Um ein E-Mail-Postfach für Ihre Domain einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Klicken Sie in der linken Navigation auf den Menüpunkt "E-Mail-Adressen". Sie sehen nun die E-Mail-Übersicht mit allen bereits eingerichteten E-Mail-Adressen.
  
  
• Mit einem Klick auf den Button "Neue E-Mail-Adresse erstellen" können Sie jetzt ein neues E-Mail-Postfach anlegen.
  
  
• Legen Sie den Namen der gewünschten E-Mail-Adresse fest. Geben Sie hierzu bitte im Eingabefeld den Teil der E-Mail-Adresse vor dem @-Zeichen ein und wählen Sie anschließend aus der nebenstehenden Box die Domain aus, für welche die E-Mail-Adresse erstellt werden soll.
  
  
• Klicken Sie auf den Button "Klassisches Postfach erstellen". Sie gelangen zu den Einstellungen für die E-Mail-Adresse.

Auf der Seite "Einstellungen für die E-Mail-Adresse" können Sie wählen, was mit den E-Mails passieren soll, die für diese E-Mail-Adresse eingehen. Um ein neues Postfach zu erstellen, aktivieren Sie die Option "… in ein POP3/IMAP-Postfach gelegt werden". Daraufhin werden weiterführende Optionen eingeblendet und Sie können die folgenden Einstellungen für das neue Postfach vornehmen:

• Postfachgröße:
  Definieren Sie die gewünschte Größe des Speicherplatzes für das Postfach. Die Mindestgröße beträgt 5 MB, die Maximalgröße 6 GB.
  
  
• Neues Passwort:
  Geben Sie das gewünschte Passwort für das Postfach ein. Das Passwort muss mindestens 8 und darf höchstens 200 Zeichen lang sein.
  
  
• Passwort wiederholen:
  Geben Sie das weiter oben eingetragene Passwort nochmals zur Bestätigung ein.
  
  
• E-Mails an dieses Postfach sollen…
  Legen Sie hier die Filterung von Viren-/Spam-Mails fest. Ihnen stehen dabei die folgenden Optionen zur Verfügung:

• E-Mails an dieses Postfach sollen…

  • nicht weiter bearbeitet werden
    Spam- und Virenfilter sind ausgeschaltet.
  • auf Viren- und SPAM überprüft werden
    Wenn Sie die Checkbox dieser Option aktivieren, werden weitere Konfigurationsmöglichkeiten eingeblendet: Sie können dann festlegen, ob als virenverseucht erkannte E-Mails gelöscht (verworfen) oder zugestellt werden sollen. Über ein DropDown-Menü definieren Sie außerdem, wie mit Spam-Mails verfahren wird.
  • individuell gefiltert werden
    Wenn Sie die Checkbox dieser Option aktivieren, wird ein Abschnitt zu eigenen Mailfiltern eingeblendet. Dort können Sie dem Postfach eigene Filterregeln zuweisen. Weitere Informationen zu eigenen Filterregeln erhalten Sie in den FAQ zum Thema Mailfilter.

Tipp: Wenn Sie in der E-Mail-Verwaltung mit der Maus über gestrichelt unterlegten Text fahren, erhalten Sie weitere Informationen zum jeweiligen Stichpunkt.

• Mit einem Klick auf "Alle Änderungen übernehmen" können Sie das neue Postfach jetzt anlegen. Danach werden Sie zur Übersicht der E-Mail-Postfächer weitergeleitet.

E-Mail-Postfächer bei DomainFactory sind grundsätzlich immer sowohl per POP3 als auch per IMAP erreichbar, eine Festlegung auf ein bestimmtes Protokoll ist bei der Einrichtung des Postfachs im Kundenmenü nicht erforderlich.

Ob Sie ein Postfach per POP3 oder per IMAP nutzen möchten, definieren Sie bei der Einrichtung des Accounts in Ihrem E-Mail-Programm. So können Sie beispielsweise auch zu jedem beliebigen Zeitpunkt das für ein Postfach verwendete E-Mail-Protokoll ändern, ohne ein Postfach im Kundenmenü löschen und neu einrichten zu müssen.

Die E-Mail-Protokolle POP3 und IMAP handhaben das Abrufen von E-Mails unterschiedlich.

Wird das POP3-Protokoll für ein E-Mail-Postfach verwendet, werden E-Mails beim Abrufen vom Server gelöscht und lokal im E-Mail-Programm gespeichert. Werden die E-Mails regelmäßig abgerufen, kann so der auf dem E-Mail-Server benötigte Speicherplatz gering gehalten werden.

Bei Verwendung von IMAP für ein E-Mail-Postfach werden E-Mails nicht vom Server gelöscht, sondern verbleiben auf dem E-Mail-Server. Ähnlich wie beim Aufrufen einer Webseite wird eine E-Mail nur temporär zur Ansicht im E-Mail-Programm heruntergeladen. Bei Verwendung von IMAP können über das E-Mail-Programm Unterordner direkt auf dem Server eingerichtet werden, um z.B. E-Mails zu sortieren. Außerdem ist es möglich, gesendete Nachrichten direkt auf dem E-Mail-Server zu speichern. Der Vorteil: Sie können z.B. per Webmail mobil auf Ihre E-Mails zugreifen - z.B. von Ihrem PC zu Hause oder bei der Arbeit. Ein Punkt, den Sie bei der Nutzung beachten sollten: Durch die serverseitige Speicherung von E-Mails wird bei Verwendung des IMAP-Protokolls i.d.R. mehr Speicherplatz für ein Postfach benötigt, als bei Verwendung von POP3.

Um die E-Mail-Adresse eines bestehenden Postfachs zu ändern, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Bitte loggen Sie sich im Kundenmenü ein und klicken Sie in der linken Navigation auf "E-Mail-Adressen".
  
  
• Klicken Sie rechts neben der E-Mail-Adresse des Postfachs, das Sie umbenennen möchten, auf "editieren".
  
  
• In der Überschrift "E-Mails an eine-mailadresse@ihre-domain.tld (editieren) sollen…" sehen Sie rechts neben Ihrer E-Mail-Adresse einen Link "(editieren)". Klicken Sie auf diesen Link und Sie können einen neuen Namen für das Postfach eingeben. Klicken Sie danach auf "Ändern".
  
  
• Speichern Sie abschließend die Änderungen über den Button "Alle Änderungen übernehmen", den Sie unten auf der Seite "Einstellungen für die E-Mail-Adresse" finden.

Unter der folgenden Internetadresse können Nutzer – z.B. Mitarbeiter Ihres Unternehmens – die Passwörter für ihre E-Mail-Postfächer selbst ändern:

https://admin.df.eu/public/index.php?module=chmail

Verwenden Sie für den Login die E-Mail-Adresse und das Passwort des E-Mail-Postfachs. Nach dem Login kann dann ein neues Passwort vergeben werden.

Die Änderung wird sofort aktiv. Nach dem Speichern des neuen Passworts kann nur noch dieses Passwort für den Login in das Postfach verwendet werden.

Bei 70% Auslastung des Postfachs – oder wenn das Postfach kleiner als 333 MB ist, bei weniger als 100 MB freiem Mailspeicher – erhält der Postfach-Nutzer eine entsprechende E-Mail mit einer Information über die hohe Auslastung.

Sobald das Postfach zu 100% ausgelastet und somit voll ist, werden alle weiteren E-Mails, die an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet werden, mit einem Hinweis abgelehnt und nicht angenommen.

Über das Kundenmenü

Um einen Autoresponder für Ihre E-Mail-Adresse einzurichten – z.B. für eine Abwesenheitsbenachrichtigung – gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Loggen Sie sich ins Kundenmenü ein und wählen Sie in der linken Navigation "E-Mail-Adressen" Sie sehen dann die E-Mail-Übersicht mit allen bereits eingerichteten E-Mail-Adressen.
  
  
• Klicken Sie auf den Link "editieren" rechts neben der E-Mail-Adresse, für die ein Autoresponder eingerichtet werden soll. Sie gelangen zu den E-Mail-Einstellungen für die gewählte E-Mail-Adresse.
  
  
• Aktivieren Sie die Checkbox vor der Option "…automatisch beantwortet werden". Es werden weitere Inhalte eingeblendet, über die Sie den Autoresponder konfigurieren können. Legen Sie hier die folgenden Einstellungen fest:

• Bei "Betreff-Zusatz" können Sie definieren, welcher Zusatz dem ursprünglichen Betreff einer E-Mail bei der automatischen Beantwortung vorangestellt werden soll.
  
  
• Geben Sie im Feld "Nachricht" den Nachrichtentext des Autoresponders ein.
  
  
• Über die Checkbox "Aktiv" können Sie den Autoresponder aktivieren.
  
  
• Startdatum: Legen Sie fest, ab welchem Tag der Autoresponder aktiv werden soll.
  
  
• Enddatum: Der Autoresponder ist bis einschließlich des hier festgelegten Tages aktiv. Wenn das Feld nicht ausgefüllt wird, ist der Autoresponder unbegrenzt gültig.
  
  
• Nach Ablauf: Hier können Sie wählen, ob der Autoresponder nach Erreichen des Enddatums gelöscht oder lediglich deaktiviert werden soll.

• Nach Eingabe aller Daten klicken Sie bitte unten auf der Seite auf "Alle Änderungen übernehmen", um den Autoresponder zu speichern.

Ohne Kundenmenüzugang

Ohne Zugang zum Kundenmenü lässt sich die gewünschte Abwesenheitsnotiz auch mit den Zugangsdaten des betreffenden Postfachs setzen. Gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Öffnen Sie folgenden Link: https://admin.df.eu/public/index.php?module=chmail
• Loggen Sie sich mit der betreffenden E-Mail-Adresse und dem Postfach-Passwort ein
• Wechseln Sie auf den Reiter "Autoresponder"
• Aktivieren Sie die Checkbox "aktiv"
• Geben Sie im Textfeld "Nachricht" den gewünschten Nachrichtentext ein
• Unter "Betreff-Zusatz" legen Sie fest, wie der Nachrichtenbetreff beim Empfänger der Abwesenheitsnotiz lauten soll
• Mit dem "Startdatum" und dem "Enddatum" legen Sie den Gültigkeitszeitraum des Autoresponders fest

• Mit den beiden Radio-Buttons "deaktivieren" bzw. "löschen" können Sie den einmal definierten Autoresponder für spätere Gelegenheiten behalten ("deaktivieren") bzw. verwerfen ("löschen")
• Klicken Sie auf den Button "Änderungen übernehmen"