Migrationsprozess

Einrichtung Ihres E-Mail-Clients

Nach der erfolgreichen Migration zu Microsoft 365 ist es erforderlich, Ihre E-Mail-Clients wie Outlook, Apple Mail oder Thunderbird auf Ihren Geräten neu einzurichten. 

Sollten Sie Ihre Domain nicht bei DomainFactory hosten, müssen Sie Ihre Domaineinstellungen abändern. 

Eine Checkliste mit Details zu den Punkten oben sowie weiteren Hinweise finden Sie hier: Checkliste nach der Migration

Wir werden für Sie Ihre E-Mail-Konten, Weiterleitungen und andere mit den E-Mail-Diensten verbundene Funktionen migrieren.

Sie nutzen sowohl reine Weiterleitungen als auch E-Mail-Postfächer mit Weiterleitungsfunktion auf einer Domain?

In diesem Fall übernehmen wir die Weiterleitungen im Rahmen der Migration zu Microsoft 365. Diese werden dort als Verteilerlisten beziehungsweise als Postfachregeln angelegt.  

Sie nutzen Weiterleitungen ohne Postfach auf einer Domain?  

In Ihrem Auftrag bei uns können E-Mail-Adressen vorhanden sein, die als reine E-Mail-Weiterleitung eingerichtet sind, ohne dass es Postfächer auf der Domain gibt. Da Microsoft 365 für jede Domain ein Postfach voraussetzt, ist eine direkte Migration solcher reinen Weiterleitungen nicht möglich.  

Wir migrieren diese E-Mail-Weiterleitungen auf ein spezielles Weiterleitungsprodukt, das weiterhin zuverlässig funktioniert und für das keine zusätzlichen Kosten anfallen. 

Aufgrund der Tatsache, dass die bevorstehende Migration einen erheblichen Anteil unserer Kunden betrifft, können wir leider keinen genauen Zeitplan angeben. Die Migrationen finden ab Oktober 2024 statt und werden mehrere Monate in Anspruch nehmen.

Über Ihre individuelle Migration werden Sie per E-Mail pro Domain sieben Tage und ein Tag vor der Durchführung informiert.

Wir halten Sie stets auf dem Laufenden über Änderungen und den Migrationsprozess. Alle wichtigen Informationen werden regelmäßig auf unseren Migrations-FAQ-Seite aktualisiert. Darüber hinaus senden wir Ihnen E-Mails, wenn vor der Migration Änderungen ihrerseits erforderlich sind.

Sie erhalten jeweils pro Domain zu der ein E-Mail-Postfach zugeteilt ist eine E-Mail-Benachrichtigung eine Woche und weitere Benachrichtigung einen Tag vor der eigentlichen Migration. Sobald die Migration abgeschlossen ist, senden wir Ihnen eine Besetätigungs-E-Mail.

Ebenfalls senden wir vier Tage vor der Migration eine Benachrichtigung an alle E-Mail-Postfächer. Diese soll den Nutzern dabei helfen, ihre E-Mails abzurufen. Den genauen Wortlaut der E-Mail finden Sie hier: Welche Information wird an die E-Mail-Postfach-Nutzer 4 Tage vor der Migration versendet?

Vier Tage vor der Migration senden wir eine E-Mail an alle Postfächer, um E-Mail-Postfach-Nutzer über die bevorstehende Migration und die neuen Möglichkeiten zum Abrufen ihrer E-Mails zu informieren. 

Den Inhalt der E-Mail finden Sie hier: 

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Wichtiger Hinweis: Ihr Postfach wird in Kürze auf ein neues E-Mail-System umgestellt

Sehr geehrte Damen und Herren,  

wir möchten Sie darüber informieren, dass dieses Postfach in vier Tagen auf eine neue E-Mail-Plattform auf Basis von Microsoft 365 migriert wird. Der Auftragsinhaber Ihres Postfachs wurde bereits über diese Migration informiert.

Sobald die Migration abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, können keine E-Mails mehr versenden und sich nicht mehr in Ihrem bisherigen Webmailer oder E-Mail-Client anmelden.  

Wie logge ich mich in den Webmailer über einen Internet-Browser ein?

Nach der Migration können Sie sich über den neuen Webmailer, der auf Outlook Online basiert, einloggen. Verwenden Sie dazu bitte den folgenden Link: https://outlook.office.com/mail/  

Wichtig: Bitte halten Sie Ihr E-Mail-Passwort bereit, damit Sie sich nach der Migration problemlos einloggen können.

Wie richte ich meinen E-Mail-Client ein, um geräteübergreifend E-Mails abzurufen?

Wenn Sie E-Mails geräteübergreifenden über einen E-Mail-Client verwalten, müssen Sie diesen nach der Migration neu einrichten. Bitte löschen Sie die bisherige Einrichtung und richten Sie ihn neu ein. Wir empfehlen die Einrichtung über Microsoft Exchange. Eine ausführliche Anleitung zum Einrichten von E-Mail-Clients finden Sie in unserem FAQ-Bereich: E-Mail-Konto auf meinen Geräten einrichten

Wir empfehlen Ihnen vor der Neueinrichtung eine lokale Sicherungskopie Ihrer E-Mails, Kalender und Kontakte anzulegen, insbesondere wenn Sie POP3 zum Abrufen Ihrer E-Mails verwenden. Weitere Informationen finden Sie in den FAQ: Backup lokaler Daten, besonders relevant bei POP3 Konfiguration

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Auftragsinhaber. 

Wir haben zwei Checklisten für Sie erstellt, die Ihnen dabei helfen, die für Sie relevanten Aufgaben vor und nach der Migration abzuschätzen.

Checkliste:

• Vor der Migration
• Nach der Migration

Sollten Sie keine zusätzlichen E-Mails zu den Benachrichtigungen 7 Tage, 1 Tag und der Bestätigung erhalten, bedeutet dies, dass Ihre E-Mail-Produkte grundsätzlich bereit für die Migration sind. 

Trotzdem empfehlen wir Ihnen, die Checkliste "Vor der Migration" zu prüfen, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.

Falls Sie per E-Mail aufgefordert werden, bestimmte Änderungen vorzunehmen, und diese nicht selbst umsetzen, werden wir dies für Sie erledigen. Dabei kann es jedoch zu Einschränkungen kommen. Daher empfehlen wir Ihnen dringend, die Änderungen umgehend durchzuführen, sobald Sie die entsprechende E-Mail erhalten.

Wir bitten Sie außerdem, die Checkliste "Vor der Migration" sorgfältig durchzulesen, um eine reibungslose Migration sicherzustellen.

Die Zeitspanne für Ihren Migrationsprozess ist abhängig von der Anzahl und dem Volumen Ihrer Mailboxen. Sie können während des gesamten Prozesses auf Ihre E-Mails zugreiffen und  kontinuierlich E-Mails  empfangen und  versenden.

Wir gehen nicht davon aus, dass es während des Migrationsprozesses irgendwelche Einschränkungen oder Begrenzungen für Sie geben wird.

Bitte beachten Sie, dass Sie ab drei Tage vor Beginn der Migration bis zu deren Abschluss keine Änderungen an Ihrem Postfach vornehmen können.

Die E-Mail-Migrationen erfolgen domain-spezifisch.

Wir bemühen uns, alle Migrationen gleichzeitig auszuführen. Wenn Sie viele Postfächer haben, die unterschiedlichen Domains zugeordnet sind, kann es aus technischen Gründen zu verschiedenen Migrationsdaten kommen.

Sie erhalten für jede Domain, zu der Postfächer zugeteilt sind eine separate Benachrichtigung.

Weitere Details zum Kommunikationsprozess finden Sie im FAQ "Wann ist der geplante Zeitpunkt für die Migration?".

Ja, grundsätzlich können Sie Ihre E-Mail-Pakete wie gewohnt abändern. Allerdings ist es wichtig zu beachten, dass 3 Tage vor dem Start der Migration die Management-Seite nicht mehr erreichbar sein wird. In dieser Zeit können keine neuen Postfächer angelegt oder gelöscht werden. Diese Maßnahme dient der Sicherstellung, dass alle Daten erfolgreich migriert werden können.

Der Großteil der migrationsberechtigten Postfächer wird auf Microsoft 365 E-Mail Essentials mit 10 GB E-Mail-Speicherplatz migriert.  

Wenn Sie Postfächer haben, die diese Grenze überschreiten, können Sie E-Mails löschen, um unterhalb der Grenze zu bleiben, oder Sie werden auf den Microsoft 365 Online Business Essentials Tarif mit größerem E-Mail-Speicher migriert. Sollte dies der Fall sein, werden Sie weitere Informationen von uns hierzu erhalten.

Mehr Informationen zu Microsoft 365 E-Mail Essentials finden Sie in der M365 Produkt Übersicht.

Wenn Sie Ihr DF Kundenmenüpasswort vergessen haben und den Bestätigungslink nicht erhalten, da er an Ihr neu migriertes Postfach gesendet wird, auf das Sie noch keinen Zugriff haben, müssen Sie Ihre Stammdaten bestätigen. 

Detaillierte Anweisungen dazu finden Sie in FAQ-Artikel “Wie kann ich mein Kundenpasswort zurücksetzen, sollte ich es vergessen haben?”.

Gebündelte E-Mail-Pakete werden von allen Hosting-Produkten entkoppelt und werden zu eigenständigen E-Mail-Addons.  

Alle verbleibenden ungenutzten Mailspace- oder MyMail-Kontingente werden aus dem migrierten Auftrag entfernt.

Wie bereits kommuniziert, werden inaktive Postfächer aus Ihrem Account entfernt. Weitere Einzelheiten dazu entnehmen Sie bitte der E-Mail vom 16. Juli 2024 und unserem dedizierten FAQ-Bereich.

Nach Abschluss der Migration wird das aktuelle E-Mail-System für Endkunden abgeschaltet.
Für Reseller Pakete ändert sich nichts.

Bei der Migration Ihrer Postfächer werden nur die auf den Servern vorgehalten Daten automatisch migriert. Dies betrifft den Inhalt Ihres Postfaches, sowie über die Appsuite angelegte Kontakte und Kalender. Sollten Sie Ihre E-Mails bisher via POP3 abgerufen haben, sind diese u.U. nur lokal in Ihrem E-Mail-Client gespeichert und werden nicht von uns migriert. Stellen Sie daher sicher das Sie über ein entsprechendes Backup Ihrer E-Mails verfügen bevor Sie Ihren E-Mail-Client neu konfigurieren. Gleiches trifft auch für lokal von Ihnen angelegte Kontakte, Verteilerlisten oder Kalender zu. Wenn Sie das Backup nach der Migration in Ihren E-Mail-Client einpflegen möchten, lesen Sie bitte die Anweisungen Ihres E-Mail-Clients sorgfältig durch, um zu vermeiden, dass E-Mails überschrieben werden.  

Wir empfehlen Ihnen, Ihre E-Mails über Exchange-Protokolle zu integrieren, indem Sie Outlook auf einem Windows-System, Apple Mail auf einem Mac und Ihren Standard-E-Mail-Client auf Ihrem mobilen Gerät verwenden. 

Falls Sie nicht wünschen, dass ein Postfach migriert wird, oder Sie mit der neuen Preisgestaltung nicht einverstanden sind, können Sie die Migration am einfachsten ablehnen, indem Sie die entsprechenden Postfächer aus Ihrem Kundenmenü löschen. Für weitere Optionen zur Ablehnung der Migration steht Ihnen unser Kundendienst zur Verfügung. Erstellen Sie dazu bitte ein Support-Ticket über Ihr Kundemenü:

1. Loggen Sie sich in Ihr Kundenmenü ein
2. Navigieren Sie oben rechts zu Support
3. Wählen Sie “One.Done!® Ticket erstellen”
4. Erstellen Sie ein Ticket mit dem Betreff “Abmeldung von der E-Mail-Migration"

Aus technischen Gründen können Verteiler- und Kontaktlisten nicht automatisch migriert werden. Um Ihnen dennoch den Zugriff auf Ihre Kontakte zu ermöglichen, haben wir folgende Maßnahmen ergriffen:  

1. Ihre Listen wurden in Ihrem Outlook Web App gespeichert. Sie finden diese Informationen im Ordner "Kontaktliste" als Entwurfs-E-Mail oder Nachricht.  
2. Die Nachricht hat den Betreff "Adressen aus Ihrer bisherigen Kontaktliste <Kontaktlistenname> aus AppSuite Webmail". Der Platzhalter <Kontaktlistenname> wird durch den Namen Ihrer ursprünglichen Liste ersetzt.  
3. Inhalt der E-Mail: Diese E-Mail enthält eine vollständige Liste aller Kontaktnamen und E-Mail-Adressen, die zuvor in Ihrer Verteiler- oder Kontaktliste enthalten waren.  

Schritt für Schritt: Manuelle Erstellung einer Kontaktliste  

Sobald Sie die E-Mail gefunden haben, können Sie anhand der darin enthaltenen Informationen Ihre Kontaktliste in Outlook Web App manuell wiederherstellen:  

1. Öffnen Sie in Outlook Web App den Bereich "Personen", dieser befindet sich in der Leiste ganz links.  
2. Legen Sie eine neue Kontaktliste an: Klicken Sie auf den Pfeil neben “Neuer Kontakt” und anschließend auf "Neue Kontaktliste", um eine neue Liste zu erstellen. 
   
   
3. Kontakte hinzufügen: Übertragen Sie die Kontaktdaten aus der E-Mail in Ihre neue Kontaktliste.  

Mit diesen Schritten sollten Sie Ihre Verteiler- und Kontaktlisten problemlos wiederherstellen können. 

Nach der Migration finden Sie einen Ordner mit dem Namen "Signaturen" in Ihrem Postfach. In diesem Ordner sind alle Ihre früheren E-Mail-Signaturen als Entwürfe gespeichert. Um Ihre Signatur einzurichten, können Sie jeden Entwurf manuell öffnen und die gewünschte Signatur in Ihre E-Mail-Einstellungen kopieren. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, mehrere Signaturen zur Verfügung zu haben, zwischen denen Sie bei Bedarf wechseln können. Bitte beachten Sie, dass keine Signatur automatisch eingerichtet wird, was Ihnen die Flexibilität gibt, Ihre E-Mail-Einstellungen nach Ihren Wünschen anzupassen.