auch über den folgenden Link mit der E-Mailadresse und dem zugehörigen Kennwort einloggen und dort die Abwesenheitsnotiz setzen:

Postfach konfigurieren

Über dieses Menü können das E-Mailpasswort geändert, die Abwesenheitsnotiz gesetzt und die MailfilterEASY Einstellungen geändert werden.

Postfach konfigurieren

Postfach konfigurieren

Zusätzliche Weiterleitung an eine Vertretung
Steht während des Urlaubs eine Vertretung zur Verfügung, die die E-Mails zwischenzeitlich erhalten soll, kann im Kundenmenü zusätzlich zu dem Autoresponder auch eine Weiterleitung gesetzt werden.

Dafür kann ein Haken bei der Option „…weitergeleitet werden“ gesetzt werden.

Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz

Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz

Die Weiterleitung wird nicht zeitlich mit dem Autoresponder gesteuert und wird aktiv, sobald sie gesetzt wird bis zu dem Zeitpunkt, zu dem sie wieder entfernt wird.

Videoanleitung: Einrichtung einer Abweisenheitsnotiz bei POP3/IMAP-Postfächern

Transcript anzeigen

Unseren YouTube-Kanal finden Sie hier: domainFACTORY auf YouTube

ManagedExchange

Für ManagedExchange Postfächer wird die Abwesenheitsnotiz nicht im Kundenmenü, sondern im E-Mail-Programm gesetzt.

Wichtig: Die Abwesenheitsnotiz funktioniert auch dann, wenn das E-Mailprogramm geschlossen ist / der Rechner heruntergefahren wurde, da er zum Server synchronisiert wird.

Wo genau die Möglichkeit zur Erstellung eines Autoresponders zu finden ist, ist von dem jeweiligen E-Mailprogramm abhängig.
Unsere Kundenservice steht dabei für Fragen natürlich immer gerne zur Verfügung.

Z.B. In Outlook (ab Version 2010) kann die Abwesenheitsnotiz unter der Registerkarte „Datei“ bei „Automatische Antworten“ erstellt werden.

Outlook "Automatische Antworten"

Outlook „Automatische Antworten“

Natürlich kann die Abwesenheitsnotiz in ManagedExchange Postfächern aber auch ohne E-Mailprogramm werden. Dies ist über Outlook Web App möglich:

Outlook Web App

Hier ist die Option „Automatische Antworten festlegen“ rechts oben über einen Klick auf das Zahnrad zu finden:

OWA "Automatische Antworten"

OWA „Automatische Antworten“

Die Abwesenheitsnotiz bei ManagedExchange Postfächern bietet die Möglichkeit, innerhalb der Organisation und außerhalb der Organistation zu unterscheiden. Man kann also Absendern der gleichen Organisation einen anderen Text zukommen lassen als allen anderen.

OWA – Autoresponder erstellen

OWA – Autoresponder erstellen

Wird der Autoresponder gespeichert, wird er ab dem angegebenen Startdatum aktiv.

Und dann steht dem Urlaub nichts mehr im Wege! 🙂

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Anna Philipp

Über den Autor

Anna Philipp

Anna arbeitet seit 2006 bei DomainFactory. Als Social Media und Content Manager vertritt sie DF in den sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter, Googleplus und natürlich im DF-Blog). In ihrer Freizeit findet man Anna - sofern sie mal nicht online ist - höchstwahrscheinlich zwischen Rührschüsseln und Schneebesen am Backofen.

20 Kommentare

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  • Sepp
    Sepp - 10. Juli 2014 um 12:54 Uhr

    Jetzt hat Lisa ihren ersten Arbeitstag im Blog und schreibt schon vom Urlaub. Ich hoffe sie bleibt uns noch ein wenig erhalten 😉

  • Anna
    Anna - 10. Juli 2014 um 12:59 Uhr

    Lisa hat keinen Urlaub – nie! 😉

  • Sepp
    Sepp - 10. Juli 2014 um 13:18 Uhr

    Oh, die Ärmste 🙁

  • Marcel
    Marcel - 10. Juli 2014 um 14:08 Uhr

    Eine Option, um die automatische Antwort nur einmal pro Adresse zu versenden, wäre ganz hilfreich. Sonst gibt’s schnell nen E-Mail-Loop. 😉

    Ansonsten habt ihr mit diesem Thema zum jetzigen Zeitpunkt mal wieder voll ins Schwarze getroffen. 🙂

  • Anna
    Anna - 10. Juli 2014 um 14:34 Uhr

    Marcel, der Autoresponder sendet nur alle 15 Minuten an die gleiche Adresse, eben um ein Mail-Ping-Pong zu vermeiden.

    Vielen Dank für positive Feedback, es ist immer schön zu wissen, wenn die Themenwahl passend ist! 🙂

    • Florian
      Florian - 13. Juli 2015 um 14:15 Uhr

      Könnte das mal konfigurierbar gemacht werden? Durchaus erhalte ich emails von gleichen Absendern mehrfach am Tag und hier dann auch immer wieder Kommentare, dass sie es verstanden haben, dass ich nicht da bin. 15 Minuten sind hier zu kurz. 1x pro Tag und Absender würde ansonsten voll reichen.

      • Anna
        Anna - 13. Juli 2015 um 16:45 Uhr

        Das geben wir intern als Wunsch weiter – danke für das Feedback!

  • alexplus
    alexplus - 12. Juli 2014 um 16:40 Uhr

    Die Autoresponder-Funktion kann man auch nutzen, um sich mal etwas Luft zu verschaffen von den Mail-Bombardements der Geschäftskontakte. Auch ohne Urlaub. Einfach eine Woche „Mail-Blau“ machen 😉

    Ansonsten ergänzend:
    http://blog.cebit.de/2011/03/18/die-kunst-der-mailminimierung-%E2%80%93%C2%A0hermetisches-schreiben/

    Denn nur eine vermiedene E-Mail ist eine gute E-Mail 😀

  • Martin Holte
    Martin Holte - 26. Januar 2015 um 14:30 Uhr

    Hallo,

    kann mir jemand verraten, wie ich den Autoresponder HTML-fähig bekomme?

    Oder ist das garnicht möglich?

    • Anna
      Anna - 21. Mai 2015 um 07:36 Uhr

      Hallo Martin, bitte entschuldigen Sie die sehr verspätete Antwort. Der Autoresponder im Kundenmenü ist nicht HTML-fähig.

  • Anonymous
    Anonymous - 17. Juli 2015 um 11:12 Uhr

    In dem Screenshot der Outlook Web App in dem auf das Konfigurationsmenü geklickt wird (das Zahnrad) ist die Option „Kennwort ändern“ zu sehen. Diese Option fehlt bei mir jedoch. Das ist ziemlich ungünstig, da die Mitarbeiter im Unternehmen somit ihre Kennwörter nicht selbst regelmäßig ändern können. Das ist im Hinblick auf das Bundesdatenschutzgesetz sehr bedenklich.

    Gibt es eine andere Möglichkeit für normale Anwender ihr Kennwort zu ändern? Ich kann schließlich nicht jedem Mitarbeiter die Zugangsdaten zum Kundencenter geben.

  • Annja Weinberger
    Annja Weinberger - 12. Juli 2016 um 11:03 Uhr

    Guten Tag, ich habe managed exchange adresse, will jetzt den autoresponder beenden, aber kann das Häkchen nicht entfernen. Wie gehe ich vor? Mfg Weinberger

    • Anna
      Anna - 12. Juli 2016 um 11:10 Uhr

      Wo sind Sie denn eingeloggt? Im Kundemenü?

  • Andreas Schäfer
    Andreas Schäfer - 4. März 2019 um 09:49 Uhr

    Ist es eigentlich (bei einem Klassischen Mailkonto – kein Exchange) auch möglich über eine der WebMail-Oberflächen den eigenen Autoresponder zu konfigurieren? Ich habe da bislang nichts gefunden, aber evtl. nur an der falschen Stelle gesucht?

    Gruß
    Andreas Schäfer

  • Rob
    Rob - 2. Juni 2020 um 08:37 Uhr

    Hallo, wie kann denn ein Benutzer einen Autoresponder einrichten, ohne sich im Kundenmenü einloggen zu müssen? Eine Option in dem „https://webmail.df.eu/“-Bereich wäre ja mal was. Andere Anbieter haben das. So können Benutzer (ohne Adminzugriff) selbst ihre Autoresponder einrichten.

    Oder gibt es eine andere Möglichkeit für Nicht-Admins Autoresponder einzurichten?

    Danke und Gruß