Weniger ist mehr – Warum Sie E-Mail-Adressen aus Ihren Verteilern löschen sollten

Stellen Sie sich vor, Sie verschicken einen sorgfältig gestalteten Newsletter, der auch für mobile Endgeräte optimiert ist. Sie führen einen A/B-Test durch, um die Wirkung unterschiedlicher Betreffzeilen zu testen und setzen verschiedene Call-to-Action-Buttons ein – trotzdem öffnet niemand die Mail. Was könnte der Grund sein? Damit Ihre Kampagne bei Ihren Abonnenten gut ankommt, ist die Qualität Ihrer E-Mail-Liste ein entscheidender Faktor.

Fragen Sie sich einmal selbst: Wann haben Sie das letzte Mal Ihre E-Mail-Listen auf Vordermann gebracht und Abonnenten aus Ihrem Verteiler genommen?

Wenn die Mehrheit der Empfänger Ihre E-Mails schon seit längerem ignoriert, brauchen Sie diese wirklich noch? Bedenken Sie, dass es…

  • …Sie Geld kostet, solchen E-Mail-Adressen weiterhin Informationen zukommen lassen
  • …Ihre Chancen verringert, dass interessierte Abonnenten Ihre E-Mails erhalten

Wollen Sie für solche Abonnenten wirklich weiterhin Zeit und Ressourcen aufbringen? Vor allem dann, wenn die Chancen gering oder aussichtlos sind, dass von Ihren E-Mails Kenntnis genommen wird?

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, warum es so wichtig ist, Ihren E-Mail-Verteiler regelmäßig zu überprüfen und wie sich inaktive Abonnenten negativ auf die Ergebnisse Ihres E-Mail-Marketings auswirken können. Sie finden hier die richtigen Maßnahmen, mit denen Sie Ihren Verteiler ohne Bedenken reduzieren können.

Welche Abonnenten sollten Sie aus Ihren Verteilern entfernen?

Sie bewerben seit längerem Ihren E-Mailverteiler und mit Sicherheit haben sich hier zwischenzeitlich auch Abonnenten eingeschlichen, die seit Monaten keine Ihrer E-Mails angeklickt oder geöffnet haben. Bei einigen Empfängern werden Ihre Nachrichten vielleicht gleich in den Papierkorb verschoben – oder landen direkt im Spam-Ordner, der eh meistens unberührt bleibt.

Dies sind sogenannte „inaktive“ Adressen. Sie fragen sich sicherlich, was die Ursachen dafür sein könnten. Hier ein paar Beispiele:

  • Der Beweggrund hat sich geändert. Es kann sein, dass diese Abonnenten Ihnen ihre E-Mail-Adresse nur gegeben haben, weil sie dafür einen Rabatt oder einen freien Download erhielten. Obwohl kein Interesse mehr an Ihren Mitteilungen besteht, machen sich diese Abonnenten nicht die Mühe, sich abzumelden. Ihre E-Mails werden ungeöffnet einfach gelöscht.
  • Sinkendes Interesse an Ihrem Unternehmen oder Ihren Nachrichten. Es ist ganz normal, dass sich Interessen und Vorlieben mit der Zeit verändern. Auch wenn Sie Ihren Kunden damals bestimmt weitergeholfen haben, auf manche Dinge haben Sie keinen Einfluss: zum Beispiel einen Wohnortswechsel, womöglich noch in ein anderes Land, eine berufliche Umorientierung – oder die Vorlieben haben sich einfach verändert.
  • Fehlende Segmentierung in Ihrem E-Mail-Marketing. Die Reaktionen Ihrer Kunden werden sich in Grenzen halten, sofern Sie Ihre E-Mails wahllos an alle Adressen in Ihrer Liste schicken, ungeachtet der individuellen Vorlieben, Bedürfnisse oder anderen Ambitionen Ihrer Abonnenten. Eine Segmentierung erkennt die Individualität jeder Adresse an und steht für eine persönlichere Betreuung.
  • Ihre E-Mail landet sofort im Spam-Ordner. Kurz gesagt: Ihre Nachrichten bleiben dem Abonnenten verborgen. Das könnte zum Beispiel daran liegen, dass Sie in Ihrer E-Mail Begriffe wie „€€€“, „billig“, „Sparen Sie bis zu…“, „Gebührenfrei“, oder ähnliches verwenden oder wenn Sie spamverdächtige URLS oder Anhänge mitschicken.
  • Ihre Kunden haben eine neue E-Mail-Adresse. Da können Sie nicht viel machen – außer zu hoffen, dass Sie Ihre Kunden bisher so begeistert haben, dass sie sich wieder in Ihrem Verteiler anmelden.

Warum ist es so wichtig, inaktive Kunden aus Ihrem Verteiler zu entfernen?

Dafür gibt es viele Gründe – die wichtigsten haben wir hier für Sie zusammengestellt:

Sparen Sie Kosten ein

Ein großer E-Mail-Verteiler mag dem ersten Anschein nach etwas sein, auf das Sie stolz sein können. Etwa so, als hätten sich 5.000 Studenten für Ihre Kurse eingeschrieben, was folglich die Qualität Ihrer Ausbildung bestätigt. Oder wie ein Blog, der 20.000 Leser erreicht – der muss doch interessant sein! Aber der Umfang allein sagt wenig über den Erfolg aus.

Denn hier steckt das Problem: Je größer Ihr E-Mail-Verteiler ist, desto mehr müssen Sie an Ihren Dienstanbieter für den Newsletterversand bezahlen. Geld, das Sie in Abonnenten investieren, die Ihre Newsletter nicht (mehr) lesen wollen. Sollten Sie Ihr Geld nicht lieber in qualitativ hochwertige Abonnenten investieren und somit die Chancen erhöhen, potenzielle neue Kunden zu gewinnen?

Fragen Sie sich selbst: Wollen Sie eine Liste mit 1.000 Personen, von denen jeder Ihrer E-Mails öffnet – oder schicken Sie Ihre E-Mails gern weiterhin an 20.000 Adressen, die aller Wahrscheinlichkeit nach Ihre E-Mails ignorieren oder deren Filter Ihre Nachrichten sofort in den Spam-Ordner weiterleitet? Eins ist sicher: 1.000 interessierte und begeisterte Kunden bringen Ihnen mehr Umsatz als eine Liste mit 20.000 inaktiven Abonnenten.

Erhöhen Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails

Viele inaktive Abonnenten können sich sehr negativ auf die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails auswirken. Denn die Filterlösungen der E-Mail- und Internet-Dienstleiter werden immer besser und je mehr Emfänger Ihre Mails als Spam werten, desto schlechter ist es für die Zustellbarkeit Ihrer Mails.

Ein organisierter E-Mail-Verteiler ist unverzichtbar, denn dieser garantiert die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails. Denken Sie immer daran: Auch wenn Sie Ihre Versprechen immer gehalten und Sie eine loyale Stammkundschaft haben, sind Sie nicht davor gefeit, dass sich die Interessen Ihrer Kunden ändern. Deswegen ist es wichtig, dass Sie Ihren E-Mail-Verteiler stets auf aktuellem Stand halten.

Erhöhen Sie das Engagement

Löschen Sie die Adressen, die Ihre E-Mails wiederholt ignorieren und sehen Sie, wie das Interesse und das Engagement steigt: Mehr Zustellungen, mehr Klicks und mehr geöffnete E-Mails.  Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Kontakte, die wirklich an Ihren Leistungen und Ihren Nachrichten interessiert sind. Denn das sind diejenigen, die Ihnen Aufmerksamkeit schenken, Ihre Webseite besuchen und letztendlich Ihre Produkte kaufen, ungeachtet des Umfangs Ihres E-Mail-Verteilers.

Klares Fazit: Setzen Sie auf mehr Sein als Schein! Mit einem reduzierten, aber wirklich interessierten Leserkreis erreichen Sie mehr als mit einer großen Verteiler-Liste mit vielen inaktiven Abonnenten.

Wie können Sie die Interaktion messen?

Hier sind ein paar Messgrößen, auf die Sie achten sollten:

  • Öffnungsrate – Das ist der Empfängeranteil, der Ihre E-Mails auch tatsächlich öffnet. Hier finden Sie Tipps dazu, wie Sie die Öffnungsrate weiter erhöhen:
    Öffnungsrate von Newslettern erhöhen
  • Klickrate – Das ist der Empfängeranteil, der einen oder mehrere Links in Ihrer E-Mail anklickt.
  • Conversion-Rate – Das ist der Empfängeranteil, der einen Link in Ihrer E-Mail klickt und eine gewünschte Aktion ausführt – zum Beispiel ein Formular ausfüllt oder sogar ein Produkt kauft.
  • Anzahl der E-Mails, die weitergeleitet oder geteilt werden – Das ist der Empfängeranteil, der Ihre E-Mails in den sozialen Netzwerken teilt oder an Freunde weiterleitet.

Obwohl die Öffnungsrate und die Klickrate die wichtigsten Kennwerte sind, gibt es noch viel mehr Daten, die Sie erheben können, um die Kundenloyalität zu messen. Mit jeder Kampagne können Sie mehr über Ihre Abonnenten und potenzielle Kunden erfahren: über ihre Interessen, ihr Verhalten und was sie letztendlich zu mehr Interaktion bewegt.

Kontrollieren Sie Ihre Kampagnen regelmäßig und finden Sie heraus, inwieweit sich das Engagement Ihrer Kunden ändert. Steigt die Aktivität, dann sind vielleicht der Inhalt Ihrer Nachricht oder eine ansprechende Betreffzeile der Grund dafür. Bekommen Sie viele Klicks, dann kann das an Ihrem E-Mail-Design oder Ihrem Call-to-Action-Button liegen. Nimmt das Engagement ab, dann sollten Sie Ihren E-Mail-Versand prüfen und Ihre Nachrichten eventuell zu einem anderen Zeitpunkt oder an einem anderen Wochentag versenden.

Die Grundschritte, um Ihren E-Mail-Verteiler richtig zu organisieren

1. Schritt: Löschen Sie die inaktiven Adressen und diejenigen, die sich aus Ihrem Verteiler abgemeldet haben

  • Suchen Sie nach Nichtzustellbarkeit-Meldungen – die sogenannten „hard bounces“. Das sind Adressen, die entweder nicht länger gültig sind oder die den Empfang Ihrer E-Mails geblockt haben.
  • Löschen Sie dann auch die E-Mail-Adressen, die sich abgemeldet haben oder von denen Sie als Spam deklariert wurden.
  • Es gibt auch Dienstleister, bei denen Sie alle Vorgänge noch manuell durchführen müssen. Prüfen Sie, welchen Service Ihr Anbieter zur Verfügung stellt.

2. Schritt: Starten Sie eine Reaktivierungskampagne von inaktiven Abonnenten

Bevor Sie letztendlich die „Entfernen“-Taste drücken und somit die inaktiven Abonnenten aus Ihrer Liste löschen, starten Sie noch einen letzten Versuch. So stellen Sie wirklich sicher, dass kein Interesse mehr besteht und Ihnen diese Kontakte nur Verlust bringen.

Gehen Sie am besten so vor:

  • Machen Sie inaktive Nutzer ausfindig
    Abonnenten, die seit über einem Jahr keine E-Mails mehr von Ihnen geöffnet haben, können Sie als inaktiv deklarieren. Nutzen Sie dafür zwei Kennwerte:

    • den Zeitpunkt der Anmeldung
    • das letzte Mal, als eine Ihrer E-Mails geöffnet wurde
  • Erstellen Sie ein eigenes Segment für inaktive Nutzer
    Erstellen Sie für die inaktiven Abonnenten eine eigene Liste und starten Sie eine „Wiederbelebungskampagne“ Ihrer inaktiven Abonnenten. Schicken Sie Ihnen noch eine letzte E-Mail und finden Sie heraus, ob der Wunsch besteht, weiterhin in Ihrer E-Mail-Liste zu bleiben.
  • Entwickeln Sie Ihre Reaktivierungskampagne und setzen Sie diese in die Tat um
    Machen Sie es sich dabei nicht zu schwer. Formulieren Sie Ihre E-Mail kurz und einfach, beispielsweise mit der Frage „Möchten Sie weiterhin in unserem E-Mail-Verteiler bleiben? Die Mehrzahl Ihrer inaktiven Abonnenten wird wahrscheinlich nicht antworten. Aber lassen Sie sich auch vom Gegenteil überzeugen: Manch einer wird Ihre E-Mail öffnen und wieder mit Ihnen interagieren.
  • Werten Sie Ihre Ergebnisse aus
    Auch wenn Sie nach 24 Stunden noch keine Antwort erhalten haben, sollten Sie die betreffenden Adressen nicht gleich löschen. Geben Sie den Empfängern etwas Zeit für ihre Entscheidung. Vielleicht ist gerade viel los, oder sie sind im Urlaub oder krank. Wir empfehlen Ihnen, ruhig ein paar Tage abzuwarten.

3. Schritt: Entfernen, entfernen, entfernen

Haben Sie nach einigen Tagen immer noch nichts gehört, wird es Zeit, die betreffenden Personen endgültig aus Ihrem Verteiler zu entfernen. Auch hier mag aller Anfang schwer sein. Aber Sie werden schnell feststellen, dass das Löschen Ihrem Newsletter gut tut – nach Ihrer nächsten E-Mail-Kampagne wird Ihre Liste Sie mit deutlich mehr Reaktionen belohnen.

Wie Sie wertvolle Abonnenten gewinnen und damit inaktive Adressen Ihrer Liste ersetzen

Jetzt, wo Sie einen Großteil Ihrer inaktiven Abonnenten entfernt haben, heißt es: Auf zu neuen Erfolgen! Ersetzen Sie die entfernten mit neuen, wertvollen Adressen:

  • Machen Sie Ihre Nachrichten unwiderstehlich. Seien Sie transparent und lassen Sie Ihre Abonnenten genau wissen, wofür Sie sich anmelden. Erwähnen Sie bereits Themen, über die Ihre Abonnenten in der nächsten Zeit von Ihnen informiert werden.
  • Preisen Sie Ihre Produkte oder Services auch über Social Media an. Schalten Sie sich in Gespräche auf Facebook, Twitter und Linkedin ein. Oder gründen Sie einfach Ihre eigenen Gruppen und geben Sie dort nützliche Tipps und Hinweise. Ermutigen Sie zum passenden Zeitpunkt ausgewählte Personen, sich in Ihrem E-Mail-Verteiler einzuschreiben. Machen Sie dabei auf die Vorzüge und den Mehrwert für Ihre Abonnenten aufmerksam.
  • Setzen Sie bezahlte Werbung auf Twitter und auf Facebook ein. Damit ziehen Sie Abonnenten an, die sich wirklich für Ihr Geschäft und Ihre Inhalte interessieren.

Fazit

Wie Sie sehen lohnt es sich, Ihre Empfängerliste regelmäßig zu bereinigen. Denken Sie immer daran: Nur mit einer gepflegten E-Mail-Liste können alle, die wirklich an Ihrem Geschäft und Ihren Inhalten interessiert sind, von Ihren Vorteilen profitieren.

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