POP3, IMAP, HostedExchange oder Office 365?

E-Mail-Postfächer können auf unterschiedliche Weise abgerufen werden: Mit POP3, IMAP oder HostedExchange. Zudem besteht noch die Möglichkeit, ein Komplettpaket mit Office 365 für Ihren Arbeitsalltag zu buchen. Welche der Optionen am besten ist, hängt davon ab, wie Sie Ihr Postfach nutzen werden und welche Anforderungen Sie haben.

POP3

Bei der Verwendung von POP3 werden die Nachrichten direkt durch das E-Mailprogramm abgeholt und lokal auf dem Rechner gespeichert. Das bedeutet, dass das Postfach auf dem Server nach dem Abruf leer ist und somit der zugewiesene Speicherplatz wieder vollständig zur Verfügung steht.

Erklärung "Was ist POP3?"

POP3 wird inzwischen nicht mehr so häufig verwendet und gilt teils schon als etwas „veraltet“. Nicht ganz zu Unrecht, seit serverseitige Backuplösungen immer mehr erwünscht sind und fast jeder seine E-Mails über mehrere Endgeräte, also Rechner, Tablet, Smartphone etc. abruft.

Aber es gibt nach wie vor auch gute Gründe, POP3 zu nutzen:

  • Sinnvoll ist der Einsatz von POP3 dann, wenn die Gesamtgröße Ihres Postfachs relativ gering ist:
    Durch den Abruf der Nachrichten in das E-Mailprogramm wird das Postfach auf dem Server immer wieder geleert, so dass der serverseitige Speicherplatz wieder frei wird und neue E-Mails entgegengenommen werden können.
  • Die meisten E-Mailprogramme bieten die Möglichkeit, Nachrichten noch für einen bestimmten Zeitraum auf dem Server zu belassen und erst nach Ablauf dieses Zeitraums zu entfernen. Dadurch können Sie Nachrichten, die z.B. versehentlich im E-Mailprogramm gelöscht wurden, auf dem Server (über Webmail) nochmals abrufen. So können die Nachrichten auf dem Server in unserem nächtlichen Backup gesichert werden.
    ❗ Bitte beachten Sie dabei, dass das nur für den Posteingang gilt. Eigene Unterordner, gelöschte und gesendete Nachrichten sind dabei nicht enthalten, da diese bei POP3 nicht zum Server synchronisiert werden.

IMAP

Beim Abruf der E-Mails via IMAP synchronisiert sich das E-Mailprogramm mit dem Server und stellt das Postfach somit genau so dar, wie es auf dem Server vorhanden ist.

Erklärung "Was ist IMAP?"
IMAP wird viel verwendet, da alle Endgeräte (z.B. Rechner, Smartphone etc.) den gleichen Datenbestand – also den des Postfachs auf dem Server – wiedergeben und synchronisieren. Oder einfach mit einem Beispiel gesagt: Eine E-Mail, die Sie unterwegs vom Handy verschickt haben, erscheint auch im Mailprogramm auf Ihrem Rechner zu Hause oder im Büro im Ordner für gesendete Nachrichten. Lesen Sie eine E-Mail unterwegs, wird sie auch im Mailprogramm auf auf dem Rechner als gelesen markiert.

Das hat den Vorteil, dass neben den Nachrichten im Posteingang auch alle anderen Ordner wie z.B. der Papierkorb oder der Ordner für gesendete Nachrichten im nächtlichen Backup erfasst wird.

Da bei IMAP die Mails direkt auf dem Server gespeichert werden, wird der Speicherplatz des Postfachs mehr belastet. Aber: Ist eine Auslastung von 70 % erreicht, schickt unser Mailsystem automatisch eine Warnung an das betroffene Postfach.

Um wieder Speicherplatz freizugeben, gibt es mehrere Möglichkeiten. Sie können…

  • … den Mailspeicherplatz über das Kundenmenü unter dem Menüpunkt „E-Mailadressen / HostedExchange“ erhöhen, sofern dem Postfach noch nicht die maximale Postfachgröße (abhängig vom genutzten Tarif) zugewiesen wurde.
  • …nicht mehr benötigte E-Mails löschen.
  • …die E-Mailadresse über das Kundenmenü z.B. auf archiv@domain.tld umbenennen und dann mit dem ursprünglichen Namen neu eingerichten. Die Adresse archiv@domain.tld ist dann nach wie vor erreichbar, sodass Sie die Nachrichten abrufen können. Das neue Postfach mit dem ursprünglichen Namen ist leer und kann somit wieder Nachrichten empfangen.
  • …die Nachrichten des Posteingangs per POP3 komplett auf den Rechner herunterladen und dann auf dem Server löschen.

HostedExchange

HostedExchange-Postfächer bieten im Vergleich zu POP3/IMAP-Postfächern neben dem E-Mailempfang und -versand noch weitere Funktionen, die gerade im geschäftlichen Betrieb äußerst nützlich bzw. für viele sogar unentbehrlich sind.

Insbesondere die Synchronisation der E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Kalender vom Server zu verschiedenen Endgeräten sind dabei wichtige Funktionen, durch die eine einfache Verwaltung der Daten möglich ist.

Erklärung "Was ist HostedExchange?"
Nahezu jeder hat inzwischen neben dem normalen Desktoparbeitsplatz ein zweites oder sogar drittes Endgerät wie ein Smartphone, einen Laptop oder ein Tablet. Und wie praktisch ist es, wenn man unterwegs auf dem Handy einen Termin speichert, an den man später am Rechner über das Outlook erinnert wird? Auch eine Backuplösung aller Daten ist selbstverständlich vorhanden.

Weiter haben Sie mit HostedExchange die Möglichkeit, bestimmte Bereiche des eigenen Postfachs für andere HostedExchange-Nutzer der gleichen Domäne freizugeben, sodass diese auf das Postfach zugreifen und Daten lesen, erfassen oder ändern dürfen.
Den kompletten Funktionsumfang von HostedExchange haben wir in diesem Video zusammengestellt:

Unseren YouTube-Kanal finden Sie hier: DomainFactory auf YouTube

Wer also sein Postfach nicht nur für die Verwaltung von E-Mails, sondern auch für die Synchronisation von Kontakt- und Kalenderdaten und Aufgaben nutzen möchte, sollte sich für ein HostedExchange-Postfach entscheiden, das sicher auf den Servern im DomainFactory Rechenzentrum verwaltet wird.

Office 365

Office 365 ist mehr als nur ein reiner E-Maildienst: Zusätzlich zu einem Exchangepostfach, das mit allen Exchange-Funktionen je nach Tarif enthalten ist,  nutzen Sie mit Office 365 eine Komplettlösung für Ihren flexiblen Arbeitsplatz, auf den Sie auch unterwegs aus mit Laptop, Tablet oder Smartphone jederzeit und sogar im Team zugreifen können.

Erklärung "Was ist Office 365?"

Enthalten sind Anwendungen wie Word, Excel, Skype for Business , Powerpoint und vieles mehr – natürlich immer die neuste Version. Mehr Informationen, wie Office 365 Ihnen den Büroalltag erleichtert , finden Sie hier:

Artikelbild: Office 365 als Retter für den Büroalltag: Stellen Sie sich vor...Office 365 als Retter für den Büroalltag: Stellen Sie sich vor…
Insbesondere für Kleinunternehmer gibt es zahlreiche Herausforderungen, die meist selbst und am besten alle auf einmal gelöst werden müssen. Hier zeigen wir, wie Office 365 sogar zum Retter in kniffeligen Büroalltags-Situationen wird.
Zum Blogartikel

Sie haben bei Office 365 volle Kontrolle über Ihre Daten, die in Ihrem Online-Speicher sicher in den Rechenzentren von Microsoft in Irland und den Niederlanden gespeichert werden.

Fazit

Wie Sie sehen, es gibt viele Möglichkeiten, E-Mail zu nutzen. Was genau das Richtige für Sie ist, hängt ganz von Ihren Ansprüchen an das Postfach ab. Generell kann man sagen, dass für die private Nutzung meist POP3 oder IMAP ausreicht und im Geschäftsleben, gerade wenn Sie im Team arbeiten, nach aller Wahrscheinlichkeit ein HostedExchange Paket oder Office 365 die richige Wahl ist.

POP3 und IMAP Postfächer können Sie bei DomainFactory ab dem Tarif MyMail einrichten:
www.df.eu: MyMail
In allen Webhosting- und Serverpaketen ist auch Mailspace enthalten, sodass Sie in diesen Paketen ebenso POP3 und IMAP-Postfächer erstellen können.

Details zu HostendExchange und die Möglichkeit zur Bestellung finden Sie hier:
www.df.eu: HostedExchange
Als Bestandskunde klicken Sie in Ihrem Kundenmenü einfach auf „E-Mailadressen / HostedExchange“, um ein HostedExchange-Postfach zu erstellen.

Office 365 finden Sie hier auf unserer Webseite:
www.df.eu: Office 365
Bestandskunden ist die Bestellung über das Kundenmenü über „Office 365“ möglich.

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Anna Philipp

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Anna Philipp

17 Kommentare

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  • Anonymous
    Anonymous - 22. Juli 2013 um 13:10 Uhr

    Ist nur die Frage wann endlich der Exchange 2007 in den Ruhe stand geschickt wird.
    Schade nur das euer Exchange-Spezialist weggegangen ist, der hat uns bei unseren Problemen sehr geholfen. 🙁

  • Michael
    Michael - 22. Juli 2013 um 13:20 Uhr

    Zur Archivierung bei IMAP möchte ich noch ergänzen, dass man mit einigen Mailclients wie z. B. Seamonkey auch ein lokales Archiv anlegen kann. Das ist wie ein zusätzliches Mailkonto, was aber lokal gespeichert ist. Da kann man dann Mails die man nicht mehr „so dringend“ braucht, archivieren und ggf. auch den lokalen Ordner auf CD sichern falls man trotz löschen doch nach 5 Jahren auf die Idee kommt „der hat mir doch damals mal ne Mail zu dem Thema… geschickt“.

    Ich kann von mir sagen dass ich von ManagedExchange nicht überzeugt bin. Es kostet unverhältnismäßig viel, man muss ein Microsoft-Outlook (Betonung liegt auf MS) haben und Termine kann man auch am Handy selbst verwalten. Das Handy habe ich schließlich auch zu Hause bei mir. Und zum Sichern bieten viele Handy-Hersteller spezielle Software an.

    Und wer wegen gemeinsamer Ordner zu ManagedExchange neigt, könnte wenn ihm die Kosten ein Dorn im Auge sind, auch ein zusätzliches IMAP-Konto anlegen, auf das mehrere Benutzer Zugriff haben. (Einfach Zugangsdaten mitteilen.) Per Mailclient lassen sich Mails auch zwischen verschiedenen Postfächern hin und her kopieren oder verschieben. Oder mit einem Konto empfangen und unter einem anderen Konto verschicken.

    Wer schon mal nen Rechner inkl. Platte kaputt hatte (oder auch Computerlaien bei sowas geholfen hat) der wird vermutlich stets von POP3 abraten.

  • Anna
    Anna - 22. Juli 2013 um 13:37 Uhr

    @Anonymous Die Umstellung auf eine neuere Exchange-Version ist grundsätzlich geplant, einen Termin dazu können wir jedoch noch nicht nennen.

    Natürlich haben wir einige Spezialisten für den Bereich ManagedExchange im Haus, falls also Fragen bestehen, wenden Sie sich bitte über Ihr Kundenmenü über „Kundenservice“ an die Technikabteilung.

  • Wolfgang Wöhrle
    Wolfgang Wöhrle - 23. Juli 2013 um 08:45 Uhr

    Ich finde, alle Lösungen haben Vor- und Nachteile. Von IMAP halte ich nicht viel, aber das ist eine ganz persönliche Meinung. POP3 bietet mir die einfache Möglichkeit, alles an einem Ort (lokal) zu speichern und auch zu archivieren. Ein sicheres Backup-Verfahren ist hier natürlich zu empfehlen. Das ManagedExchange-Angebot halte ich preislich auf jeden Fall für fair: Wer schon einmal für die Wartung und Pflege eines Exchange-Servers zuständig war, weiß wie viel Aufwand dahinter steht. Meine Kunden sind sehr zufrieden damit – und deshalb bin ich es auch 🙂
    Abneigungen gegen Microsoft-Produkte kann ich diesbezüglich nur wenig verstehen, aber das ist letztlich ein anderes Thema und sei jedem selbst überlassen 🙂

  • Reseller4711
    Reseller4711 - 23. Juli 2013 um 09:37 Uhr

    Gute Zusammenfassung der aktuellen Lösungen. Für viele sicherlich hilfreich, die überlegen ob POP3, IMAP oder ManagedExchange.

    Ich persönlich arbeite mit lokaler Emailsoftware überhaupt nicht mehr. Es muss alles am Smartphone und Tablet immer synchron sein. Am festen Rechner (Mac) arbeite ich ausschließlich browserbasiert mit den Emails.

    Viel wichtiger finde ich, dass die Mail-Server von DomainFactory absolut zuverlässig und schnell arbeiten. Ich habe in all den Jahren niemals einen Emailstau oder sonstige Probleme mit dem Mailversand oder Mailempfang gehabt.

  • Anonymous
    Anonymous - 24. Juli 2013 um 00:34 Uhr

    „Abneigungen gegen Microsoft-Produkte kann ich diesbezüglich nur wenig verstehen, aber das ist letztlich ein anderes Thema und sei jedem selbst überlassen :-)“

    PRISM *hust* (und auch schon davor)

  • Dennis
    Dennis - 24. Juli 2013 um 20:05 Uhr

    Ich hatte noch nie das Bedürfnis, ein privates Mailarchiv anzulegen. Warum sollte man sich mit erledigten Sachen unnötig belasten? Ich hebe ja auch nicht jede Karte/Brief/Zeitung, die ich analog bekomme, auf. Ich finde IMAP auf allen Geräten wunderbar einfach und immer schön synchron.

  • Michael
    Michael - 25. Juli 2013 um 08:11 Uhr

    @Dennis:
    „Warum sollte man sich mit erledigten Sachen unnötig belasten? “

    Weil Du vielleicht auch mal was an Firmen / Versicherungsvertreter oder andere Leute schickst, wo’s um Geld geht. Da kann’s schon mal Streitigkeiten geben z. B. Du schreibst dem Handwerker was er alles machen soll, stellst später fest dass aber nicht alles so gemacht wurde und er sagt, dieses Detail wäre aber nicht besprochen worden. Überhört ist schnell, überlesen sein Problem wenn Du ein Archiv hast und das somit schriftlich beweisen kannst.

    Versicherungsvertreter gibt es ähnliche Fälle, z. B. Du musst einen Schaden sofort melden damit die zahlen. –> „Nee bei uns ist nix angekommen.“ Hast Du ne Empfangsbestätigung angefordert und die kam, oder der Vertreter hat Dir sogar ne persönliche Antwort geschickt, kannst Du auch nach 10 Jahren noch beweisen, dass Du Deine Pflicht erledigt hast.

    So Mails wie „Ja, gut, ich komme morgen um 15:00 Uhr zum Kuchen essen.“ brauchst Du natürlich nicht archivieren. 😉

  • Rainer.D
    Rainer.D - 27. Juli 2013 um 09:07 Uhr

    @Michael: Ein „Beweis“ sind E-Mails regelmäßig eher nicht. Ich weiß aber was Du meinst und vom Prinzip her ist das richtig.

  • Andreas Müller
    Andreas Müller - 11. April 2015 um 15:24 Uhr

    Wenn ich bei einem Pop 3 account die Einstellungen in meinem email-Programm Outlook von „Auf dem Server belassen“ auf „löschen nach 1 Tagen verändere, werden dann alle auf dem Server befindlichen emails nach einem Tag gelöscht oder nur künftige? Gilt also die Regel ab dem Zeitpunkt der Veränderung oder rückwirkend für alle auf dem Server befindlichen emails.

    Herzlichen Dank im voraus.

    • Anna
      Anna - 10. Juni 2015 um 14:42 Uhr

      Entschuldigen Sie bitte die verspätete Antwort. Es werden dann alle Nachrichten gelöscht, nicht nur die nach der Umstellung.

  • Bernhard
    Bernhard - 11. Juni 2015 um 23:21 Uhr

    Hallo Frau Leonhardt,
    zum POP-Postfach schreiben Sie:
    „Außerdem können die Nachrichten auf dem Server so in unserem nächtlichen Backup gesichert werden. Hierbei muss beachtet werden, dass dies nur für den Posteingang gilt.“
    Verstehe ich das richtig, dass die über den Webmailer angelegten Ordner nicht im nächtlichen Backup gesichert werden?
    Wären bei einem Plattencrash o.ä. dann sämtliche EMails im Ordner weg?
    Das fände ich doch schon etwas beunruhigend!

    • Anna
      Anna - 12. Juni 2015 um 09:19 Uhr

      Hallo Bernhard,

      alle Mails und Ordner, die Sie im Webmail sehen, liegen auf dem Server und sind somit im nächtlichen Backup vorhanden.

      Wenn Sie aber über Ihr E-Mailprogramm, dass mit POP3 eingerichtet wurde, lokal auf Ihrem Rechner z.B. eine Nachricht in „Entwürfe“ speichern, wird dies in Ihrem E-Mailprogramm gespeichert, aber nicht zum Server synchronisiert. Somit ist es auch nicht im nächtlichen Backup enthalten.

      Viele Grüße
      Anna

  • Leon
    Leon - 13. April 2017 um 08:16 Uhr

    Ich kann keine Email Adresse erstellen!Bullshit

    • Anna
      Anna - 13. April 2017 um 08:17 Uhr

      Welche Fehlermeldung erhalten Sie denn? Dürfen wir Sie bitten, etwas auf Ihre Wortwahl zu achten?

  • Markus Müller
    Markus Müller - 31. Mai 2017 um 16:56 Uhr

    Ich habe letztes Jahr von POP auf IMAP umgestellt, damit ich die Mails nicht auf jedem Device einzeln bearbeiten und löschen muss… so wiet, so gut. Aber so langsam dämmert mir das Problem. Ich werde die maximale Postfachgröße ratzfatz erreichen (Medien und so)… und dann? Ich finde es immens wichtig immer alle Mails… auch „uralte“ im Zugriff zu haben. X verschiedene Postfächer scheinen mir keine gute Lösung zu sein. Wie kann es im Jahr 2017 sein das man die Postfachgröße einer Mailadresse beschränkt obwohl der Server genug Platz bietet? Welche Lösung gibt es hier… und nein… Exchange/Microsoft ist für mich keine Lösung… mir reichen die grauen Haare die ich durch Produkte aus dem Haus bereits bekommen habe.

    • Nils Dornblut
      Nils Dornblut - 31. Mai 2017 um 23:28 Uhr

      Grundsätzlich entstehen mehrere Probleme hierbei wenn man ein Postfach unendlich anwachsen lässt: Suchvorgänge dauern lange, da der Datenumfang immer größer wird. Das Postfach wird je nach Client langsam, weil auch dieser mit vielen E-Mails umgehen muss. Webmail-Login wird langsamer, aus gleichem Grund. Die Last auf dem Server kann höher werden, weil viele Objekte bei z. B. Suchen betrachtet werden müssen. Mailserver kosten recht viel Geld. Diese bestehen aus hochwertigen und schnellen Komponenten. Bei riesigen Postfächern macht sich das bemerkbar und man müsste dann eigentlich die Postfächer unterschiedlich abrechnen. Wir beschränken daher bei IMAP die Postfächer in einem sehr hohen Bereich (im Regelfall 6-10GB) und setzen das auch gezielt als Feature ein. Wenn Sie unbegrenzt Speicher bei E-Mail-Postfächern benötigen, empfehlen wir unser HostedExchange-Angebot, auch wen das für Sie aktuell keine Lösung ist: https://www.df.eu/de/hosted-exchange/ Hierbei können Sie das Postfach auch per IMAP nutzen. Das Produkt läuft sehr zuverlässig und Bedenken sind eigentlich unbegründet nach meiner Einschätzung.